Die US-Steuerbehörde IRS nutzt Alteryx zur Verbesserung der Datenverantwortlichkeit und Transparenz im öffentlichen Beschaffungswesen

Die US-Bundesregierung gibt mehr als 3,5 Billionen US-Dollar aus und stellt jährlich über 5,7 Millionen Beschaffungsverträge aus. Um transparenter zu machen, wo und wie Steuergelder ausgegeben werden, verlangt der Digital Accountability and Transparency Act von 2014 (DATA Act) von der Bundesregierung der USA, die Informationen über ihre Ausgaben in offene Daten zu verwandeln. Der DATA Act sieht vor, dass das Office of Management and Budget (OMB) und das Department of Treasury regierungsweite Datenstandards aufstellen, insbesondere das Data Act Information Model Schema (DAIMS). Dazu müssen gemeinsame Datenstandards für die Berichterstattung und Zahlungsinformationen gehören.

Der Internal Revenue Service (IRS) ist eine Unterbehörde des Finanzministeriums, deren Hauptfunktionen die Steuererhebung und die Verwaltung von Steuerordnungen sind. Zur Erfüllung seiner Aufgaben schließt der IRS Verträge mit dem privaten Sektor ab, um Dienstleistungen und Produkte zu erwerben. Im Jahr 2019 startete der IRS ein Programm zur Identifizierung innovativer Ansätze, um den DATA Act einhalten zu können. Dieses Programm, als „Pilot IRS – DATA Act Improvements“ bekannt, verfolgt die folgenden Ziele:

1. Verbesserung der Beschaffungsdaten des Bundes, die im Federal Procurement Data System – Next Generation (FPDS-NG) gespeichert sind
2. Begrenzung des manuellen Arbeitsaufwands für das Behördenpersonal
3. Erreichen einer schrittweisen Verbesserung der IRS-Daten in naher Zukunft

Der IRS steht unter zunehmendem Druck, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. In den letzten fünf Jahren hat die US-Regierung ein zusammengesetztes jährliches Wachstum von 23 % beim Vertragsvolumen verzeichnet. Bei zunehmender Arbeitsmenge hat der IRS gleichzeitig die Anzahl der Beschäftigten um 40 % reduziert. Der IRS muss nicht nur das aktuelle Arbeitspensum bewältigen, sondern auch Vertragsfehler korrigieren, um die Einhaltung des DATA Act und anderer Richtlinien sicherzustellen. Schließlich werden viele dieser Beschaffungsprozesse manuell über verschiedene IRS-Systeme hinweg durchgeführt. Auch wenn es hier nur um den IRS geht, sieht sich die Bundesregierung bei vielen ihrer mehr als vierhundert Behörden mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert.

Wie die meisten großen Unternehmen, die mit den Herausforderungen älterer Systeme und Prozesse konfrontiert sind, wollte der IRS neue und innovative Möglichkeiten zur Verbesserung seiner Daten und Abläufe erkunden. Aufgrund der umfangreichen Arbeit in öffentlichen und privaten Unternehmen, die sich mit ähnlichen Problemen bei der Compliance von Beschaffungsvorgängen befassen, wissen wir, dass das durchschnittliche Unternehmen durch manuelle, veraltete Datenprozesse etwa sieben Stunden pro Datenspezialist:in an Produktivität verliert.

Die Beschaffungsanalysten des Bundes haben die Aufgabe, Verträge aufzusetzen, was ein langwieriger Prozess sein kann. Sie müssen Eingaben von mehreren Systemen und Stakeholdern zusammenführen und dabei die Einhaltung diverser Richtlinien der US-Regierung für Beschaffungen sicherstellen. Bei der Suche nach Informationen in E-Mails und Ordnern, um mehrere Seiten und Hunderte von Datenfeldern auszufüllen, müssen sie oft vage, falsche und unvollständige Daten interpretieren. Dazu kann gehören, ob eine Adresse auf dem neuesten Stand ist, ob eine Vergabebeschreibung aussagekräftig ist oder nicht oder ob die Vertragsdaten korrekt sind.

Manches Mal müssen Data Analysts Referenzprüfungen mithilfe von Websites von Drittanbietern durchführen, andere Male E-Mails versenden, Anrufe tätigen und Besprechungen planen, um die benötigten Daten zu verifizieren. In allen Fällen versuchen sie, mit den begrenzten Informationen, die sie haben, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Wenn Data Analysts die neu gesammelten Informationen validieren, können sie nur hoffen, dass alle Informationen, die sie aus den vorgelagerten Prozessen erhalten haben, ausreichend überprüft wurden. Wenn ihr langer Arbeitstag zu Ende geht, wartet oft schon ein großer Rückstand neuer Verträge für den nächsten Arbeitstag auf sie. Sie können sich Dutzende Möglichkeiten vorstellen, diesen Prozess zu verbessern, glauben aber, dass dafür Software-Entwicklungs- und Data-Engineering-Ressourcen erforderlich seien. Es scheint einfach zu kompliziert zu sein und zu lange zu dauern, bis eine nennenswerte Verbesserung erkennbar ist.

ResonantLogic, ein Partner von Alteryx, entwickelte einen Machbarkeitsnachweis, um dieses Problem im Rahmen des IRS-Pilotprogramms zu lösen. ResonantLogic entwickelte mithilfe von Alteryx Designer und Alteryx Server in weniger als 20 Tagen einen Machbarkeitsnachweis für den IRS. Die Lösung nutzt die folgenden Methoden für:

Verbinden

• Alteryx Designer wurde für ETL-Prozesse für bundesweite Beschaffungsdaten verwendet und Alteryx Server wurde eingesetzt, um diese Aktivität zu planen und so sicherzustellen, dass für Benutzer:innen stets die neuesten Informationen verfügbar sind.

Prüfen und validieren

• Das System übersetzt Validierungsregeln in einen einfach zu verwendenden Workflow. Auf diese Weise können Benutzer:innen Algorithmen erstellen und testen, ohne dass komplexer Code benötigt wird. Da mit Alteryx die Verwaltung von Daten-Workflows vereinfacht wird, können Benutzer:innen die Workflows ganz einfach aktualisieren, wenn sich Bedingungen und Validierungsregeln mit der Zeit ändern.
• Das System setzt auch natürliche Sprachverarbeitung ein, um die Bedeutung von benutzergenerierten Vergabebeschreibungen zu interpretieren.

Korrekt

• Das System erkennt Fehler und Ausnahmen und schlägt auf intelligente Weise korrigierte Daten vor.
• Das System führt automatisch Referenzprüfungen durch und stellt anhand von Drittanbieter-Quellen wie Dun & Bradstreet oder dem U.S. Postal Service korrigierte Werte bereit.
• Das System verwendet ein Machine Learning-Modell, das von Benutzer:innen trainiert werden kann, um zu bestimmen, ob eine benutzergenerierte Vergabebeschreibungen aussagekräftig ist. Das System ermöglicht es Benutzer:innen, eine Trainingsbibliothek zu aktualisieren und die Ergebnisse analysierter Vergabebeschreibungen anzuzeigen.

Benachrichtigungen

• Das System erstellt einen Bericht, der die Auftragsvergaben, die Datenfelder mit fehlerhaften Werten und die empfohlenen Werte auflistet.
• Das System kann benutzerdefinierte Berichte zur Identifizierung von Fehlertrends bereitstellen, die zur Unterstützung von Benutzertrainings und anderen Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung verwendet werden können.