Tabellen werden schon seit 1979 eingesetzt und es ist nicht zu erwarten, dass sie in nächst kurzer Zeit verschwinden. Sie sind kostengünstig, leicht zu verwenden und bieten leistungsstarke Funktionen – von Formeln über Pivot-Tabellen bis hin zu Visualisierungen. Sie sind jedoch fehleranfällig und können zu kostspieligen Fehlern und Zeitverschwendung führen – das Letzte, was eine Abteilung, insbesondere im Bereich Steuern, will. Wenn Steuerabteilungen für Unternehmen zu strategischen Geschäftsfaktoren werden sollen, muss man sich von Pivot-Tabellen (und Tabellen ganz allgemein) verabschieden.
Ein riskantes Unterfangen
Professor Ray Panko von der University of Hawaii in Manoa, fand heraus, dass im Durchschnitt 88 % der Tabellenkalkulationen 1 % oder mehr Fehler in ihren Formeln aufweisen. Diese Fehler können zu teuren Fehlentscheidungen führen und haben es oft genug getan. Hier einige Beispiele:
- Ein Fehler in einer Tabelle kostete JPMorgan Chase 6,5 Milliarden US-Dollar. Dabei handelt es sich um einen der größten finanziellen Verluste aller Zeiten. Ein von ihnen verwendetes Value-at-Risk-Modell (VaR) enthielt eine fehlerhafte Formel. Anstatt einen Durchschnittswert zu teilen, wurde eine Summe geteilt. So wurde höchstwahrscheinlich die Volatilität heruntergespielt und man erhielt einen niedrigeren VaR.
- In England waren Tabellen dafür verantwortlich, dass beinahe 16.000 COVID-19 Fälle nicht gemeldet wurden. Für die Zusammenstellung der Daten wurde ein altes Dateiformat genutzt, mit dem nur 65.000 Datenzeilen verarbeitet werden konnten. Für jedes COVID-19 Testergebnis wurden mehrere Datenzeilen erstellt, weshalb in einer Vorlage nur ca. 1.400 Fälle gelistet werden konnten. Die restlichen Fälle wurden nicht erfasst.
- Barclays Capital musste 179 Anteile an Lehman Brothers kaufen, als das Unternehmen in Schwierigkeiten steckte, da man versteckte Zellen in einer Tabelle nicht bemerkt hatte.
Möchten Sie wirklich mit Tabellen arbeiten, wenn Millionen oder Milliarden von Dollar auf dem Spiel stehen? Tabellen kosten nicht nur Geld, sie kosten den Nutzer bzw. die Nutzerin auch wertvolle Zeit.
Wie es so schön heißt: Zeit ist Geld
„Ich überlasse dem Workflow die ganze Arbeit. Ich verbringe meine Zeit stattdessen mit der Analyse der Daten und versuche, Erkenntnisse daraus zu gewinnen, die unseren Kunden helfen könnten. Ich habe mein Studium nicht gemacht, um Zahlen von A nach B zu schieben.“
– Tax Reporting Partner bei Grant Thornton
Wie viele Stunden verbringen Sie pro Woche mit Tabellenkalkulationen? Laut einer IDC-Studie verbringen Datenfachleute durchschnittlich 24 Stunden pro Woche (60 % ihrer Arbeitszeit) mit der Arbeit mit Tabellen. Dies scheint insbesondere für Steuerabteilungen mühsam, da laut McKinsey 81 % einiger oder aller Steuerprozesse und -aufgaben automatisiert werden können.
Dank Automatisierung können Steuerabteilungen nicht nur weniger fehleranfällig und anfällig für Audits werden, nein, Automatisierung kann auch dafür sorgen, dass mehr Zeit für wertsteigernde Analysen bleibt. Dank Automatisierung können Steuerabteilungen:
- Klarere Prüfpfade erstellen
- Potenzielle Steuerprobleme noch vor einem Audit schnell identifizieren
- Anomalien erkennen
- Verwaltungskosten reduzieren
- Compliance-Prozesse automatisieren
- Mehr Zeit mit der strategischen Steueranalyse verbringen
Stellen Sie sich vor, was Sie mit 24 zusätzlichen Arbeitsstunden pro Woche tun könnten.
Von Arbeitsblättern auf Workflows umsteigen
Sie brauchen sich nicht mehr vorzustellen, wie es wäre, wieder Herr über Ihre Arbeitswoche zu sein. Sie sollten jedoch einen Plan haben. Mithilfe moderner Technologie können viele sich wiederholende Steuerprozesse automatisiert werden. Aber wo soll man anfangen? Identifizieren Sie einen nützlichen Anwendungsfall, den Sie automatisieren möchten. Die besten Anwendungsfälle haben einen klaren geschäftlichen Nutzen und erfüllen zudem eines oder mehrere der folgenden Kriterien:
- Verbesserung der Effizienz durch Automatisierung sich wiederholender Aufgaben
- Steigerung des Umsatzwachstums durch Identifizierung von Chancen
- Einsparung von Geld und Steigerung der Gewinne
- Reduzierung und Minimierung von Risiken
- Befähigung von Beschäftigten, schnelle Erkenntnisse zu gewinnen
Für Steuerabteilungen von Unternehmen können sich Umsatzsteuerumlagen als guter erster Anwendungsfall erweisen. Zu bestimmen, wie hoch der Prozentsatz des Unternehmensgewinns ist, der den Einkommenssteuern oder anderen Geschäftssteuern eines bestimmten Landes unterliegt, kann mühsam sein. Dazu muss man Stunden damit verbringen, Daten abzurufen, Daten zu bereinigen und eine VLOOKUP-Formel zu verwenden, um die Umsatzsteuersätze den Postleitzahlen der Transaktionen zuzuordnen. Mithilfe von Automatisierung können Sie wiederholbare Workflows erstellen, mit denen Sie Verkaufsdaten auf Kundenebene aus mehreren Quellen verbinden und Daten zusammenführen können, um die richtige Zuordnung der Steuerordnungen widerzuspiegeln. So finden Sie schnell den richtigen Steuersatz und sparen jede Woche Stunden an Arbeit ein.
Umsatzsteuerumlagen sind erst der Anfang. Sehen Sie sich unser E-Book Fünf Anwendungsfälle, mit denen Steuerfachleute ihre Zeit zurückgewinnen an und erfahren Sie, welche Steuerprozesse von Automatisierung profitieren können.
Sind Sie bereit, Ihren Steueranwendungsfall umzusetzen? Laden Sie sich das Starter-Kit für die Finanzabteilung herunter mit vorgefertigten Workflows, die Sie bei Ihren Projekten unterstützen – von der Umsatzsteuerberichterstattung bis hin zur Abschreibung von Anlagevermögen.