CASO DEL CLIENTE
Región: América del Norte
Industria: comercio minorista y bienes de consumo
Departamento: Finanzas
Información sobre la empresa:
Sunbelt Rentals es una empresa internacional de alquiler de equipos con redes nacionales en América del Norte y el Reino Unido. Sunbelt alquila una gama completa de equipos industriales y de construcción para una amplia variedad de aplicaciones a una diversa base de clientes.
Sunbelt Rentals sabe cómo crecer. A través de décadas de adquisiciones y expansión, la empresa construyó una de las operaciones de alquiler de equipos más extensas de América del Norte, en los EE. UU., el Reino Unido y más allá. Con esa escala llega una complejidad heredada: los sistemas desconectados, los flujos de trabajo manuales arraigados y los procesos institucionales eran lo suficientemente eficaces para mantener el ritmo, pero no estaban diseñados para la velocidad que exige una empresa moderna.
El liderazgo de Sunbelt reconoció la necesidad de construir una capa de analítica automatizada, una que pudiera conectar sistemas aislados, automatizar el trabajo repetitivo, poner los datos en manos de cada usuario de negocio y seguir el ritmo de la transformación que ya estaba en marcha en todo su stack tecnológico.
Sunbelt tenía la base de una gran organización de datos con una profunda experiencia operativa y equipos con larga trayectoria. Aunque el conocimiento institucional era una fortaleza, también significaba que muchos procesos habían funcionado de la misma manera durante 20 años, a menudo de forma manual, en Excel y dependiendo de conocimientos antiguos.
En finanzas, contabilidad, impuestos, operaciones y flota, los equipos extraían datos de fuentes SQL dispares y armaban informes manualmente en Excel. Los procesos que consumían mucho tiempo también creaban riesgos en finanzas, donde el cumplimiento de la ley SOX no es negociable. Sin flujos de trabajo gobernados, la auditabilidad era inconsistente, el linaje de datos no estaba claro y la escalabilidad era imposible.
LaShell Estes, Directora de Tecnología y Transformación Financiera, tenía experiencia en crear una cultura de datos y automatización desde cero en una empresa anterior. Se incorporó a Sunbelt con el objetivo de empoderar a los usuarios comerciales para que usaran la tecnología en sus procesos cotidianos y mejoraran la eficiencia en toda la empresa.
Su herramienta fundamental de preferencia era Alteryx. “Alteryx va a tomar esos procesos manuales que haces en Excel, que son repetibles, y realmente va a aportar sinergia, documentación, eficiencia y velocidad”, dijo Estes.
La estrategia de transformación de Sunbelt se centró en la habilitación, la gobernanza y la asociación interfuncional. Estes describe a Alteryx como el “núcleo” de una solución híbrida que reúne a Power Automate, Power BI, Power Apps, Databricks y otros sistemas, y ayuda a los equipos a ingresar datos, prepararlos, analizarlos y entregar resultados donde el negocio los necesita.
Estes también sabía que la transformación y la automatización a medida generalizadas requerían una estrategia deliberada. Ella ancló el enfoque en cuatro pilares:
La primera prioridad fue la alineación ejecutiva y de TI. Sunbelt contaba con un fuerte patrocinio del Director de Finanzas, pero Estes sabía que la transformación solo escalaría si finanzas, TI y el negocio se movían en la misma dirección. Eso significaba posicionar a Alteryx como una forma de ayudar al negocio a ayudarse a sí mismo, mientras se mantenía a TI enfocada en las prioridades empresariales, la seguridad y la gobernanza.
Sunbelt también invirtió mucho en capacitación y certificación. Cuando Estes comenzó, Sunbelt tenía 27 licencias de Alteryx. En cinco meses, la empresa había crecido a 325 usuarios habilitados y alrededor de 80 certificaciones.
Sunbelt impulsa la habilitación a través de capacitaciones, horarios de consulta y alianzas que ayudan a definir los módulos de entrenamiento y acelerar la adopción. “No basta con darles a las personas una herramienta y esperar que la usen”, dijo Estes. “Tienes que enseñarles a usarla dándoles la capacitación para desarrollar las habilidades”.
Con los usuarios capacitados y las oportunidades identificadas, Sunbelt comenzó a implementar sprints de automatización de ocho a doce semanas para ayudar a los equipos a convertir procesos manuales y repetibles en flujos de trabajo automatizados que generan valor rápidamente. Algunas automatizaciones son simples. Otras son más complejas. Juntas, ayudan a crear lo que Estes llama una “mentalidad de automatización”.
Estes dice que considera cada flujo de trabajo como un activo reutilizable. “El objetivo es aprovechar lo que la gente ya está haciendo”, dijo Estes. “Al documentar y compartir las automatizaciones, podemos ayudar a los equipos a construir a partir de flujos de trabajo que ya existen”.
