Ryohin Keikaku betreibt weltweit mehr als 1.000 Geschäfte

Ryohin Keikaku Co., Ltd. betreibt Einzelhandelsgeschäfte mit dem Schwerpunkt MUJI und ist darüber hinaus für Produktplanung, Entwicklung, Herstellung, Großhandel und Merchandising zuständig. Das Unternehmen betreibt weltweit 1.029 Geschäfte, davon 479 in Japan und 550 in Übersee (Stand: August 2020).

Ryohin Keikaku führte die japanische Self-Service-Datenanalyselösung mit Alteryx ein, um die Nutzung der Berichtserstellungsfunktion von Tableau, die bisher nur in Japan verwendet wurde, auf die ganze Welt auszuweiten.

Alteryx ermöglicht Datenverarbeitung und Logikänderungen auch dann, wenn keine Mitarbeiter:innen mit Fachkenntnissen in Bereichen wie der Programmierung vorhanden sind, und trägt so zur globalen Expansion des Unternehmens bei.

Verwendung von Tableau zur Analyse von Vertriebskennzahlen

MUJI wurde erstmals im Dezember 1980 als Eigenmarke der Seiyu-Gruppe mit einem Sortiment von 40 Produkten eingeführt. Ryohin Keikaku hat sich 1989 von der Seiyu-Gruppe unabhängig gemacht und wurde zu einem Hersteller und Einzelhändler für MUJI, der von der Planung, Entwicklung und Herstellung der Produkte bis hin zu deren Vertrieb und Verkauf verantwortlich ist. Das Produktsortiment wurde inzwischen auf rund 7.000 Artikel des täglichen Bedarfs erweitert, darunter Kleidung, Haushaltsartikel und Lebensmittel. Ryohin Keikaku betreibt außerdem 1.039 Läden, sowohl in Japan als auch international, darunter MUJI-Läden, Restaurants, IDÉE usw. (Stand: August 2020).

Im Jahr 2017 führte das Unternehmen Tableau als BI-Tool (Business Intelligence) ein, um verschiedene Arten von Daten für die Analyse von Vertriebsmetriken zu visualisieren und zu analysieren, darunter Kundeninformationen und Vertriebsergebnisse. Ryohin Keikaku nutzte ein Kernsystemprogramm in seinen Vertriebs- und Produktabteilungen, um Metriken für die Verwendung mit Tableau zu erstellen und Berichte zu generieren. Als im Jahr 2018 alles nach Plan lief, wurde der Wunsch, die in Japan verwendeten Berichte auch im Ausland zu nutzen, immer stärker.

„Mit mir waren zwei Mitarbeiter an der Einführung von Tableau beteiligt. Es gab viele laufende Berichte, und wir sahen uns auch mit einigen Herausforderungen im Bereich der Wartung konfrontiert. Dennoch waren die personellen Ressourcen, die zur Verfügung standen, um die Zahl der Filialen, die diese Software nutzen, zu erhöhen, völlig unzureichend.“ (Ryohin Keikaku)

Einführung von Alteryx zur Erweiterung ohne Belastung der Entwicklungsressourcen auf Seite des Kernsystems

Das Projekt zum Wiederaufbau des globalen Systems wurde trotz Mangels an qualifizierten Arbeitskräften in Angriff genommen.

Im Rahmen dieses Projekts beschloss Ryohin Keikaku, die neun Arten von Berichten, die in Japan verwendet werden, bei allen Vertriebspartnern der Gruppe in Übersee einzuführen, um Managemententscheidungen anhand standardisierter globaler KPIs zu treffen. Zu diesem Zeitpunkt tauchten die folgenden zwei unterschiedlichen Probleme auf.

Erste Herausforderungen:

• Wenn Ryohin Keikaku im Kernsystemprogramm Zwischendaten für Tableau erstellt hat, können nur die Entwickler Wartungsarbeiten durchführen. Daher ist es schwierig, schnell auf Anfragen von Benutzer:innen zu reagieren, um Verbesserungen vorzunehmen.
• Es fehlte an Mitarbeiter:innen, die über das erforderliche Fachwissen verfügten, um während des Projekts zum Wiederaufbau des globalen Systems an der globalen Einführung der Erstellung von Tableau-Berichten mitzuwirken.

Aus diesem Grund entschied sich Ryohin Keikaku für die Einführung von Alteryx als Tool zur effizienten Erstellung von Zwischendaten für die Verwendung mit Tableau, einschließlich ausländischer Distributoren, ohne die Entwicklungsressourcen auf der Seite des Kernsystems zu belasten.

„Schon davor gab es häufig Anfragen zu Verbesserungen der Berichterstellung, und wir wollten dies intern erledigen, um zeitnah auf Logikprüfungen reagieren zu können. Nach einem Vergleich mit anderen Produkten haben wir uns für Alteryx entschieden, weil wir festgestellt haben, dass es eine Lösung ist, mit der wir die Datenverarbeitung und Logikänderungen auch ohne Mitarbeiter mit Programmierkenntnissen bewältigen können.“ (Ryohin Keikaku)

Nutzung neuer Ressourcen, ohne technisches Fachwissen zu benötigen

In der Anfangsphase konzentrierte sich Ryohin Keikaku beim Einsatz von Alteryx auf die globale MD-Analyse. In den folgenden Phasen wurde der Anwendungsbereich von Alteryx auf Prognosemanagement und Finanzanalysen im betrieblichen Rechnungswesen ausgeweitet. Während der globalen MD-Analyse wurden Analysen global standardisierter KPIs implementiert und die Erkenntnisse auf Tableau visualisiert. Im Rahmen der dritten Phase der Einführung arbeitet Ryohin Keikaku derzeit daran, Alteryx zur Analyse von App-Mitgliedern zu nutzen.

