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Seis nuevas formas para pensar más allá de las filas y las columnas

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La deconstrucción de los datos, un proceso reinventado

De las situaciones problemáticas a las posibilidades, pasar de las hojas de cálculo a los flujos de trabajo no solo mejora la calidad de tu día, sino la trayectoria de tu profesión y la forma en que te orientas al movimiento de los datos. ¿Parecerá desalentador con cada avance o verás tu posición única en esta transformación digital?

Hemos enumerado algunas de las tareas más frecuentes relacionadas con los datos que se realizan en las hojas de cálculo que pueden cambiar con la analítica moderna. Exploremos seis nuevas formas para pensar más allá de las filas y las columnas, y mejorar la miopía de las hojas de cálculo.

N.º 1. ENTRADA 

¿No pueden todas las fuentes de datos simplemente llevarse bien?

La vida como analista de datos debería ser bastante agradable. Después de todo, te pagan para encontrar las pepitas de oro de los insights enterrados en lo profundo de una montaña de datos, y te encanta arremangarte y empezar a cavar. Empiezas abriendo conjuntos de datos. Y más conjuntos de datos. Cada conjunto puede ser de una fuente o un programa diferentes, sobre todo si los datos provienen de distintos departamentos (y si es que logras pasar a través de los guardianes).

Aquí es donde el desorden comienza a acumularse. Aceptar datos con varios formatos no es particularmente fácil en las hojas de cálculo. Para desarrollar un conjunto de datos con los que puedas trabajar, tienes que pelear. Tal vez esta situación no sea tan agradable después de todo.

Además, mientras trabajas para incorporar datos, tienes preocupaciones persistentes en tu mente: ¿estoy añadiendo información duplicada o innecesaria? ¿Perderé algo a raíz de tener archivos en diferentes formatos? ¿Tendré que dejar de lado información importante porque no es compatible con mi conjunto de datos?

Los analistas en todo el mundo deben lidiar con los silos de datos, en los que la información está atrapada en formatos inutilizables y en departamentos aislados. Además, sueñan con el nirvana de los datos: una normalización de datos fluida y perfecta, en la que todos se organizan de forma lógica y coherente.
En uno de los principales proveedores de salud de Estados Unidos, Thomas Hall trabaja junto con varios equipos para analizar las tendencias, el rendimiento y crear informes automatizados. Lee sus hojas de trabajo en el historial de los flujos de trabajo.

Los conjuntos de datos pueden funcionar muy bien juntos.

Existe una forma más fácil de desarrollar y normalizar un conjunto de datos, incluso si trabajas con formatos de archivo incompatibles, conexiones a bases de datos o almacenamientos de datos en la nube. De hecho, las posibilidades de tipos de datos que puedes incluir en tu trabajo son casi infinitas. Simplemente necesitas un punto de partida en el que todos los formatos sean bienvenidos y no se deje ningún dato de lado.

En Alteryx, ese punto de partida se llama “lienzo”. Es visual, es simple y puede cambiar tu vida. Solo tienes que arrastrar y soltar un conjunto de datos de entrada en tu lienzo, localizar el conjunto de datos que estás tratando de importar y seleccionarlo.

Mira una demostración rápida

Ve cómo trabajar con datos en un lienzo para que puedas centrarte en insights revolucionarios, no en la preparación habitual de datos.

Si alguna vez has perdido la mayor parte de un día soleado trabajando para que tu solución de hojas de cálculo fuera compatible con otra fuente de datos, te va a encantar la forma de hacer las cosas de Alteryx. ¿Diferentes estructuras o formatos de archivo? Alteryx ni siquiera se sorprenderá. Puedes acceder a los datos locales desde Excel, Access, XML, SAS, SPSS o MapInfo, al igual que a los datos almacenados en bases de datos o HDFS. 

Alteryx también tiene conectores directos a sistemas de nubes, como Amazon S3, Twitter, Foursquare, Marketo, Salesforce y Microsoft SharePoint, al igual que a otros entornos de Big Data, como Amazon Redshift, Impala y Spark. 

N.º 2. LIMPIAR

Limpieza de datos: donde la alegría desaparece.

