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La evolución de los sistemas ERP redefine las operaciones del Departamento de Finanzas

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Durante la última década, la forma en que las organizaciones administran los procesos y registran los datos relacionados con eventos transaccionales capturados por un sistema de planificación de recursos empresariales ha experimentado una evolución importante. Algunos de los cambios más recientes son resultado de una migración constante a la nube, ya que estos sistemas se actualizan con frecuencia, requieren menos mantenimiento, tienen un mejor rendimiento y tienen una mayor disponibilidad que aquellos que se operan en las instalaciones.
La arquitectura de datos actual es la culminación de una gran cantidad de pasos incrementales que aumentaron las capacidades analíticas integradas en los sistemas ERP. Y debido a la evolución de la arquitectura de datos, en la que un sistema ERP puede incorporar automáticamente la información contenida en diferentes sistemas de registro, es probable que aumente la amplitud del análisis y la generación de informes, ya que la analítica incrustada (un sistema que incorpora datos de múltiples fuentes discretas) se convierte cada vez más en el estándar de los sistemas ERP.
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Hace décadas, era habitual la insatisfacción con los sistemas ERP. Cuando aparecieron por primera vez en la década de 1990, los sistemas ERP fueron criticados por ser “moteles de cucarachas” de datos, donde “los datos entran, pero no pueden salir” (una referencia a un eslogan publicitario de entonces para un producto antiplagas). Sin embargo, en nuestra investigación de referencia del Departamento de Finanzas, se reveló que dos tercios (un 66 %) de las organizaciones señalan que es fácil o muy fácil obtener información útil de un sistema ERP. La generación de informes y la analítica se incorporan cada vez más a las capacidades listas para usar de los sistemas ERP, especialmente en forma de paneles de control configurables y adaptados a las necesidades de personas específicas en roles particulares. Estas incorporaciones han mejorado la experiencia del usuario, ya que facilitan el acceso a la información necesaria y permiten que las personas administren las excepciones. En lugar de obligar a los gerentes a buscar los problemas, pueden ver las excepciones inmediatamente.
Ventana_Research_Benchmark_Research_Office_of_Finance_19_41_ERP_System_Performance
En nuestra investigación de referencia, se descubrió que un 81 % de los participantes afirma que sus sistemas ERP funcionan bien o muy bien. Los sistemas ERP eliminan los procesos por lotes y utilizan el procesamiento en la memoria, lo que respalda una metodología de contabilidad continua, que se definió por primera vez en 2015. La contabilidad continua es un enfoque para administrar el ciclo contable que aborda los problemas tácticos que toman mucho tiempo, además de reducir dicho tiempo y enfocarse en que los departamentos de finanzas y contabilidad sean más estratégicos. Automatiza los procesos de contabilidad mecánicos y repetitivos de manera continua e integral. Esto es más eficiente y garantiza la integridad de los datos, lo cual es crucial. La falta de integridad de los datos es la causa principal de un trabajo que consume mucho tiempo y que agrega poco valor. La contabilidad continua distribuye las cargas de trabajo departamentales de forma continua y más uniforme en los períodos contables para eliminar los cuellos de botella y optimizar cuándo y en qué orden se realizan las tareas de contabilidad.
Aunque se han abordado algunos aspectos de la insatisfacción con los sistemas ERP, aún faltan algunos. Por ejemplo, si bien un 35 % de los participantes afirma que sus sistemas son tan fáciles de utilizar como se podría esperar, un 60 % señala que se necesitan mejoras y un 4 % cree que su sistema es difícil de utilizar.
Los sistemas ERP tienen una merecida reputación de ser difíciles de implementar, pero la razón inherente es que administran procesos complejos y multifuncionales que requieren controles estrictos. Y las implementaciones de la nube pueden ser más rápidas y menos costosas cuando las empresas eliminan personalizaciones innecesarias y adoptan las prácticas recomendadas incorporadas en el sistema. Los proveedores ofrecen cada vez más capacidades orientadas a industrias específicas e incluso a los sectores microverticales, por ejemplo, un sistema diseñado específicamente para productores de cerveza en lugar de la categoría más genérica de alimentos y bebidas.
