Brooksonbietet mit Analytic Process Automation (APA)eine automatisierte, individuelle Steuerberatung


Der in Großbritannien ansässige Finanzdienstleister Brookson stellte fest, dass das Leistungsspektrum traditioneller Steuerberatungsunternehmen für Selbstständige und Freiberufler unzureichend ist und sah darin seine Chance, sich auf diesem Gebiet als Marktführer zu etablieren. Mit einer digitalen Plattform, die zahlreiche Dienste in Bereichen wie Beschaffung, Lohnbuchhaltung und Rechnungswesen für Selbstständige und Freiberufler:innen bietet, ist es Brookson gelungen, in seinem traditionellen Sektor Innovationen auf den Weg zu bringen.

„Wir möchten auf unserem Gebiet ein führender Anbieter sein“, sagt Brian Milrine, Business Strategy Director bei Brookson. „In der heutigen digitalen Geschäftswelt beginnt alles mit Daten, und wir waren schon immer sehr datenbewusst. Wir wissen, welche Daten uns zur Verfügung stehen. Mit diesen Daten streben wir seit jeher danach, Mauern und Barrieren zu überwinden und alle unsere analytischen Prozesse auf ihre Umsetzbarkeit in der Praxis abzustimmen.

Wir haben einen komplexen Algorithmus implementiert, den wir mit Alteryx erstellt haben und der eine vollständige Statusanalyse sowie individuelle Steuerberatung zur Unterstützung unserer Kerndienstleistung ermöglicht“, erklärt Milrine. „Derzeit automatisieren wir die Finanz- und Steuerberatung unserer Mitarbeiter und bieten damit einen effizienten Echtzeit-Service, der über traditionelle Buchhaltung weit hinausgeht. Wir können mehr Kunden intensiver betreuen und unsere Mitarbeiter können sich direkt auf die Beratung konzentrieren, ohne viel Zeit in die zugrunde liegenden Routinearbeiten zu investieren. Auf diese Weise beraten und unterstützen wir 15.000 Kunden.“

Brian Milrine
Business Strategy Director
Brookson

In Bezug auf das Lizenzmodell wollte Brookson mit einer möglichst geringen Anfangsinvestition schnell Ergebnisse erzielen. Außerdem sollte die Lösung skalierbar sein. „Bei meinen Recherchen auf der Suche nach Lösungen für Augmented Intelligence und Self-Service Business Intelligence stellte ich fest, dass die meisten Angebote auf Großunternmehmen zugeschnitten waren, ebenso wie ihre Lizenzmodelle. Ich musste eine Technologie mit dem richtigen Lizenzmodell finden. Eine Lösung, die sich leicht implementieren lässt und gleichzeitig den Business Case unter Beweis stellt.“

Außerdem wollte Brookson unternehmensweit den Zugriff auf Daten und Analysen erleichtern, nicht nur für Entwickler, sondern auch für Geschäftsanwender und die Unternehmensführung. So entdeckten sie die Alteryx APA Workspaces, mit denen Entwickler Analyse-Workflows erstellen und testen und diese dann unternehmensweit zur Verfügung stellen können, um eine sichere und kontrollierte Zusammenarbeit zu gewährleisten.

„Alteryx war die Plattform, die sich in diesem Bereich von anderen abhob“, berichtet Milrine. „Uns war klar, dass wir unsere Entwickler nicht zu Steuerberatern ausbilden können, aber mit Alteryx konnten wir erreichen, dass unsere erfahrenen Steuerberater selbstständig fortgeschrittene Analysen durchführen können.“

„Wir nutzen Alteryx jetzt seit mehr als vier Jahren“, fährt Milrine fort. „Zuerst haben wir die Plattform in den betrieblichen Bereichen auf experimenteller Ebene implementiert, um ihr Potenzial zu erkunden. Dabei hoben sich schnell besonders engagierte Anwender:innen ab, die schon bald begannen, Prozesse zu optimieren und einen Mehrwert zu erzielen. Also stellten wir ein dediziertes internes Alteryx-Team von sieben Entwickler:innen auf, die alle aus unserem Unternehmen kamen und speziell für die Plattform geschult wurden.