Zwar gab es keine technischen Hindernisse für die Einführung, aber die Einführungskosten führten zu zusätzlichen neuen Ausgaben. Auch wenn das Unternehmen die Belastung durch solche Ausgaben spürt, war die Einführung von Alteryx unter dem Gesichtspunkt der Kosteneffizienz für das Unternehmen insgesamt richtig. Ein Jahr und zwei Monate nach der Einführung stellt sich die aktuelle Bewertung von Alteryx durch Ryohin Keikaku wie folgt dar.

Bewertung von Alteryx nach der Einführung

• Die Visualisierung von Workflows ermöglicht es, sie intuitiv zu verstehen, auch ohne Programmierkenntnisse oder andere spezielle Fähigkeiten.
• Bei der Behandlung von Verbesserungswünschen oder Leistungsverbesserungen ist es möglich, den Workflow gemeinsam mit allen Mitarbeiter:innen auf einem großen Bildschirm zu betrachten, was es den Leuten leicht macht, Meinungen wie „Sollten wir hier nicht die Logik verbessern?“ zu äußern oder „Das sieht aus, als würde es zu einem Leistungsengpass werden“ und „Hier könnte ein Fehler auftreten.“
• „Die Reaktionszeit des Supports ist schnell, und selbst wenn wir Probleme mit etwas haben, erhalten wir sehr schnell Hilfe. Wir erhalten häufig Anfragen von unseren verschiedenen Abteilungen und von der Führungsebene, die Tableau-Berichterstellung zu verbessern. Und da Alteryx so intuitiv zu verwenden ist, können wir schnell auf diese Anfragen reagieren. Es mag subjektiv sein, aber ich glaube, dass sich durch die Einführung von Alteryx die Zeit für die Datenverarbeitung halbiert hat.“ (Ryohin Keikaku)

Wie geht's weiter?

Weitere Optimierung von Daten und Analysen in Erwartung steigender Umsatzkennzahlen

Die Einführung von Alteryx hat viele weitere Vorteile mit sich gebracht.

„Wenn wir uns die von Tableau generierten Berichte ansehen möchten, um die KPI-Rohdaten zu überprüfen, ist Alteryx sehr praktisch, da wir die Daten einfach auswählen können. Das ist einer der vielen Vorteile von Alteryx, die wir seit der Einführung bemerkt haben.“ (Ryohin Keikaku)

Ryohin Keikaku begann ein Jahr nach der Einführung von Alteryx Server im Unternehmen mit der Nutzung der „Gallery“-Funktion. Es wurde eine einfache API für Uploads erstellt, die dann den Mitarbeiter:innen der Abteilung Unternehmensplanung, die für die Verwaltung der Mitarbeiterzahlen und die Investitionspläne der einzelnen Filialen zuständig sind, zugänglich gemacht wurden. Jetzt kann jede Partei problemlos Daten für Berichte hochladen. Alteryx hat außerdem die Abläufe rationalisiert, indem es beim Hochladen Spaltenvergleiche und Existenzprüfungen zwischen Master- und CSV-Dateien durchführt und es uns ermöglicht, redundante Datensätze in der CSV-Datei zu erkennen.

„Es gab jedoch Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen bestand darin, dass einige Teile des Workflows komplexer wurden, da wir uns aufgrund der dringenden Notwendigkeit einer globalen Expansion entschieden haben, die direkte Migration des Kernsystems auf den Alteryx Workflow zu priorisieren. Wir möchten einige Anpassungen vornehmen, um den Flow schneller und effizienter zu gestalten. Ein weiteres Problem ist, dass wir davon ausgehen, dass das Geschäft expandieren wird. Daten, die über verschiedene Zeitzonen hinweg von mehreren ausländischen Vertriebspartnern verknüpft sind, werden derzeit parallel über acht Kerne hinweg nach Berichtstyp und Vertriebspartner verarbeitet. Im weiteren Verlauf gehen wir davon aus, dass es neben einem erweiterten Anwendungsbereich für Tableau auch eine Zunahme von Berichtstypen und Verteilern geben wird. Wir denken also darüber nach, wie wir Serverressourcen und Entwicklungslizenzen effizient nutzen können.“ (Ryohin Keikaku)

Ryohin Keikaku hat den Wunsch geäußert, neben den Verkaufszahlen auch das Kundenfeedback zu analysieren. Da die Menge und die Art der zu verarbeitenden Daten zunehmen müssen, um dieses Ziel zu erreichen, hat Ryohin Keikaku auch über seine Pläne zur Optimierung von Workflows und Serverressourcen gesprochen.

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