Documentos de impuestos
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Impuestos corporativos + hojas de cálculo = ¿negocio riesgoso?

Descubre los costos reales de las hojas de cálculo en impuestos corporativos.

Documentos de impuestos
Las hojas de cálculo existen desde 1979 y no desaparecerán pronto. Son económicas, de fácil acceso y cuentan con funciones muy útiles, desde fórmulas hasta tablas dinámicas y visualizaciones. Sin embargo, también son propensas a los errores humanos y pueden dar lugar a equivocaciones costosas y pérdidas de tiempo, que es lo último que desea cualquier departamento, especialmente los de impuestos corporativos. Si las funciones de impuestos corporativos planean convertirse en activos empresariales estratégicos, es hora de que se alejen de las tablas dinámicas (y de las hojas de cálculo).

Un negocio riesgoso

El profesor Ray Panko de la Universidad de Hawái en Mānoa descubrió que, en promedio, el 88 % de las hojas de cálculo tiene un 1 % o más de errores en sus fórmulas. Estos errores pueden provocar, y han provocado, equivocaciones costosas. Aquí hay unos cuantos, por nombrar algunos:

  • Un error en una hoja de cálculo le costó a JPMorgan Chase USD 6500 millones, una de sus mayores pérdidas financieras. Un modelo de valor a riesgo (VaR) que se utilizó tenía una fórmula incorrecta, en la que se dividía una suma en lugar de un promedio, lo que probablemente restó importancia a la volatilidad y condujo a un VaR más bajo.
  • En Inglaterra no se informaron casi 16 000 casos de COVID-19 debido a hojas de cálculo. Los datos se reunieron con un formato de archivo antiguo que solo podía contener 65 000 filas de datos. Dado que cada resultado de la prueba de COVID-19 genera varias filas de datos, las plantillas se limitaron a unos 1400 casos, por lo que el resto quedó fuera.
  • Barclays Capital tuvo que comprar 179 contratos de Lehman Brothers cuando se desplomaba en la bolsa porque pasó por alto celdas ocultas en una hoja de cálculo.

Cuando están en juego millones o miles de millones de dólares, ¿realmente deseas que los procesos manuales de hojas de cálculo sean parte de la ecuación? Los costos de las hojas de cálculo no son solo monetarios, ya que los usuarios también pierden tiempo valioso.

Como dice el dicho: el tiempo es oro

“Dejo que el flujo de trabajo haga todo por mí y paso la mayor de parte del tiempo analizando datos y buscando insights que podrían ayudar a nuestros clientes. No estudié para cortar y pegar”.
- Socio de generación de informes de impuestos en Grant Thornton
¿Cuántas horas pasas en hojas de cálculo cada semana? Un estudio de IDC mostró que los trabajadores de datos dedicaban una media de 24 horas semanales (el 60 % de su tiempo) a hojas de cálculo, lo que parece especialmente engorroso para las funciones de impuestos, ya que, según McKinsey, el 81 % de los procesos y las tareas fiscales se puede automatizar.

La automatización puede ayudar a que las funciones de impuestos no solo reduzcan los errores y las auditorías, sino que también dediquen más tiempo a los análisis de valor añadido. La automatización permite a las funciones fiscales:

  • Crear un registro de auditoría más claro
  • Identificar rápidamente posibles problemas de impuestos antes de la auditoría
  • Detectar anomalías
  • Disminuir los costos administrativos
  • Automatizar los procesos de cumplimiento
  • Pasar más tiempo en el análisis de impuestos estratégico

Imagina lo que podrías hacer con 24 horas más añadidas a tu semana laboral.

Cambio de las hojas de cálculo a los flujos de trabajo

Ya no tienes que imaginar que vas a recuperar tu semana laboral, pero sí necesitas tener un plan. Gracias a la tecnología moderna, se pueden automatizar muchos procesos repetitivos relacionados con impuestos. Pero ¿dónde empezar? Identifica un caso práctico beneficioso para automatizar. Los mejores casos prácticos tienen un claro valor empresarial y también cumplen con uno o más de los siguientes requisitos:

  • Mejorar la eficiencia mediante la automatización de las tareas repetitivas
  • Aumentar el crecimiento de los ingresos mediante la identificación de oportunidades
  • Ahorrar dinero e incrementar los retornos en beneficios netos
  • Reducir y mitigar los riesgos
  • Empoderar a los trabajadores para ofrecer insights rápidos
En el caso de las funciones de impuestos corporativos, la distribución de impuestos sobre las ventas puede ser un gran caso práctico para comenzar. Determinar el porcentaje de las ganancias de una empresa sujeto a los ingresos corporativos u otros impuestos comerciales de una jurisdicción determinada puede ser una tarea ardua, ya que implica horas de recuperación de datos, de limpieza de datos y de utilización de una fórmula BUSCARV para hacer que las tasas de impuestos sobre las ventas coincidan con los códigos postales de las transacciones. Con la automatización, puedes crear flujos de trabajo repetibles que te permiten conectar datos de ventas a nivel del cliente a partir de varias fuentes y combinar datos a fin de reflejar la coincidencia correcta de códigos tributarios, de modo que puedas calcular rápidamente el impuesto correcto para pagar y ahorrar horas cada semana.

La distribución de impuestos sobre las ventas es solo el comienzo. Revisa nuestro libro electrónico Cinco casos prácticos para ayudar a los profesionales de impuestos a recuperar su tiempo y verás qué procesos fiscales pueden beneficiarse de la automatización.

¿Listo para hacer realidad tu caso práctico de impuestos? Obtén el kit de inicio del Departamento de Finanzas para flujos de trabajo prerellenados que te ayudarán en proyectos desde la generación de informes de impuestos sobre las ventas hasta la depreciación de activos fijos. 


Escrito por
Brian Strachman
Brian Strachman
Director sénior, Marketing de Productos
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Me titulé en informática, por lo que siempre he tenido un interés en esa área y he comprendido los aspectos básicos de la programación y las bases de datos.

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