El secreto se revela: la tarea habitual de limpieza de datos es donde pasas la mayor parte del tiempo como analista. Cuando llegas a la mejor parte, el “análisis”, te quedas sin energía y sin tiempo. Todavía tienes que realizar el análisis, por supuesto (esperemos que no hayas cometido ningún error). ¿Esta falta de equilibrio es realmente la naturaleza de la limpieza de datos? ¿O es simplemente la naturaleza de las hojas de cálculo?

En las hojas de cálculo, la limpieza es un proceso puramente manual. Analizar, generar columnas, borrar filas, eliminar espacios en blanco, etc., puede llevarte una eternidad y consumirte la vida. Confía en nosotros: sabemos lo que hacemos.

Pero hay un tema más importante para tener en cuenta. Todo eso de cortar, pegar y renombrar no solo lleva una cantidad de tiempo demencial, sino que también es una invitación a cometer errores. Los errores de cálculo o mentales y los registros duplicados en estas primeras etapas pueden hacer que tu análisis se desvíe hacia la dirección equivocada o incluso obligarte a empezar de nuevo.

La integridad de los datos debería ser tu mayor preocupación en la etapa de limpieza. Quieres tener confianza en la exactitud y coherencia de los datos, sin importar a dónde los muevas o cómo cambies su formato, y asegurarte de que el significado no se altere sin querer mientras los limpias.
Practica tus propias habilidades de flujo de trabajo. Acepta el desafío n.º19: localizador de registros de Excel.

Es hora de repensar el enfoque manual.

En lugar de una serie de clics que adormecen la mente y aplastan el alma, ¿qué pasaría si la limpieza de datos fuera una función amplia realizada por herramientas de orden superior? ¿Y si en lugar de mil acciones, solo hicieras una o dos?

El traspaso a Alteryx cambiará de forma significativa el tiempo que dedicas a limpiar datos. No vamos a mentir: es un gran trato.

Puedes crear nuevas columnas, eliminar filas y columnas, y cambiar los tipos de datos con un solo paso en Alteryx, el cual se aplica de forma instantánea a todo el conjunto de datos. También puedes dejar que Alteryx tome el control e interprete de forma automática tus datos, de modo que asignen tipos y tamaños adecuados al contenido. De cualquier manera, ya no es necesario recordar y repetir los cambios de forma manual en varios archivos. Y el historial de lo que hiciste siempre queda ahí, así que nunca más tendrás que volver a empezar de nuevo si te equivocas (en serio).

Este sofisticado enfoque de la limpieza de datos elimina prácticamente los procesos manuales y el error humano, y te da más tiempo para hacer cosas más importantes.

N.º 3. UNIR

Lo que el analista ha unido, que no lo separe el hombre.

En este punto es donde las cosas empiezan a ponerse interesantes, o atemorizantes, dependiendo de cuánta confianza tengas en la combinación y la adición de datos desde hojas de trabajo separadas. Unir conjuntos de datos siempre significa alterar el material original. Si tienes suerte, pasarás esta etapa sin dañar accidentalmente tu conjunto de datos. Si no es así, hay que volver al punto de partida.

Como en la mayoría de los pasos para procesar datos en hojas de cálculo, las acciones necesarias para unir conjuntos de datos son increíblemente tediosas. ¿Somos solo nosotros, o repetir “BUSCARV” es una receta para enloquecerse?

El problema de combinar datos a la antigua es que las hojas de cálculo no son agnósticas. Los programas de hojas de cálculo solo reconocen su formato preferido y no pueden salir de ese formato sin una entrada directa que debes ingresar a través de herramientas manuales como BUSCARV o INDEX MATCH. Una vez que comienzas a agregar varios campos y hojas, las probabilidades de error se multiplican.
Se disfrutan más de 1.900 millones de bebidas Coca-Cola por día a nivel mundial. Coca-Cola usa Alteryx para destapar el valor de la avalancha de datos. Obtén más información.

Hay una mejor manera de combinar datos.