La etapa ahora está preparada para una década de innovación, lo que permite a las organizaciones aprovechar al máximo las capacidades existentes e incorporar tecnologías nuevas que redefinirán cómo funciona el departamento de finanzas y contabilidad. En los próximos 10 años, la tecnología de la información tendrá un mayor impacto en el funcionamiento de las organizaciones que en los últimos 60 años de la era de la información.
Las organizaciones más grandes han lidiado con el hecho de tener múltiples sistemas ERP durante décadas. En nuestra investigación de referencia de planificación de recursos empresariales de última generación, se descubrió que un 69 % de las organizaciones con 1000 o más trabajadores tiene sistemas ERP de varios proveedores. A menudo, varios sistemas se administran a través de un sistema de consolidación que simplifica el proceso de combinar transacciones de contabilidad registradas en varios sistemas para crear estados financieros a nivel de la sede central. Sin embargo, ese proceso consume mucho tiempo y, por lo general, se realiza mensualmente. Un “registro universal” alternativo implica la contabilización cruzada de cada transacción de cada sistema ERP a un sistema central, de modo que sea posible una vista consolidada y en tiempo real. Además, mediante el cálculo diario (pero no necesariamente la contabilización) de las amortizaciones, los aumentos y otros registros teóricos similares, se dispondría intraperiódicamente de un conjunto de estados financieros de la sede central, la división o la región. La tecnología de hoy hace que sea teóricamente posible, pero las consideraciones de costos dificultan su adopción.
La inteligencia artificial se ha promocionado en exceso y se ha exagerado un impacto en las finanzas y un impacto a corto plazo en los departamentos de contabilidad. En lugar de poner robots a cargo del departamento, la IA, que utiliza el aprendizaje automático, elimina el trabajo robótico que hoy en día afecta a los contadores. Mientras tanto, la IA ya está trabajando en, por ejemplo, el escaneo de documentos y el reconocimiento de voz. Los datos incorrectos son una barrera importante para entrenar con éxito los sistemas de IA, lo que frena la adopción, pero la IA ya se utiliza para automatizar la limpieza de datos a la medida. A corto plazo, los proveedores de ERP utilizarán la IA para respaldar la exactitud de los datos en el punto de entrada, de modo que el sistema detecte los errores y omisiones, como la omisión de la información necesaria sobre una transacción en un registro, antes de ingresar el registro. El procesamiento de lenguaje natural, que ya está en uso, reducirá cada vez más el entrenamiento necesario, ya que las personas dicen en voz alta la tarea que desean realizar o la escriben. Una multitud de modestos avances individuales respaldados por la IA cambiarán constantemente el tipo de trabajo que realiza el departamento de contabilidad para dedicarse a tareas más analíticas y proactivas, en lugar de a la contabilidad retrospectiva.
Los sistemas ERP basados en la nube no son nuevos; sin embargo, su utilidad inherente apenas se ha aprovechado. La nube representa una gran ayuda para las pequeñas y medianas empresas, ya que elimina la necesidad de que los trabajadores mantengan el software y reparte el costo informático y de almacenamiento para ofrecer un mejor rendimiento a un precio asequible. En un entorno de nube, los proveedores tienen un mayor control sobre el entorno operativo del sistema y es más fácil innovar y realizar mejoras, especialmente en cuanto a la facilidad de uso y la experiencia del usuario. Existe una amplia gama de servicios potenciales que, por ejemplo, simplifican las transacciones entre empresas y proporcionan servicios empresariales de valor agregado. También es más probable que estos beneficien a las pymes que tienen menos recursos que las organizaciones más grandes.
En nuestra investigación, se señala que, en promedio, las organizaciones reemplazan a los sistemas ERP cada 10 a 12 años, pero muchas organizaciones demoran más tiempo. Aunque reemplazar un sistema ERP es costoso y desafiante, el equipo de liderazgo sénior, especialmente el director financiero, debe evaluar si un sistema existente aborda las necesidades comerciales y considerar lo que se podría lograr con un nuevo software, especialmente una aplicación basada en la nube.

Para obtener más información, prueba el kit de inicio del Departamento de Finanzas.


Este blog apareció originalmente aquí
Escrito por
Robert Kugel
Robert Kugel
Vicepresidente sénior y director de Investigación del Departamento de Finanzas
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