Marketo ahorra 250 horas al mes con Alteryx

Esta historia se trata de partir de cero hasta tener un pipeline de datos empresarial amplio y una entrega de datos bajo demanda en menos de 12 meses. Durante las implementaciones, se necesitaron 5 personas para controlar los datos de la empresa en vez de 1. El impacto comercial se produce en casi todos los departamentos que contribuyen a nuestros paneles.

Presenta datos de confianza de toda la empresa para tomar mejores decisiones comerciales. Elimina o reduce los numerosos procesos manuales de la empresa que son tediosos y propensos a errores.

A principios del 2016, Marketo lanzó Mavericks, nuestro pipeline de datos empresarial. Mavericks, una solución totalmente basada en la nube, extrae datos de muchas fuentes, los enriquece mediante reglas empresariales y, luego, los publica donde sea necesario. Cada semana, nuestro sistema de producción tiene más de 80 flujos de trabajo programados y 30 aplicaciones de galería que proporcionan información indispensable para las organizaciones. Marketo utiliza conexiones de API personalizadas y listas para usar a fin de integrar los datos que necesita la empresa.

Se incluyen las siguientes integraciones:

• Marketo
• Salesforce
• Tableau
• Intacct
• Coupa
• Workday
• Oanda
• Jobvite
• Hire Bridge
• Hire Select
• Xactly
• Cuadro
• Jira
• Slack
• Clarizen
• AWS (S3 y Redshift)
• High Radius
• Host Analytics
• Allocadia
• Silicon Valley Bank
• Smartsheet

Continuidad del negocio

Los flujos de trabajo son fundamentales para nuestra empresa, por lo que desarrollamos un proceso de producción que nos permite identificar problemas antes de que afecten al negocio. Los flujos de trabajo se supervisan mediante los paneles de monitoreo de rendimiento de Tableau. En estos paneles, se muestra la tendencia de comportamiento del flujo de trabajo y se destacan los problemas. También integramos Slack para alertarnos de los problemas y permitir que la empresa vea cuándo se actualizan los datos, entre otras cosas.

Integración de datos bidireccional

Marketo utilizó Alteryx originalmente para publicar información en nuestro entorno de BI, Tableau; sin embargo, a principios del 2016 fuimos más allá con actualizaciones del sistema bidireccionales. Con cada implementación, dejamos los procesos manuales atrás para avanzar hacia los automatizados.

Estos son algunos casos prácticos del año pasado.

• Tenemos una metodología escalable para obtener datos de Salesforce.com, almacenarlos en AWS Redshift, publicarlos en Tableau y utilizarlos para otros flujos de trabajo sin sobrecargar nuestra instancia de Salesforce.com con solicitudes de API.
• Las tasas de cambio de moneda de OANDA están completamente integradas en Salesforce.com mediante una metodología que coincide con las tasas de cambio calculadas por nuestro ERP (Intacct).
• Prevenimos el fraude de cheques de cuentas por pagar con un flujo de trabajo que activa automáticamente un archivo de verificación de pagos ejecutado en Intacct con una herramienta de socios de Intacct desde Wipfli y, luego, envía el archivo resultante con los números de cheques autorizados, los beneficiarios y el monto pagado directamente al banco. Nuestro equipo de AP supervisa todo el proceso en Slack.
• Las facturas y las programaciones de facturación de Intacct se procesan y muestran en un panel de Tableau para presentar la proyección de ingresos diferidos. Como resultado, dicho panel es más preciso que el informe de proyección que se encuentra directamente dentro de Intacct.
• ¡Muchísimos casos prácticos más!

