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Neustrukturierung mehrjähriger Mitarbeiteransprüche mit Alteryx

Grant Thornton erkannte den Bedarf an Services zur Sicherstellung der Gehaltsabrechnung und kreierte ein flexibles, skalierbares und kosteneffizientes Modell, um Arbeitnehmeransprüche exakt zu berechnen.

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Grant Thornton – Kennzahlen

Branche: Beratung und Buchhaltung 
Bereich: Personalabteilung  Region: Asia-Pacific
Region: Asien-Pazifik

Zeilen mit Zeiterfassungsdaten mit einem Modell verarbeitet

Verringerung der Datenverarbeitungszeit

Kosten für Kunden

In einem Dschungel aus gesetzlichen Lohnansprüchen zurechtkommen

Beim Thema Urlaub und bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf gehört Neuseeland zu den fortschrittlichsten Ländern der Welt. Die dortige Regierung geht sogar so weit, dass alle Arten von bezahlter Freistellung zu einer fairen Rate vergütet werden müssen, sodass keine Arbeitnehmer- oder Berufsgruppen benachteiligt werden.

Bei etwa drei Millionen Arbeitnehmenden (Stand 2020) kommen viele Daten und Szenarien zustande. Arbeitgeber:innen sind gesetzlich verpflichtet, für alle erdenklichen Szenarien die korrekte Vergütung sicherzustellen, vom Urlaub bis zur Elternzeit. Seit die Gesetze zur Abwesenheitsvergütung 2003 in Kraft traten, gehören falsche Berechnungen, Inkonsistenzen bei Gehaltsregelungen und menschliche Fehler für neuseeländische Arbeitgeber:innen zum Alltag.

When Grant Thornton, a global business advisory, tax & audit firm, uncovered a need in the market for payroll assurance services, Elisha Nuttall, Sr Manager, Consulting, knew Alteryx was the right platform.

Eine skalierbare Analyse-App

Zu Beginn des Projekts zur Neuberechnung der Gehaltsansprüche mit Alteryx erstellte das Team von Grant Thornton ein Modell für eines der größten Reinigungsunternehmen Neuseelands. Bei 21.000 Beschäftigten bedeutete dies die Auswertung von sechs Milliarden Zeilen an Arbeitszeiterfassungsdaten. Die verschiedenen Ansprüche im Urlaubsgesetz („Holidays Act“) stellen eine Herausforderung für Architektur und Ausführung des Modells dar, sodass im Modell für jede Person während ihrer Beschäftigungszeit nur eine Woche zeitgleich verarbeitet werden kann. Die erste Version der drei maßgeschneiderten Modelle brauchte 3,5 Tage zur akkuraten Verarbeitung aller Berechnungen.

Nuttall schickte sich dann in Zusammenarbeit mit James Martin, dem Gründer von Mission Intelligence, an, eine umfangreiche Alteryx Analytic App zu kreieren, die mit den sich ständig ändernden Urlaubsansprüchen zurechtkam. „Die Hauptmotivation für die Alteryx Analytic App lag darin, zu vermeiden, die Berechnungslogik von Grund auf neu zu erstellen. In der Vergangenheit war dies für jeden neuen Kunden ein aufwendiges Unterfangen, das zu Ineffizienzen führte und den Preis so in die Höhe trieb, dass die Lösung für einen Großteil der interessierten Unternehmen nicht mehr erschwinglich war“, so Martin.

The Analytic App envisaged had significantly more functionality and flexibility than earlier bespoke models, so performance posed a real risk and potential handbrake. Martin and Nuttall went back to the drawing board with the design so the application could be deployed at scale, to help organizations large and small. The innovative App architecture can now recalculate a single employee in seconds, or complete large recalculations of tens of thousands.

Unternehmen bezahlen Beratungsfirmen viel Geld, um herauszufinden, wer zu gering bezahlt wird. Unser Service hingegen ist skalierbar und hilft Arbeitgebenden nicht nur bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, sondern auch bei der Sicherstellung, dass sie ihren Beschäftigten gegenüber das Richtige tun.

Ein ganzheitlicher Lösungsansatz

Die Herausforderung ist nicht zu unterschätzen: Jedes Unternehmen in Neuseeland muss die geltenden Urlaubsgesetze einhalten. Die Einhaltung wird durch Employment New Zealand kontrolliert, der arbeitsrechtlichen Aufsichtsbehörde des Landes. Der typische Ablauf ist der, dass Unternehmen ermitteln, wie viel den Beschäftigten zu wenig bezahlt wurde, und diese Summe dann nachträglich ausbezahlen. Nuttall schätzt, dass aktuell nur etwa 10 bis 20 Prozent aller Unternehmen die Gesetze vollumfänglich umsetzen. Mit traditionellen Tools wie Excel und SQL ist die Arbeit von den wenigen qualifizierten Fachkräften schlicht nicht zu bewältigen.

Bei der Vielzahl an Szenarien verstoßen die meisten Unternehmen auf die eine oder andere Art gegen die Regelungen und müssen auf einen Ausgleichsprozess zurückgreifen. Vor Alteryx bestand der gebräuchliche Ansatz darin, eine Auswahl an fälligen Zahlungen manuell zu errechnen und daraus eine Durchschnittsschätzung in Excel zu erstellen. Fehler und Ungenauigkeiten bei der Berechnung waren an der Tagesordnung.

Martin and Nuttall began by building 42 different leave scenarios into the app model with 12 different configuration options. This allowed for flexibility and agility to meet the many types of employees’ working patterns. The model was built with two additional sublayers, one layer being client policy parameters which tell the application how to select between different scenarios, and the first layer being user configuration for customizability.

Kunden mit einem End-to-End-Service unterstützen

Das Hauptziel bestand für Martin und Nuttall darin, eine Anwendung zu kreieren, die skalierbar, agil und für jedes Unternehmen gut finanzierbar ist. Bedenkt man, dass ein Kunde über 500.000 US-Dollar für ein SQL-basiertes Modell ausgegeben und zusätzlich über 100.000 USD in eine zusätzliche Prüfung durch eine Beratungsfirma investiert hatte, erwies sich die mit Alteryx kreierte Gehaltsberechnungs-App schnell als einzigartige Alternative im Markt. Der Stellenwert des Berechnungsmodells lässt sich am besten durch die Kosten beziffern, die eine falsche Berechnung nach sich ziehen kann:

  • Ausgleichszahlungen können sich auf über 1,5 Millionen USD belaufen.
  • Consultancy and lawyer fees are to be expected
  • Underpayments can be as high as 1% of wages paid in each of the 6 years that re-calculation needs to be considered
  • The cost involved in end-to-end remediation can exceed the total value of underpayments required to be paid

“We started in the most complicated area in this remediation process, an area where very few competitors operate, which is the 6+ year re-calculation of correct holiday pay to employees. From this we have expanded to be an end-to-end service to support clients in their remediation journey, saving them hundreds of thousands of dollars.” Nuttall concludes.

Building on success of the first version of the Alteryx application, Grant Thornton and Mission Intelligence have developed an enhanced second version covering all aspects of employee entitlement legislation in New Zealand. This App allows the user to choose between five areas of compliance to recalculate and has a total of 38 configuration options. The second version has expanded leave scenarios from 42 to nearly 150 possible scenarios – covering every type of employee in New Zealand.



James Martin
Founder
Mission Intelligence


Elisha Nutall
Sr. Manager, Consulting
Grant Thornton NZ
Grant Thornton, Neuseeland

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