Ayvens Bank acelera el cierre de fin de mes con Alteryx

Para los equipos de finanzas, el cierre de fin de mes suele comprimir cada ineficiencia en un solo período de gran importancia. Exportaciones desconectadas, pasos de conciliación manual y hojas de cálculo ensambladas con memoria institucional en lugar de lógica. En Ayvens Bank, ese patrón era familiar y el equipo sabía que tenía que cambiar.

Al trabajar con Alteryx e Infotopics, Ayvens Bank reconstruyó el proceso desde cero. El resultado fue una generación de informes automatizada, integrada y a prueba de auditorías que ha cambiado fundamentalmente la forma en que opera el equipo de finanzas y lo que ahora es capaz de hacer.

Generación de informes limitada en el sistema bancario central

Finanzas en Ayvens Bank tiene un amplio mandato. Junto con la administración financiera tradicional, el equipo está a cargo de la analítica y la inteligencia empresarial (BI) para toda la organización.

“Dentro de finanzas, analizamos datos todos los días. Por lo tanto, tenía sentido que la analítica y la BI en Ayvens estuvieran dentro de nuestro equipo”, dijo Anna Kravets, Directora de Finanzas en Ayvens Bank. “Sin embargo, la generación de informes de nuestra plataforma bancaria central estaba llegando a sus límites”.

Ayvens adoptó Ohpen como su sistema bancario central hace varios años. Si bien la plataforma admitía las operaciones bancarias centrales, no estaba diseñada para ofrecer la flexibilidad en la generación de informes financieros que Ayvens Bank necesitaba en su entorno específico.

Eso generaba fricción donde la precisión era más importante: el cierre de fin de mes. El proceso dependía de extraer datos de Ohpen, unir manualmente las exportaciones, validar cifras, crear respaldos y generar un conjunto final de informes; todo bajo un riguroso control regulatorio. Cada paso era manual, conllevaba riesgos y costaba tiempo.

El cumplimiento regulatorio sumaba otra capa de urgencia. En las instituciones financieras, la precisión y la trazabilidad de cada cifra importan. Los informes de respaldo deben estar conciliados, los totales deben coincidir con los datos subyacentes y todo el proceso debe ser reproducible.

Crear un pipeline controlado para obtener resultados listos para finanzas

Ayvens Bank se asoció con Infotopics para rediseñar el proceso de generación de informes con Alteryx. “Alteryx se alineó con nuestra visión y cumplió con nuestros requisitos de cumplimiento. Nos dio la flexibilidad en la generación de informes que no podíamos lograr a través de nuestra plataforma bancaria central”, mencionó Kravets.

La solución se centró en un conjunto de flujos de trabajo de Alteryx diseñados específicamente para extraer datos de Ohpen, transformarlos en una estructura orientada a las finanzas y generar los informes necesarios para el cierre de fin de mes, incluidos el balance general del libro mayor y los estados de pérdidas y ganancias.

El equipo comenzó con una secuencia deliberada. Primero valida, luego modela y después construye la lógica. “Comenzamos con la validación y las pruebas, asegurándonos primero de que los datos fueran correctos, luego modelándolos y solo después construyendo la lógica y los resultados”, contó Gijs Reysoo, Consultor de Infotopics. “Esa es la única forma de generar confianza en tus cifras”.

La segunda era una tabla de asignación central. En lugar de mantener múltiples flujos de datos fragmentados, todas las fuentes e ID se conectaron a través de una sola capa. Esto garantizó una consolidación consistente en todos los informes, ya fuera el balance general del libro mayor o un documento de respaldo en etapas posteriores. También hizo que todo el sistema fuera auditable: una sola tabla de asignación significa un solo lugar para revisar cuando algo no parece estar bien.

Se integraron pruebas exhaustivas en cada etapa como un principio fundamental de diseño, porque en un entorno regulado, la confianza en los números tiene que ganarse, no asumirse.

Tiempo recuperado, menos errores y una única fuente de verdad

Las cifras cuentan parte de la historia. Se ahorran cuatro horas al día en la preparación de informes y se recuperan dos días enteros cada mes de las actividades manuales de cierre de fin de mes. Para un equipo de finanzas reducido con mucho que cubrir, es un cambio significativo en lo que el equipo realmente puede hacer.

Pero la victoria más grande es estructural. El equipo de finanzas ahora opera con una única fuente de verdad para todas las cifras financieras. Los informes son consistentes, los respaldos se concilian y todo el proceso es reproducible bajo demanda, lo cual es sumamente importante cuando llaman los reguladores.

Los puntos de contacto manuales se han reducido drásticamente, lo que significa menos oportunidades para que se filtren errores humanos. Los flujos de trabajo se encargan de las tareas pesadas: extraer, validar, modelar y generar resultados, con controles y verificaciones integrados en cada etapa.

Una base creada para más que el cierre de fin de mes

La arquitectura que construyó Infotopics fue deliberadamente escalable. Ahora, el mismo pipeline que impulsa el cierre mensual se está aplicando a otros procesos internos: análisis de campañas, monitoreo de flujos de caja entrantes y salientes, y más.

Infotopics también está ayudando a Ayvens Bank a traducir los resultados de Alteryx en paneles de control para extender el alcance de los datos más allá del equipo de finanzas y ponerlos en manos de los stakeholders de toda la organización. Lo que comenzó como un proyecto interno de eficiencia se está convirtiendo en una capacidad de analítica que beneficia a toda la empresa.

Ayvens Bank está creciendo con nuevas iniciativas, nuevos desafíos de datos y nuevas solicitudes que llegan con regularidad. La base impulsada por Alteryx que han construido significa que ya no empiezan de cero cada vez, sino que amplían sobre algo sólido.

Infotopics es un socio empresarial de datos de servicio completo con más de 20 años de experiencia en ayudar a organizaciones a convertir datos en insights accionables y valor empresarial. Sus consultores certificados se especializan en tecnologías como Alteryx, Tableau, Snowflake y Matillion, y ayudan a clientes con cuestiones como estrategia de datos, implementación, analítica, automatización, capacitación y adopción.