¿Qué tal si tu programa pudiera simplemente combinar los datos por ti para que no tuvieras que perder tiempo preocupándote por el formato? ¿Y si pudieras hacer un seguimiento de todo lo que hiciste para que siempre puedas volver atrás y deshacer cambios?

Un conjunto de herramientas muy sencillas en Alteryx (Apilar, Buscar y reemplazar, y Unir) te ofrece toda la funcionalidad de combinaciones de tu antiguo programa de hojas de cálculo, pero con un nuevo y brillante conjunto de capacidades creativas que ni siquiera sabías que necesitabas. Puedes rastrear y volver sobre tus pasos a cualquier punto de tu flujo de trabajo en cualquier momento, así como hacer un seguimiento hasta tu punto de partida si lo necesitas.

Combina varias hojas basadas en el nombre del campo y mantén la posición de cada columna. O cambia el orden de las columnas si lo deseas. Une dos flujos de datos con un campo común mediante una unión interna o externa.

De hecho, reúne los datos de la forma que quieras. Si dejas que Alteryx haga la mayor parte del trabajo, puedes pasar directamente a analizar tu conjunto de datos en detalle.

N.º 4. TRANSFORMAR

¿Alguna vez te has olvidado de un filtro? Lo entendemos.

Para descubrir el significado más profundo de los datos, necesitas verlos a través de tus propios parámetros elegidos con buen criterio. Para hacer esto en las hojas de cálculo, filtras, ordenas y pivotas para transponer y reordenar los datos exactamente de la manera que deseas. Esas no son necesariamente tareas difíciles, pero aun así deben hacerse de forma manual.

Puedes utilizar el portapapeles y deshacer hasta un punto anterior en el proceso de transformación de datos, pero ¿realmente vas a confiar en este proceso manual y propenso a errores?

El proceso de transformación de datos en las hojas de cálculo puede ser frustrante y te puede consumir mucho tiempo personal, pero la mayor preocupación es que los campos de datos ocultos y los filtros olvidados pueden terminar costándole mucho dinero a tu empresa. Cuando terminas un análisis, ¿cuánta confianza tienes en que nada se ha perdido en el camino? ¿Apostarías tu trabajo en esto?

El siglo XXI nos llama.

Si realizas funciones habituales de transformación de datos con herramientas altamente inteligentes, puedes reducir los errores y el riesgo, mientras te desenvuelves en la parte más interesante de tu trabajo.

Las herramientas de orden, transposición y tabulación cruzada de Alteryx te permiten organizar y pivotar tus datos en muchas direcciones diferentes de forma automática, lo que te da la posibilidad de ver el panorama general rápidamente. Y al usar estas herramientas en los flujos de trabajo, siempre puedes volver al punto de partida y dar cuenta de los pasos. Poder explicar tu metodología, y cambiar de opinión sobre la marcha no tiene precio.

¿Cómo compararíamos la transformación de datos en hojas de cálculo con la transformación de datos en flujos de trabajo? No lo haríamos. Es como comparar un teléfono a disco de los años 50 que tiene una función con un nuevo teléfono inteligente que puede hacer mil cosas diferentes. Cuando se trata de establecer una estrategia de progreso para la metodología de datos, los flujos de trabajo son la diferencia entre una organización aislada y una con una verdadera cultura de analítica.
Una importante cadena de comida rápida está por ser parte del siguiente capítulo del éxito basado en datos. Obtén más información sobre su proceso de desarrollo analítico.

N.º 5. CALCULAR

¿Te frustran las fórmulas? Es de suponer.

Hagamos algunos cálculos, ¿te parece? Las hojas de cálculo se generan para calcular fórmulas lógicas con el uso de las instrucciones IF, las cuales son bastante fáciles de configurar. Pero aplicar esas fórmulas en todas las situaciones que deseas es algo muy distinto.

Cuando se aplican las fórmulas, se guarda mucha información en la memoria sobre lo que estás haciendo y cómo llegaste allí. Cortar y pegar fórmulas comienza a ser algo impreciso. ¿Dónde pusiste ese conjunto de filas que pensabas que no ibas a usar? ¿Aplicaste esa fórmula en todos los lugares donde se suponía que debía ir? Espera: ¿escondiste algunas celdas? ¿Qué pasó con todas las cosas en tu portapapeles? ¿Eran importantes?

