Ayvens Bank beschleunigt Monatsabschluss mit Alteryx

Für Finanzteams birgt der Monatsabschluss die Gefahr, dass sich alle Ineffizienzen in einem einzigen, entscheidenden Zeitfenster konzentrieren. Unzusammenhängende Exporte, manuelle Abstimmungsschritte und Tabellenkalkulationen, die eher auf Erfahrungswerten als auf Logik basieren, prägen das Bild. ei der Ayvens Bank war dieses Muster bekannt, und dem Team war klar, dass sich etwas ändern musste.

In Zusammenarbeit mit Alteryx und Infotopics hat die Ayvens Bank den Prozess von Grund auf neu aufgebaut. Das Ergebnis ist ein automatisiertes, integriertes und revisionssicheres Reporting, das die Arbeitsweise des Finanzteams grundlegend verändert hat – und seine neuen Möglichkeiten erweitert.

Eingeschränktes Reporting im Kernbankensystem

Die Finanzabteilung der Ayvens Bank hat ein breites Aufgabenspektrum. Neben der klassischen Finanzverwaltung ist das Team für die Analyse und Business Intelligence (BI) des gesamten Unternehmens verantwortlich.

„Im Finanzbereich analysieren wir täglich Daten.“ Daher war es sinnvoll, die Bereiche Analyse und BI bei Ayvens in unserem Team anzusiedeln“, so Anna Kravets, Head of Finance bei Ayvens Bank. „Das Reporting unserer Kernbankenplattform stieß jedoch an seine Grenzen.“

Ayvens hat Ohpen vor einigen Jahren als Kernbankensystem eingeführt. Die Plattform unterstützte zwar die Kernbankgeschäfte, bot aber nicht die Flexibilität im Finanz-Reporting, die Ayvens Bank in ihrem spezifischen Umfeld benötigte.

Das führte zu Spannungen dort, wo Genauigkeit am wichtigsten war: beim Monatsabschluss. Der Prozess hing davon ab, Daten von Ohpen abzurufen, Exporte manuell zusammenzufügen, Zahlen zu validieren, Backups zu erstellen und einen finalen Satz an Berichten zu erstellen – alles unter strenger regulatorischer Kontrolle. Jeder Schritt erfolgte manuell. Jeder Schritt barg Risiken. Und jeder Schritt kostete Zeit.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erhöhte die Dringlichkeit zusätzlich. Bei Finanzinstituten kommt es auf die Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit jeder einzelnen Zahl an. Belegberichte müssen übereinstimmen, Summen müssen mit den zugrunde liegenden Daten übereinstimmen, und der gesamte Prozess muss reproduzierbar sein.

Aufbau einer kontrollierten Pipeline für finanzrelevante Ergebnisse

Ayvens Bank hat in Zusammenarbeit mit Infotopics ihren Reporting-Prozess mithilfe von Alteryx neu gestaltet. „Alteryx passte zu unserer Vision und erfüllte unsere Compliance-Anforderungen. Es bot uns die Reporting-Flexibilität, die wir mit unserer Kernbankenplattform nicht erreichen konnten“, so Kravets.

Die Lösung basierte auf einer Reihe speziell entwickelter Alteryx Workflows, die Daten aus Ohpen extrahieren, in eine finanzorientierte Struktur umwandeln und die für den Monatsabschluss benötigten Berichte erstellen, einschließlich der Hauptbuchbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Das Team ging systematisch vor: Zuerst validieren, dann modellieren und dann die Logik erstellen. „Wir begannen mit Validierung und Tests, um die Korrektheit der Daten sicherzustellen, modellierten sie dann und entwickelten erst anschließend die Logik und die Ausgaben“, erklärte Gijs Reysoo, Consultant bei Infotopics. „Nur so schafft man Vertrauen in die Zahlen.“

Der zweite Schritt war eine zentrale Mapping-Tabelle. Anstatt mehrere fragmentierte Datenströme zu verwalten, wurden alle Quellen und IDs über eine einzige Ebene verbunden. Dadurch wurde eine konsistente Konsolidierung über mehrere Berichte hinweg sichergestellt, unabhängig davon, ob es sich um die Hauptbuchbilanz oder ein nachgelagertes Backup-Dokument handelte. Außerdem wurde das gesamte System prüfbar gemacht: Eine einzige Zuordnungstabelle bedeutet, dass Unregelmäßigkeiten an einer zentralen Stelle überprüft werden können.

Als zentrales Designprinzip wurden umfangreiche Tests in jede Phase integriert, denn in einer regulierten Umgebung muss das Vertrauen in die Zahlen verdient und darf nicht vorausgesetzt werden.

Mehr Zeit, weniger Fehler und eine zentrale Informationsquelle

Die Zahlen sprechen für sich. Täglich werden vier Stunden bei der Berichtserstellung eingespart und monatlich zwei volle Tage bei den manuellen Monatsabschlussarbeiten. Für ein schlankes Finanzteam mit einem breiten Aufgabenbereich bedeutet das eine deutliche Verbesserung der Arbeitsmöglichkeiten.

Der größte Vorteil liegt jedoch in der Struktur. Das Finanzteam arbeitet nun mit einer zentralen Datenquelle für alle Finanzkennzahlen. Berichte sind konsistent, Backups werden abgeglichen und der gesamte Prozess ist bei Bedarf reproduzierbar – ein entscheidender Vorteil bei behördlichen Prüfungen.

Manuelle Eingriffe wurden drastisch reduziert, wodurch sich die Möglichkeiten für menschliche Fehler deutlich verringert haben. Die Workflows übernehmen die Hauptarbeit: Datenextraktion, Validierung, Modellierung und Ausgabe – mit integrierten Kontrollen und Prüfungen in jeder Phase.

Ein Fundament für mehr als nur den Monatsabschluss

Die von Infotopics entwickelte Architektur war bewusst skalierbar. Jetzt wird dieselbe Pipeline, die den Monatsabschluss unterstützt, auch auf andere interne Prozesse angewendet: Kampagnenanalyse, Überwachung der eingehenden und ausgehenden Cashflows und mehr.

Infotopics unterstützt Ayvens Bank außerdem dabei, Alteryx Outputs in Dashboards zu übersetzen – und erweitert so die Reichweite der Daten über das Finanzteam hinaus auf Stakeholder im gesamten Unternehmen. Was als internes Effizienzprojekt begann, entwickelt sich zu einer Analysefunktion, von der das gesamte Unternehmen profitiert.

Die Ayvens Bank wächst mit neuen Initiativen, neuen Datenherausforderungen und regelmäßig neuen Anfragen. Dank des von ihnen geschaffenen Alteryx-basierten Fundaments müssen sie nicht mehr jedes Mal von vorne beginnen – sie bauen auf etwas Solidem auf.

Infotopics ist ein Full-Service-Datenpartner mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei der Umwandlung von Daten in umsetzbare Erkenntnisse und Geschäftswert. Die zertifizierten Berater:innen sind auf Technologien wie Alteryx, Tableau, Snowflake und Matillion spezialisiert und unterstützen Kund:innen bei Datenstrategie, Implementierung, Analyse, Automatisierung, Training und Einführung.