Debido a que muchos casos prácticos iniciales apoyaban a finanzas y contabilidad, el cumplimiento de SOX tuvo que integrarse desde el principio. Sunbelt estableció un Alteryx Server dedicado para flujos de trabajo de SOX y creó un proceso de ServiceNow de soporte para ayudar a administrar los controles, la documentación y la gobernanza.
La infraestructura de gobernanza construida alrededor de ese servidor, controlando el acceso, documentando los flujos de trabajo y haciendo seguimiento del linaje de datos mediante la telemetría de Alteryx, se convirtió en la base de todo lo que vino después.
Los resultados llegaron rápidamente y provinieron de los lugares que más le importaban al negocio.
En impuestos y contabilidad, las automatizaciones vinculadas directamente al calendario de cierre redujeron de manera radical el tiempo dedicado a cálculos recurrentes, preparación de asientos contables y ensamblaje de datos. Un proceso de generación de informes que anteriormente tomaba seis días se redujo a seis segundos. El equipo documentó más de USD 2 millones en valor de analítica impulsado a través de Alteryx, una cifra que continúa creciendo a medida que se incorporan nuevos departamentos.
En operaciones, el equipo de flota solía extraer datos y recopilar informes una vez al mes. Gracias a que Alteryx ahora automatiza ese flujo de trabajo, ahora lo ejecutan todas las semanas. “Si tenemos un activo que no funciona, en lugar de esperar 30 días para notificar a nuestros proveedores que necesitamos repararlo, ahora podemos realizar esa notificación cada semana”, señaló Estes. Ciclos de reparación más rápidos significan una mayor disponibilidad de activos e ingresos directamente recuperables.
El cambio en la confianza del equipo ha sido tan notable como las cifras. “Los equipos ahora dedican su tiempo a lo que quieren, no a las cosas mundanas solo para hacer la tarea”, dijo Estes. “Las personas tienen confianza en cuál es su trabajo, cuál es el producto de su trabajo y el valor que están entregando”.
La siguiente etapa de Sunbelt está enfocada en la escala. A medida que la empresa continúa su recorrido con Databricks, Estes considera que Alteryx One desempeña un rol clave al conectar datos en la nube, IA y analítica gobernada en una única plataforma.
Esa visión incluye aprovechar Live Query con Databricks, expandir el uso de Auto Insights y explorar el aprendizaje automático, la funcionalidad de aplicaciones y las herramientas de IA. Para Estes, Alteryx One ofrece la flexibilidad de integrar datos en la nube en los procesos empresariales de manera más fluida, al tiempo que mejora la gobernanza sobre cómo los equipos utilizan los datos.
Una de las primeras oportunidades de IA está en el impuesto de uso. Sunbelt ya automatizó parte del proceso de cálculo del impuesto de uso en Alteryx, extrayendo los detalles de las facturas mediante una API. El siguiente paso es utilizar las herramientas de IA de Alteryx para leer archivos PDF, determinar si se pagó el impuesto de uso, extraer el monto relevante y eliminar la necesidad de que alguien revise manualmente miles de facturas cada semana.
Sunbelt también sigue desarrollando su comunidad interna de automatización. El consejo de Estes es simple: crea tu comunidad, capacita a tus usuarios, gobierna desde el principio y construye para escalar en el futuro. La automatización no se puede forzar. Pero una vez que los equipos experimentan el valor, el impulso crece.
Sunbelt pasó de 27 usuarios con licencia a 325 profesionales certificados de Alteryx, creando capacidad de analítica en finanzas, impuestos, operaciones y flota sin aumentar el personal. Las capacidades de analítica de autoservicio comprimen los tiempos de ciclo y amplían directamente el margen disponible de cada función.
Sunbelt implementó un Alteryx Server dedicado para flujos de trabajo sujetos a SOX, integrado con ServiceNow para el control de cambios, estableciendo un linaje de datos determinista y acceso basado en roles en todos los procesos regulados. La telemetría de Alteryx reemplaza los registros manuales inconsistentes con registros de auditoría continuos, lo que reduce el riesgo de cumplimiento y el costo de la remediación durante las auditorías externas.
Alteryx One conecta Power BI, Power Automate, Power Apps y Databricks a través de una única capa de automatización gobernada, lo que maximiza el retorno de las inversiones existentes y elimina las integraciones redundantes. A medida que Sunbelt avanza en su hoja de ruta de IA, la base de flujo de trabajo gobernada permite implementar nuevas capacidades más rápido y con un menor costo marginal.
Región: América del Norte
Industria: comercio minorista y bienes de consumo
Departamento: Finanzas
Información sobre la empresa:
Sunbelt Rentals es una empresa internacional de alquiler de equipos con redes nacionales en América del Norte y el Reino Unido. Sunbelt alquila una gama completa de equipos industriales y de construcción para una amplia variedad de aplicaciones a una diversa base de clientes.