Global Tax Management Reduces Manual Tax Compliance Processes By 50% With Alteryx

Höhere Effizienz für Kunden und Unternehmen durch Automatisierung und Wiederholbarkeit

Global Tax Management, ein Steuerberatungsunternehmen, das Kunden aller Größenordnungen eine breite Palette von Lösungen anbietet, ist in seiner 25-jährigen Geschichte schnell gewachsen. Das Unternehmen hat jedes Jahr neue Wege gefunden, seine Prozesse und Angebote zur Steuerautomatisierung zu verbessern, um seine Kunden angesichts des Wandels in der Geschäftswelt besser zu bedienen. In jüngster Zeit hat GTM erkannt, wie die Leistungsfähigkeit von Daten und Analytics schnell genutzt werden kann, um eine schnellere Leistung und bessere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen zu erreichen.

„Die Erweiterung unseres Service-Angebots durch den intelligenten und fortschrittlichen Einsatz von Technologie ist ein zentraler Bestandteil unserer Kultur und Geschäftsstrategie“, so Ryan Lynch, Chief Technology and Information Officer bei GTM. „Wir suchen kontinuierlich nach Bereichen, in denen wir automatisieren können, um identifizierte Chancen besser zu bedienen und ambitioniert anzugehen. Darüber hinaus unterstützt uns die Einstellung von mehr datengesteuerten Mitarbeitern in der Organisation dabei, diese Denkweise auch in Zukunft zu verfolgen.“

Automatisierung eines manuellen monatlichen Compliance-Prozesses

Ein Bereich des Unternehmens, der bei der Einführung von Automatisierung an vorderster Front steht, ist die Sales & Use Tax Compliance-Abteilung von GTM, die Teil der Indirect Tax Services-Gruppe ist. „Die Einhaltung von Umsatz- und Gebrauchssteuern ist ein monatlich wiederholbarer Prozess, der sich für Automatisierung gut eignet“, so David Hillegass, Senior Manager of Indirect Tax bei GTM. „Da wir immer mehr Kunden betreuen, müssen wir unterschiedliche Datenquellen bearbeiten, um die Steuererklärungen vorzubereiten und Informationen für die Übermittlung an die verschiedenen Gerichtsbarkeiten zu erfassen. Außerdem müssen wir die Zahlungen, die wir im Namen unserer Kunden an die verschiedenen Länder leisten, mit den Daten abgleichen, die unsere Kunden in ihren Hauptbuchkonten erfasst haben. Angesichts der monatlichen Datenbearbeitung und -abstimmung und des wachsenden Volumens an Kundenerklärungen mussten wir eine Lösung finden, die wiederholbar, benutzerfreundlich und leicht anpassbar ist.“

„Wir haben mit einer kostenlosen Testversion von Alteryx angefangen, einfach um ein wenig mit der Plattform zu experimentieren“, sagt Hillegass. „Dann haben wir begonnen, Lizenzen für unser Team bereitzustellen. Im Rahmen einer größeren unternehmensweiten Initiative nahm unser Team an einem Enablement-Programm mit dem Alteryx Premier Partner Data Prep U teil. Sie haben uns durch Trainings und Plattformfunktionen geführt und uns geholfen, den Implementierungsprozess reibungsloser zu gestalten.“

„Mit Alteryx konnten wir unsere Automatisierung deutlich verbessern, insbesondere im Hinblick auf die Verarbeitung von Kundendaten, Abstimmungen und Steuererklärungen“, ergänzt Hillegass. „Was früher eine Stunde gedauert hat, nimmt jetzt nur noch eine halbe Stunde in Anspruch – auch wenn die Kundendaten aus unterschiedlichen Quellen stammen. Damit konnten wir manuelle Prozesse um 50 % reduzieren.“

Eine wiederholbare, benutzerfreundliche Lösung zur deutlichen Reduzierung manuellen Aufwands

„Alteryx ist eine unglaubliche Lösung“, sagt Hillegass. „Wir betreuen viele Kunden auf der Compliance-Seite, um sie bei ihren monatlichen Anforderungen zu unterstützen. Wenn wir nicht in der Lage wären, hochgradig automatisiert und mit einer wiederholbaren, benutzerfreundlichen Lösung den manuellen Aufwand erheblich zu reduzieren, wäre unser Team nicht erfolgreich.“

„Das hat für echte Begeisterung gesorgt“, so Lynch. „Alteryx war der Zündfunke, der unsere Organisation dazu gebracht hat, sich stärker auf Technologie einzulassen. Die Benutzer erkennen den Nutzen sofort – und wollen immer mehr von der Plattform. Die Lösung war ein großer Katalysator für Veränderungen und wird es auch in Zukunft sein.“

Wie geht's weiter?

Aufbau einer abteilungsübergreifenden Analysekultur

Was die nächsten Schritte angeht, so wird GTM seine Belegschaft weiter aufstocken, mehr Teammitglieder zertifizieren lassen und seine Prozesse in anderen Abteilungen und für seine Kunden weiter automatisieren. „Wir wollen die Plattform vollständig für unsere gesamte Gruppe übernehmen“, so Hillegass. „Wir glauben, dass einige Schritte in unserem derzeitigen Prozess noch weiter automatisiert werden könnten, und wir wollen unseren Kunden kontinuierlich Dienstleistungen auf effizientere und innovativere Weise anbieten. Ich denke, dass uns das gelingen wird, da es bisher kein Problem gab, das ich mit Alteryx nicht lösen konnte.“

„Datenautomatisierung entwickelt sich schnell zu einem festen Bestandteil der Steuerabteilung von Unternehmen“, fügt Lynch hinzu. „Im Steuerwesen gibt es viele sich wiederholende und intensive Datenanforderungen, die reif für die nächsten Lösungen sind. Führende Steuerabteilungen fangen an, Mitarbeiter einzustellen, die sich mit diesen Lösungen auskennen, auch wenn sie nicht viel Erfahrung im Steuerwesen haben, und das wird sich mit der Zeit wahrscheinlich noch mehr durchsetzen.“