Wie BT die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit Alteryx und PwC automatisiert

Eine Menge manueller Anstrengungen

Die BT Group (BT) ist der führende Telekommunikations- und Netzanbieter im Vereinigten Königreich und ein führender Anbieter von globalen Kommunikationsdiensten und -lösungen, der Kundinnen ujnd Kunden in 180 Ländern bedient. Zu den Hauptaktivitäten des Unternehmens im Vereinigten Königreich gehört die Bereitstellung von Festnetz-, Mobilfunk-, Breitband- und Fernsehdiensten (einschließlich Sport) sowie einer Reihe von Produkten und Diensten über konvergente Fest- und Mobilfunknetze für Privatkundinnen/-kunden, Unternehmen und den öffentlichen Sektor. BT bietet Managed Services, Sicherheits-, Netzwerk- und IT-Infrastrukturdienste an, um die Aktivitäten globaler Kundinnen und Kunden auf der ganzen Welt zu unterstützen.

Als Unternehmen, das Dienstleistungen für die Öffentlichkeit erbringt, muss BT strenge Berichtsvorschriften einhalten, um Verbraucher:innen zu schützen und eine gesunde Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt aufrechtzuerhalten.

Früher nutzte BT mehr als 140 veraltete Excel-Modelle, um regulatorische Prozesse durchzuführen. Aufgrund des Netzwerks an Verknüpfungen zwischen mehreren Modellen musste BT jedes der 140 Modelle in einer bestimmten Reihenfolge aktualisieren und ausführen, ein Prozess, den sie als „Kaskade“ bezeichneten.

Die Ausführung der Kaskade während eines Compliance-Zyklus' erforderte ein großes Team und dauerte bis zu vier Wochen für einen einzigen Durchlauf. Die Kaskade musste jedes Jahr mehrfach ausgeführt werden, bevor die Berichte zur Veröffentlichung bereit waren, was einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erforderte.

BT sah sich außerdem mit einer Reihe weiterer Herausforderungen konfrontiert, die sich aus der Verwendung veralteter Excel-Modelle ergaben:

• Umständliche Änderungskontrolle: Da die komplexe Logik tief in den Zellformeln vergraben war, war es schwierig, Änderungen in Excel zu prüfen.
• Fehlerrisiko: 140 komplexe Excel-Modelle bedeuteten, dass die Fehlerberichterstattung eine nicht enden wollende und frustrierende Aufgabe war, da selbst sehr kleine Fehler den Aufsichtsbehörden gemeldet werden mussten.
• Wissensmanagement: Excel ist nicht das beste Tool für Anmerkungen und Wissenstransfer. Bei 1.500 einzigartigen Dateneingaben, die spezifische Methoden erfordern, wurde der Wissenstransfer daher enorm schwierig.

Automatisierung der Kaskade in rasanter Geschwindigkeit

Fast 50 BT-Mitarbeiter:innen wurden über einen Zeitraum von zwei Wochen durch eine Mischung aus Self-Service-Lernmaterialien der Alteryx Academy und formellen Sessions durch Alteryx und PwC geschult. Anschließend begannen die Teams mit der Arbeit in einem agilen, sprintgesteuerten Ansatz, der es ihnen ermöglichte, die mehr als 140 Excel-basierten Kaskadenmodelle innerhalb von etwas mehr als 16 Wochen erfolgreich auf eine neue Plattform zu bringen.

Ilya Dronov, Head of Digital Transformation – Group Finance bei BT, war zu BT gekommen, um das Leben der Menschen durch digitale Transformation und Datendemokratisierung zu erleichtern. Er wusste, dass die bevorstehende Aufgabe schwierig sein würde, insbesondere da die Pandemie eine zunehmend virtuelle Umgebung geschaffen hat. Er machte sich daran, drei wichtige Initiativen zu verwirklichen:

BT und PwC nutzten die Einfachheit der Erstellung in Alteryx und entwickelten einen Workflow, der eine Reihe von „goldenen Standards“ nutzte. Dazu gehörten Standardregeln für die zu verwendenden Tools, relative Pfade, die Sicherstellung dynamischer Berechnungen und andere Konventionen zur Unterstützung der Teamarbeit. Mithilfe von Alteryx Server konnte BT Millionen von Datenzeilen verarbeiten und die erste Initiative zur schnelleren und einfacheren Erstellung von Regulierungsmodellen umsetzen.

Dank der nativen In-Workflow-Kommentarfunktion von Alteryx konnte BT seine zweite Initiative abhaken: die Schaffung von Modelltransparenz und die Vereinfachung von Änderungskontrollen und Audits. Mithilfe der Automatisierungsdiagnose von Alteryx und des Accelerator-Tools von PwC sowie des Fachwissens zu Alteryx Automation erstellten sie eine Modellpriorisierung. Das Team konnte Workflow-Module sehen und Berechnungen ganz einfach von Anfang bis Ende nachverfolgen, indem es den Workflow farblich markierte und Tool-Container nutzte.

Um die dritte Initiative umzusetzen, bettete BT Links in die Workflows ein, die zur relevanten Dokumentation in der Confluence-Instanz führten. Dadurch wurde die Navigation durch Workflows für Audits, Überprüfungen und Übergabezwecke nahtlos.

Nach einer weiteren Optimierungsrunde, bei der Effizienzverbesserungen innerhalb von Alteryx Workflows identifiziert wurden, reduzierte BT über 40 % der Workflows innerhalb der Kaskade und veröffentlichte sie auf dem Alteryx Server. Sie nutzten Makros, um die Ausführungssequenz zu planen und die Automatisierung zu ermöglichen. Mit Alteryx und PwC konnte die Vision von Dronov und dem BT-Team vollständig verwirklicht werden.

Eine sichtbare Veränderung

Das BT-Team legte den Schwerpunkt auf Geschwindigkeit, Transparenz, Effizienz und Wissensmanagement und erzielte damit erstaunliche Ergebnisse, darunter:

• Schnellere und einfachere Modellierung: Unterstützt durch Alteryx Server konnte BT den Arbeitsaufwand für die Ausführung der Kaskade um 75 % reduzieren und die Laufzeitleistung gegenüber der Desktop-Implementierung um mehr als 60 % verbessern.
• Verbesserte Transparenz: Mit der Workflow-Kommentarfunktion von Alteryx können Data Analysts und Auditor:innen auf Modelle zugreifen, die von anderen erstellt wurden, schnell verstehen, was das Modell tut, und ihre Arbeit abschließen.
• Besseres Wissensmanagement: Die neue Alteryx-gestützte Kaskade in Verbindung mit Confluence ermöglichte es dem BT-Team, einen transparenten, skalierbaren und wiederholbaren Prozess für die regulatorische Berichterstattung bereitzustellen.
• Hervorragender Return-on-Investment (ROI): Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands kann BT die Kosten für das Transparenzprojekt innerhalb eines Jahres wieder hereinholen und gleichzeitig den Service für den Regulierungsausschuss verbessern.
• Innovatives Kontroll-Tool: Eine Reihe unterstützender Workflows hilft dem Team, Änderungen an Daten oder Workflows zu erkennen und Audit-Prozesse zu optimieren.