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Customer Story

Merlin Properties transforma y automatiza la auditoría interna con Alteryx

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Sector: Real State
Departamento: Finanzas
Región: EMEA, España

en activos inmobiliarios

procesos financieros clave gestionados con Alteryx

Merlin Properties es la SOCIMI líder en España y se encuentra entre los 10 mayores grupos de inversión en activos inmobiliarios (REITs) de Europa. La principal actividad de la compañía es la adquisición y gestión de activos inmobiliarios comerciales de calidad, centrándose en el mercado de oficinas, retail, logístico y de data centers. Tras 8 años en el mercado, la cartera de Merlin Properties cuenta con, aproximadamente, 11.390 millones de euros en activos inmobiliarios, repartidos en más de 150 edificios de oficinas, 14 centros comerciales, 55 naves logísticas, 3 hoteles y 4 data centers en construcción.

Debido al número de activos y la complejidad de la información a tratar, Merlin Properties se encontraba en la necesidad de contar con los medios para analizar y auditar su información financiera, y no financiera, de forma eficiente.

El punto de partida es un negocio dinámico y complejo, con muchas tecnologías y una gran cantidad de datos de distintas fuentes. La pretensión es sumar fuentes de datos externas de proveedores de forma actualizada, de cara a tener información de todos sus proveedores en tiempo real.

Esto plantea una problemática para Merlin Properties en tres ejes:

  • Cómo extraer y tratar los datos
  • Cómo visualizar esos datos de forma más estructurada y organizada
  • Cómo hacer un análisis detallado de estos datos para ayudar a la toma de decisiones

Transformación Digital y Automatización de la dirección de Auditoría Interna

El objetivo principal del proyecto es la Transformación Digital y Automatización de la dirección de Auditoría Interna. Además, se busca incorporar innovación con resultados claros y fáciles de entender.

Para afrontar este proyecto, Merlin Properties partía con tres objetivos claros: en primer lugar, tener un mayor control de los datos para darse cuenta de los errores y problemas internos; en segundo lugar, reducir costes, accediendo a todos los datos de forma más barata; y, en tercer lugar, evitar fraudes.

La gestión de este ambicioso proyecto ha sido posible gracias a la colaboración de Alteryx con PwC, que se ha ocupado de la parte de consultoría y la implementación de la solución tecnológica.

Cambio de paradigma

En este tipo de proyectos, el enfoque tradicional se basa en un conocimiento muy bajo del negocio, una parte muy costosa, que es todo el análisis, y un tercer pilar, el más amplio, básico y arduo, que es el que se ocupa de la gestión de los datos. A la hora de abordar este proyecto, sin embargo, Alteryx cambió el enfoque, dando mayor relevancia al negocio. Alteryx buscaba una herramienta que se pudiera usar desde la parte de negocio de la compañía, una plataforma a la que cualquier usuario de negocio pudiera sacar provecho. Teniendo en cuenta este enfoque, el objetivo era democratizar el análisis y la gestión de los datos.

A partir del objetivo clave, que consiste en la Transformación de la dirección de Auditoría Interna, Merlin Properties se plantea otros objetivos, que son la digitalización y automatización de los procesos clave en Auditoría Interna, la definición de cuadros de mando dinámicos sobre los procesos clave, y la definición de cuadros de mando para el seguimiento del estado del trabajo de Auditoría Interna. Y todo esto debía hacerse de forma semi automática, que funcionara sin necesidad de ayuda externa. Para ello, más allá de incorporar la tecnología más adecuada, Alteryx hizo un esfuerzo de formación y capacitación en el equipo de Merlin Properties, haciéndoles partícipes y protagonistas de la transformación.

Además, en la definición del proyecto se incluyen otros objetivos transversales, que son: la democratización de las técnicas de data analytics, la reducción de costes y maximización de los recursos disponibles, la automatización de tareas recurrentes para poner foco en tareas de más valor, la integración de fuentes de información internas y externas para mayor valor de los análisis, la generación de revisiones adaptables y modulables según el interlocutor, y la generación de impacto en los stakeholders de la compañía.

Procesos clave incluidos en el proyecto de transformación

En el proceso de transformación de Merlin Properties se incluyen los siguientes procesos clave: Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar, Contabilidad, RRHH, CAPEX, OPEX, Facturación, Matriz de Scoping del SCIIF, Mapa de Riesgos y Riesgo Crediticio.

A partir de la información transaccional en SAP, que era el sistema implantado, Alterxy identificó las tablas de datos y se encargó de diseñar una base de datos propia, así como la gestión de los flujos de datos. Posteriormente, el equipo responsable del proyecto realizó una auditoría sobre la calidad del dato, corrigiendo los errores detectados para garantizar un uso fiable de la información. Una vez establecida la base de datos y los flujos, y analizada la calidad de la información, se procede a realizar pruebas del diseño de la visualización de la información, optimizando los modelos relacionales y se publicaron los primeros cuadros de mando. El siguiente paso fue una formación a los profesionales de Auditoría Interna de la compañía para que aprendieran el manejo de las herramientas.

Beneficios del proyecto

Gracias al proceso de transformación, Merlin Properties ha automatizado los procesos e informes, reduciendo significativamente el consumo de recursos. Al mismo tiempo, elimina los errores producidos por la interacción humana y la manualidad en los procesos, impulsando la eficiencia. La consolidación de datos e informes de manera transversal en la compañía permite eliminar duplicidades e ineficiencias, liberando, además, recursos de Auditoría Interna para otras tareas. La incorporación y asimilación por parte del equipo de Merlin Properties de las principales herramientas de data analytics y BI (Alteryx y Power BI) permite a los profesionales una mayor confianza en la toma de decisiones, basándose en criterios, datos y metodología comunes.

Otro de los beneficios de la transformación llevada a cabo por Merlin Properties es que permite la monitorización y control de la compañía casi a tiempo real, pudiendo analizar desde el desempeño de una división entera a la correcta ejecución de un asiento contable. Esto es clave, ya que no hace falta esperar a tener los informes trimestrales sino que se pueden obtener informes de valor en cualquier momento.

Alteryx nos ha permitido automatizar procesos e informes que suponían un gasto importante de tiempo y recursos. Al mismo tiempo hemos eliminado los errores producidos por la interacción humana y hemos podido dedicar los recursos a funciones de más valor, debido a la eliminación del trabajo manual

Información actualizada de forma automática y disponible en una única plataforma

En resumen, el proyecto de automatización y transformación de la dirección de Auditoría Interna de Merlin Properties permite acceder a toda la información relevante de la compañía, totalmente actualizada e incorporada de forma automática en una única plataforma, lo que facilita enormemente el trabajo del equipo. Gracias al proyecto de Alteryx, tanto los profesionales de Auditoría Interna de Merlin Properties como los directivos y otros miembros de la organización pueden valorar en un solo vistazo los datos, incorporados en tiempo real, para tomar las mejores decisiones.

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