¡Ay!

Es mejor fijarlo y olvidarlo.

Establecer una fórmula una vez, con una sola herramienta, y aplicarla exactamente donde quieres es una solución mucho mejor que aplicar fórmulas de forma manual por todos lados y tratar de recordar lo que hiciste.

La herramienta de fórmulas de Alteryx es un potente procesador: con una sola acción, puedes añadir un campo a una tabla de entrada o crear o actualizar campos de datos basados en una expresión o una relación. Si se añade, se saca o se altera algo, el flujo de trabajo muestra qué, cuándo y dónde, de modo que siempre haya una opción para volver hacia atrás y repensar la decisión.

En Alteryx, los datos, la lógica y la ejecución existen en capas separadas. Esto significa que puedes tomarte un tiempo para planificar tu lógica antes de ejecutarla, y ningún dato se dañará una vez que la ejecutes. Si algo cambia o si se añaden nuevos registros, tu lógica se aplicará automáticamente, por lo que puedes estar seguro de tus resultados.

La magia de la analítica de autoservicio

  • ¿Tabulaciones cruzadas de forma manual? De ninguna manera.

  • ¿Fórmulas manuales? Ya no más.

  • ¿Resumen manual? Innecesario.

Pasa a la mejor parte de inmediato: analizar.

Otra preocupación tachada de la lista. Es increíblemente liberador.

N.º 6. AGREGAR

¿Escribes tan rápido como piensas?

El poder descriptivo y predictivo de los datos está en la agregación; es donde se revelan los secretos. Pero resumir los datos en hojas de cálculo exige el uso de tablas dinámicas, por lo que continúas con un solo enfoque a medida que descubres los insights clave y entregas los resultados. Ver los datos a través de una sola lente pone en juego tu agilidad y exactitud en la fase final del análisis, y te impide poder responder a todas las preguntas difíciles que se le ocurren a tu jefe.

Y, además, está la dificultad técnica de trabajar con conjuntos de datos extremadamente grandes. A veces tu sistema no puede manejar la carga cuando necesitas cambiar los parámetros, las posiciones o replantear las suposiciones, y es entonces cuando el círculo de la muerte de la hoja de cálculo aparece en el panorama.

El resumen de datos manual siempre estará limitado por la velocidad de los dedos, las capacidades de la solución de la hoja de cálculo y la potencia del sistema informático. Y lo que consigues te permite ver solo una parte de los resultados a la vez, no toda la situación.

Si estás impaciente con estas limitaciones una vez que llegas a la cima de tu análisis, ¿quién puede culparte? Cuando los pasos manuales del procesamiento de datos van más lento que tus ondas cerebrales, puedes perder muchas ideas valiosas.

Libera tu gran y hermosa mente.

Lo que necesitas es una potente herramienta de resumen que pueda ofrecer varios resultados y vistas de forma automática, y que te permita explorar los valores atípicos, encontrar patrones y hacer preguntas más profundas tan pronto como se te ocurren.

La herramienta de resumen en Alteryx procesa los datos instantáneamente para que puedas ver muchas vistas a la vez, lo que acelera tu tiempo para obtener un impacto. ¡Ya no necesitas crear tablas dinámicas! Agrupa los datos y, luego, realiza la cantidad de cálculos que quieras en cualquier campo que desees, incluidas las funciones más avanzadas que no se encuentran en las hojas de cálculo, como el análisis financiero, numérico, espacial y de comportamiento.

Por último, puedes entregar grandes y variados insights, insights en los que confías, a tiempo y vinculados al objetivo. Ahora, ¿puedes visualizar toda la situación?

NO TE MUEVAS.

MIRA

Escucha lo que dice Aimpoint Digital sobre cómo comenzar con la analítica de autoservicio en este video. Es perfecto para aquellos que son nuevos en Alteryx Designer y buscan una breve descripción general y razones para comenzar.

ENTRENA

Prueba el entrenamiento a pedido diseñado para usuarios de hojas de cálculo.

Escrito por
Shane Remer
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