Mit diesem spezialisierten Team und dessen entwicklungsorientierter Denkweise konnten wir einen Workflow automatisieren, der die Finanz- und Steuerberatung von unseren Mitarbeitern direkt an die Kunden umfasst. So konnten sich unsere Steuerberater nicht nur besser auf die Kunden konzentrieren, sondern wurden selbst zu Analysten und Experten für die Kundeninteraktion, anstatt ihre Zeit damit zu verbringen, intern über Berechnungen und Buchhaltung zu diskutieren“, sagt Milrine.

Dank der Fähigkeiten zur Datenkatalogisierung der Alteryx-Plattform kann das Team von Brookson nun über die automatisierte Buchhaltung hinaus auch automatisierte Beratung anbieten. Der Algorithmus generiert zielgerichtete SMS und E-Mails an Kunden, die zur Zustellung an ihre CRM-Systeme ausgegeben werden. „Es ist kaum zu glauben, dass wir früher 80 % unserer Zeit für die Buchhaltung benötigt haben und nur 20 % für die Interaktion mit Kunden verblieben. Aber mit Alteryx haben wir dieses Verhältnis jetzt umgekehrt und bieten zu 80 % reine Beratung, während wir nur 20 % unserer Zeit für die Buchhaltung aufwenden“, berichtet Milrine.

„Dadurch können wir unseren Kunden einen wesentlich besseren Service bieten. Und darum erreichen erfolgreiche Führungskräfte in unserem Unternehmen weitaus mehr als das, was in ihren Stellenbeschreibungen steht. Sie krempeln die Ärmel hoch, machen sich mit neuen Technologien vertraut und arbeiten abteilungsübergreifend zusammen, um Probleme zu lösen und das Wachstum des Unternehmens zu fördern. Die an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter waren so engagiert und entschlossen, dass sie wahre Mauern niedergerissen haben, um die Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Sie haben sich über die Skepsis sowohl der IT-Abteilung als auch der Verfechter traditioneller Datenverarbeitung hinweggesetzt und kontinuierlich Workflows entwickelt, mit denen wir jetzt Zehntausende Pfund einsparen – und das mit einer Geschwindigkeit, die einfach zu überzeugend war, um dagegen zu argumentieren. Uns wurde schnell bewusst, dass wir mehr in diese Fähigkeiten investieren mussten.“

„Nicht nur die Arbeitsweise der Entwickler hat sich verändert, sondern die aller Mitarbeiter“, berichtet Milrine. „Auch im weiteren Geschäftsumfeld werden die Anwendungen und Workflows von Alteryx genutzt, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Dies ist zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden und niemand muss dafür ein Analyse-Experte sein. Routinearbeiten in Excel sind nicht mehr erforderlich und die Anwendungen liefern Erkenntnisse sowie beratungsrelevante Informationen, auf deren Grundlage wir unsere Kunden besser betreuen können. Außerdem ist Alteryx vollkommen transparent, das heißt, jeder im Unternehmen hat gesehen, wie schnell mit der Plattform auch komplexe Aufgaben gelöst werden können.

Alteryx hat in unserem Unternehmen die beruflichen Laufbahnen vieler Mitarbeiter verändert“, so Milrine. „Ich glaube, sie haben damit eine der spannendsten Aufgaben im Unternehmen, denn sie tragen in Hochgeschwindigkeit zum digitalen Wandel bei und ihre Arbeit wird auf allen Unternehmensebenen geschätzt. Alteryx wird auch für ihre weitere Arbeit die Grundlage bilden und ich bin sicher, dass sie die wahren Stars im Unternehmen sein werden.“

Früher

• 80 % Buchhaltung
• 20 % Interaktion mit Kunden

Heute

• 20 % Buchhaltung
• 80 % Interaktion mit Kunden

Durchgängige Automatisierung

Auf die Frage nach den weiteren Plänen mit Alteryx antwortet Milrine, dass die Tendenz von alltäglichen Routinearbeiten zu vollständig automatisierten Prozessen fortgesetzt wird und auch weiterhin im Mittelpunkt der betrieblichen Abläufe stehen soll. „Für die Kunden und ihre Steuerberater möchten wir mehr im Hintergrund arbeiten“, sagt Milrine. „Wir möchten mehrschichtige Prozesse haben und Alteryx mit all unseren verschiedenen Systemen verbinden und von einem traditionellen Portal-basierten System wegkommen. Denn dort müssen entweder wir selbst die Daten eingeben oder unsere Kunden darum bitten. Wir hoffen, dass wir mit Alteryx auch diesen Prozess weg automatisieren können.“