The Salvation Army verbessert Datenmigrationsprozess mit Alteryx um das Fünffache

Als eine der größten Wohlfahrtsorganisationen der Welt und mit mehr als 1.650.000 Mitgliedern in über 128 Ländern kann man zweifellos sagen, dass The Salvation Army eine hohe Mitarbeiterzahl zu verwalten hat. Dies galt insbesondere für das australische Einsatzgebiet der Organisation, das als Salvos bekannt ist und Unterkünfte für zahlreiche Fachkräfte wie leitende Angestellte, Freiwillige, Arbeitskräfte und unabhängige Auftragnehmer:innen bereitstellt.

Als Sambit Das, Workday Data Test Lead, dem Salvos-Projekt zugewiesen wurde, bei dem mehr als 200.000 Datenzeilen für 10.000 Beschäftigte aus mehreren Legacy-Systemen in Workday migriert wurden, wusste er, dass das eine Herausforderung werden würde. „Der Zustand der Systeme und des Datenflusses von Salvos war komplex, und es gab keine zentrale Informationsquelle der nationalen Belegschaft“, erklärt Das. „Die schiere Menge an historischen Daten war überwältigend. Die Daten waren in verschiedenen Systemen wie Microsoft Excel-Tabellen und in Papierform doppelt aufgeführt, nicht gekennzeichnet und nicht aufeinander abgestimmt. Die Erstellung von Organisationsberichten, wie zum Beispiel Personalberichten auf nationaler Ebene, die Nachverfolgung von Integritätsprüfungen und das Training von Compliance-Daten, war zeitaufwendig.“

„Wir brauchten eine Lösung, die unsere Datenmigrations- und Transformationsvorgänge auf einfache und wiederholbare Weise automatisieren konnte.“

Sambit Das
Workday Data Test Lead
Salvation Army

„Bei meiner Suche nach einer Lösung stieß ich auf den Artikel Alteryx Workday Data Migration von Cynthia Eckles, einer Mitarbeiterin von Alteryx, die Alteryx 2018 zur Unterstützung der Workday-Datenmigration genutzt hat“, sagt Das. „Ich beschloss, sie über LinkedIn zu kontaktieren, und nach einem Video-Chat mit ihr war ich begeistert von der Idee, Alteryx als Datenmigrations- und Transformations-Tool für diese gewaltige Aufgabe zu nutzen.“

„Es war sehr spannend, die Plattform als Anfänger zu nutzen“, fährt Das fort. „Mich hat in meiner Karriere noch keine Lösung, die ich tagtäglich benutze, so begeistert. Es gibt keine, die so leistungsstark ist wie Alteryx, um solch herausfordernde Aufgaben zu bewältigen. Man kann die Daten, die bereinigt werden, in jedem Schritt des Workflows visuell sehen.“

Während der mehreren Runden des Ladens und Bereinigens von Daten, nutzten Das und sein Team Alteryx, um eine Reihe von alltäglichen und komplexen Vorgängen zu automatisieren und zu optimieren, darunter:

• Umwandlung von Rohdaten in Workday-Arbeitsmappen und anschließende Validierung und Bestätigung, dass die Daten im aktuellen System mit den Daten in Workday übereinstimmen
• Optimierung der Geschäftsprozesse, um zu bestimmen, welche Rolle einen Geschäftsprozess in Workday initiieren, genehmigen, prüfen und abschließen kann
• Erstellung eines Live-Feeds mit Daten aus Workday, um die Daten zu transformieren, zu bereinigen und an das IPS-System eines Drittanbieters zu übertragen
• Automatisierung von Datenüberprüfungen für die Migration von Workday-Daten
• Durchführung von Datenüberprüfungen in Echtzeit von Workday, um sicherzustellen, dass wir Datenprobleme, die sich auf anstehende Gehaltsabrechnungen auswirken könnten, kontinuierlich überprüfen und bereinigen

„Wir waren in der Lage, einen wiederholbaren Datenmigrationsvorgang zu automatisieren und zu entwickeln, der meinem Team die Arbeit enorm erleichtert hat und es uns ermöglichte, den Migrationsvorgang viel schneller zu durchlaufen, als es bei manueller Durchführung der Schritte der Fall gewesen wäre“, erklärt Das.

„Wenn wir die Einsparungen durch alle von uns entwickelten Alteryx Workflows zusammenrechnen würden, kämen wir bis heute locker auf mehr als 2.000 Stunden an manuellem Aufwand, die wir eingespart haben“, sagt Das. „Die Plattform ermöglichte es uns außerdem, die Datenmigration mit einem Live-Dataset über die verschiedenen Datenzyklen hinweg zu prototypisieren, und durch parallele Gehaltsabrechnungen konnten wir die Vorlaufzeit weiter verkürzen.

Mein Program Manager erkannte den Wert sofort, daher war es für die Teamleiter leicht, die Zeitersparnis zu nutzen und auch selbst mehr zu lernen.“