Con el uso de Marketo Alteryx Gallery, los usuarios pueden actualizar datos que antes solo podían actualizarse mediante tediosas actualizaciones manuales o solo a través de la API. Los flujos de trabajo de ejemplo que se han agregado a la galería de nuestra empresa les permiten a los usuarios realizar los siguientes tipos de tareas:

• Adjuntar los PDF de recibos de gastos en el caso de gastos facturables a las facturas de clientes relacionadas. Olvídate de editar, adjuntar, guardar en facturas de gastos creadas automáticamente. Solo haz clic en un botón de la galería y listo.
• Condonar automáticamente los pequeños saldos adeudados por los clientes en transacciones de facturas que cumplan con ciertos criterios establecidos.
• Reactivar registros de empleados en nuestra herramienta de ERP y gastos para el procesamiento final de informes de gastos. Luego, un flujo de trabajo programado relacionado desactiva al empleado después de que se haya reembolsado el informe de gastos a ese empleado. ¡No más tickets de Jira para reactivar a los empleados al tiempo que mantenemos datos limpios!
• Acceder a una colección de aplicaciones de galería que permite obtener insights sobre los ingresos mensuales de los servicios profesionales que se publican para garantizar que los datos sean precisos y que se publicarán correctamente en nuestro libro de contabilidad general.
• ¡Obtener un reemplazo de Excel! Carga archivos CSV y expórtalos con datos mezclados y procesados mediante la combinación del archivo cargado con otros datos del sistema y la devolución del archivo o análisis completo. ¡Una de nuestras aplicaciones de galería utilizadas de esta manera permite ahorrar más de 40 horas al mes de tiempo de procesamiento!
• Procesar integraciones bajo demanda si el usuario necesita disponer de datos actualizados en otro sistema y no puede esperar hasta la hora programada. Accede a tus datos cuando lo desees.

El uso de Alteryx a fin de preparar la información para nuestro entorno de BI nos ha beneficiado tanto en la escalabilidad como en la aceleración de nuestra adopción. Descubre cómo nos ha beneficiado a continuación:

Escalabilidad

Tradicionalmente, gran parte de la manipulación de datos de BI ocurre dentro de la capa de presentación de BI. Esto incluye combinar fuentes de datos, crear campos calculados y enfrentar un nivel complejo de soluciones de detalles. Tomamos un enfoque diferente. Utilizamos Alteryx para preparar los datos, incluido el modelado de datos detallado. Este enfoque minimiza la carga en nuestro servidor de BI, lo que nos permite tener más usuarios simultáneos de lo que se espera normalmente. Los costos que se evitaron durante 2017 y posteriormente son considerables.

Aceleración de la adopción

Para impulsar la adopción de la solución por parte de la empresa de forma más rápida, los datos deben estar en el modelo correcto y tener definiciones comunes en toda la empresa. El 80 % del trabajo corresponde a la preparación de datos y todo esto se realiza en Alteryx. En lugar de entrenar a los empleados para convertirse en expertos de Tableau, optamos por centrarnos en impulsar la adopción. Esto significa que no dedicamos tiempo a los campos calculados, los datos combinados y los LOD con la empresa. Nos enfocamos en pasar de soluciones manuales de Excel a paneles visuales más detallados. Varias personas en la empresa pudieron publicar paneles que cambiaron la forma en que las personas trabajaban en cuestión de días. La conciliación de los datos se redujo drásticamente. Por ejemplo, Marketo utiliza una única fuente de datos de Opportunity para todos los paneles.

Descripción del flujo de trabajo

Los datos se extraen de cinco tablas de Salesforce.com y se combinan en cuadros grises. En los cuadros amarillos se mezclan los nombres, se ajustan las horas y se crean los campos calculados. En los cuadros verdes se convierten las monedas en USD. Los datos del cuadro naranja al azul se combinan con hojas de cálculo de Excel pertenecientes a la empresa y actualizadas por ella. Con el cuadro azul se agrega una marca de tiempo y con los cuadros amarillos finales se publican los datos en Tableau.

Resumen

La combinación de impulsar el pipeline de datos de nuestra empresa, Mavericks, y prestar servicios bajo demanda con Gallery nos ha permitido tomar el control de los datos de la empresa. Es una herramienta increíble en la que los únicos límites son el tiempo y la creatividad.

Nuestros socios comerciales están muy satisfechos con el trabajo que hemos realizado en el servidor de Alteryx durante el último año. ¡Busca más resultados obtenidos por nuestra empresa en el 2017!