Ryohin Keikaku Co., Ltd. opera tiendas minoristas centradas en la marca MUJI y, además, se encarga de la planificación, el desarrollo, la fabricación, la venta al por mayor y la comercialización de productos. La empresa administra 1,029 tiendas en todo el mundo, con 479 tiendas en Japón y 550 tiendas en el extranjero, respectivamente (a agosto de 2020).
Ryohin Keikaku implementó Alteryx, la solución japonesa de análisis de datos de autoservicio, porque querían expandir globalmente el uso de la característica de creación de informes de Tableau, una característica que antes solo se había utilizado en Japón.
Alteryx hace posible el procesamiento de datos y los cambios lógicos incluso en ausencia de empleados con experiencia en áreas como la programación, lo que contribuye a la expansión global de la empresa.
MUJI debutó por primera vez en diciembre de 1980 como una marca privada del Grupo Seiyu con una gama de 40 productos. Ryohin Keikaku se independizó del Grupo Seiyu en 1989, y se convirtió en fabricante y minorista de MUJI que es responsable de todo, desde la planificación, el desarrollo y la fabricación de productos hasta su distribución y ventas. La línea de productos ahora se ha expandido para abarcar aproximadamente 7,000 artículos que satisfacen las necesidades diarias, lo que incluye ropa, artículos para el hogar y alimentos. Ryohin Keikaku también opera 1,039 tiendas, tanto dentro de Japón como a nivel internacional, lo que incluye tiendas MUJI, restaurantes e IDÉE, etc. (a agosto de 2020).
En 2017, la empresa incorporó Tableau como herramienta de BI (inteligencia empresarial) para visualizar y analizar diferentes tipos de datos, incluida la información de clientes y los resultados de ventas, con el fin de analizar métricas de ventas. Ryohin Keikaku usó un programa central del sistema en sus departamentos de ventas y productos para crear métricas para su uso con Tableau y generar informes. A medida que todo seguía según lo planeado en 2018, el deseo de usar los informes que se estaban utilizando en Japón en el extranjero se afianzó más.
“Había dos miembros del personal, entre los que me incluyo, que participamos en la presentación de Tableau. Hubo muchos informes en curso y también enfrentamos algunos desafíos en el área de mantenimiento. Aun así, la cantidad de recursos humanos disponibles para aumentar el número de tiendas que utilizaban este software era lamentablemente insuficiente”. (Ryohin Keikaku)
El proyecto de reconstrucción del sistema global empezó a pesar de los problemas relacionados con la falta de recursos humanos idóneos.
Como parte de este proyecto, Ryohin Keikaku decidió implementar los nueve tipos de informes que se utilizaban en Japón en todos sus distribuidores del grupo en el extranjero. El objetivo era tomar decisiones de gestión con KPI globales estandarizados. En ese momento, surgieron las dos cuestiones siguientes.
Desafíos iniciales:
Por eso, Ryohin Keikaku decidió incorporar Alteryx como una herramienta para generar de manera eficiente datos intermedios para su uso con Tableau, incluidos los distribuidores en el extranjero. De esta manera, evitó sobrecargar los recursos de desarrollo del sistema central.
“Incluso antes de eso, había solicitudes frecuentes para mejorar la generación de informes, y queríamos poder ocuparnos de esto a nivel interno a fin de poder responder rápidamente a las revisiones lógicas. Después de compararlo con otros productos, decidimos optar por Alteryx porque determinamos que era una solución que nos permitiría manejar el procesamiento de datos y los cambios lógicos, incluso sin personal con conocimientos de programación”. (Ryohin Keikaku)
En la fase inicial, Ryohin Keikaku concentró su adopción de Alteryx en el análisis global de las mercancías. En etapas posteriores, el ámbito de uso de Alteryx se amplió a la administración de previsiones y al análisis financiero en la contabilidad de gestión. Los análisis de los KPI estandarizados globalmente se aplicaron durante el análisis global de mercancías y los insights se visualizaron en Tableau. Como parte de la tercera fase de su incorporación, Ryohin Keikaku está trabajando en la actualidad en el uso de Alteryx para analizar a los miembros de la aplicación.
Si bien no hubo obstáculos técnicos para su incorporación, los costos que esta implicó dieron lugar a nuevos gastos adicionales. Aunque la empresa siente el peso de esos gastos, en general, la incorporación de Alteryx fue acertada para la empresa desde el punto de vista de la rentabilidad. Un año y dos meses después de su adopción, la valoración actual de Ryohin Keikaku sobre Alteryx es la siguiente.
Evaluación posterior a la incorporación de Alteryx
La incorporación de Alteryx ha aportado muchas otras ventajas.
“Cuando queremos consultar los informes generados por Tableau para comprobar los datos brutos de los KPI, Alteryx es muy útil porque nos permite seleccionar los datos fácilmente. Esta es una de las muchas ventajas de Alteryx que hemos notado desde su incorporación”. (Ryohin Keikaku)
Ryohin Keikaku began using the “Gallery” feature on Alteryx Server one year after introducing it in the company. A simple API was created for uploads that were then opened up to Corporate Planning Department staff responsible for employee number management and individual store investment plans. Now, each party can easily upload data for reports. Alteryx has also made things more streamlined by allowing them to run column comparisons and existence checks between master and .csv files when uploading, as well as by allowing us to make checks for redundant records within the .csv file.
“Sin embargo, se presentaron desafíos. Uno de los desafíos que enfrentamos fue el aumento de complejidad en algunas partes del flujo de trabajo al decidir priorizar la migración directa del programa del sistema central al flujo de trabajo de Alteryx, debido a la necesidad imperiosa de expansión global. Queremos realizar algunos ajustes para agilizar y optimizar el flujo. Otro problema es que damos por hecho que el negocio se expandirá. Los datos vinculados de diferentes zonas horarias provenientes de múltiples distribuidores en el extranjero se procesan actualmente en paralelo en ocho núcleos por tipo de informe y distribuidor. A medida que vayamos avanzando, suponemos que habrá un aumento en los tipos de informes y distribuidores, sumado a un alcance de uso más amplio para Tableau. Por lo tanto, estamos analizando cómo utilizar de manera eficiente los recursos del servidor y las licencias de desarrollo”. (Ryohin Keikaku)
Ryohin Keikaku ha expresado su deseo de analizar los comentarios de los clientes además de las métricas de ventas. Dado que la cantidad y los tipos de datos que se manejan deberán incrementarse para lograr esto, Ryohin Keikaku también ha hablado sobre sus planes para optimizar los flujos de trabajo y los recursos del servidor.
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