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Guía de Alteryx para usuarios de Excel
Trabajar con datos en Excel puede ser simple, pero también puede ser desafiante y requerir mucho tiempo, especialmente cuando se trabaja con varias fuentes y formatos de datos. Los datos se deben ajustar en filas y columnas, tienen limitaciones de tamaño y la unión de datos de varias hojas de cálculo requiere fórmulas complejas que dejan los resultados expuestos a errores. Además, cada vez que los datos cambian, debes repetir cada paso del proceso de preparación y combinación de datos nuevamente.
Alteryx adopta un enfoque diferente con un entorno basado en el flujo de trabajo que te permite preparar, combinar y analizar datos a partir de varios tipos y fuentes de datos, incluidos los datos no estructurados. Y dado que pasas tu tiempo construyendo un flujo de trabajo repetible que documente exactamente cómo trabajas con datos, simplemente debes volver a ejecutar el flujo de trabajo cada vez que tus datos cambian, lo que genera menos tiempo dedicado a analizar datos, menos errores y una mayor coherencia.
Hemos enumerado algunas de las tareas más comunes de datos que muchos analistas intentan realizar en Excel. También, te mostramos cómo se haría con Alteryx. Estos ejemplos tienen como objetivo ayudar a los usuarios de Excel a comprender cómo trasladar sus conocimientos de Excel a una herramienta y un entorno de flujo de trabajo de Alteryx.
Para obtener más información sobre cómo Alteryx puede ayudar a empoderar a los usuarios de Excel, descarga el libro digital Una guía radical para el dominio del análisis de datos para usuarios de hojas de cálculo. Luego, descarga la prueba gratuita de Alteryx.
Entrada
Cómo abrir archivos
En Excel
En Alteryx
Para abrir el programa Excel, haz clic en Archivo y, luego, en Abrir.
Para acceder a los datos en Alteryx, puedes arrastrar y soltar una herramienta Entrada de datos en el lienzo, buscar la base de datos y seleccionarla. Luego, haz clic en la lista desplegable Conectar un archivo o Base de datos, en la sección de configuración.
Busca la carpeta en donde se encuentra el archivo y, luego, haz clic para abrirlo.
Luego, busca tu archivo donde sea que esté ubicado.
En Excel
En Alteryx
Excel puede abrir una cantidad limitada de datos estructurados de archivos locales.
Alteryx ofrece a los usuarios una amplia gama de acceso a datos de varias fuentes y estructuras de datos. Con la herramienta Entrada de datos, los usuarios pueden acceder a los datos de forma local desde Excel, Access, XML, SAS, SPSS, MapInfo, así como los datos almacenados en bases de datos o HDFS.
Además, Alteryx tiene conectores directos para acceder a los datos almacenados en sistemas de nube como Amazon S3, Twitter, Foursquare, Marketo, Salesforce y Microsoft Sharepoint, además de otros entornos de Big Data como Amazon Redshift, Impala, Spark y otros.
Los tipos, las fuentes y la estructura de los archivos se pueden expandir si se accede a datos de la Web, texto y muchas otras fuentes datos.
Cómo abrir varios archivos de una carpeta
En Excel
En Alteryx
En Excel, si una carpeta tiene varios archivos del mismo tipo (por ejemplo, .CSV), debes seleccionar uno a la vez, y cada archivo se abrirá en una hoja de trabajo separada.
En Alteryx, arrastra la herramienta Entrada al lienzo, localiza la carpeta e inserta un comodín (*). En este caso, traeremos dos archivos .CSV. Con la herramienta Entrada, busca el directorio y el archivo que necesitas. En este caso, es POS_Data. Luego, una vez que tengas el archivo POS_Data, ve a la sección de configuración y edita la ruta del directorio agregando un (_*.csv). Esto juntará todos los archivos .CSV en el mismo directorio y lo hará, siempre y cuando tengan la misma estructura y formato de tabla.ding a (_*.csv). This will bring in all of the .CSV files in the same directory and join together as long as they are the same table structure and format.
Limpiar
Cómo cambiar el nombre de las columnas
En Excel
Cambiar el nombre de las columnas en Excel es rápido y fácil. Solo debes hacer clic en la celda de la columna y cambiar el nombre.
En Alteryx
En Alteryx también es fácil. Utiliza la herramienta Seleccionar y simplemente cambia el nombre del campo por el que desees.
Cómo cambiar tipos de datos
En Excel
En Alteryx
Si deseas forzar a Excel a considerar los números como una cadena, puedes anteponer un apóstrofo (‘) a los números, o puedes seleccionar las celdas o columnas y, luego, ir al menú “Formato de celdas” para ver y establecer otros tipos de información, como monedas, fechas, etc.
En Alteryx, la herramienta Seleccionar te permite cambiar el tipo de dato al formato que desees.
Además de la herramienta Seleccionar, puedes utilizar la herramienta Campo automático. Como su nombre lo indica, esta herramienta puede interpretar los datos y asignar el tipo y tamaño apropiado para el contenido. Esto es especialmente útil para los campos que contienen cadenas de texto.
Algunas conversiones son un poco más complejas. Las fechas pueden ser complejas, porque es posible que la herramienta Seleccionar no pueda comprender el formato de fecha que prefieres. Para mejorar esto, hay una herramienta Fecha y hora específica.
Cómo eliminar columnas
En Excel
En Alteryx
Para eliminar una columna usada en un campo calculado, debes copiar y pegar los valores antes de eliminar los originales, de lo contrario la fórmula será errónea.
En Alteryx, esto no es un problema. Solo usa la herramienta Seleccionar y desmarca la casilla junto a todo lo que no necesites o quieres ocultar, y se eliminará de tu flujo de trabajo sin afectar las fórmulas.
Cómo eliminar filas
En Excel
En Alteryx
Esta puede ser una selección manual en Excel o necesitarás utilizar un filtro rápido para encontrar lo que no necesitas.
Si puedes enumerar los criterios, puedes utilizar la herramienta Filtro. Si es complicado, puedes usar una fórmula para generar expresiones SI o usar la función de cambio ().
Cómo crear nuevas columnas
En Excel
En Alteryx
La forma más común de crear nuevos campos en Excel es insertar una columna nueva, el nombre la columna y escribir una fórmula si es necesario.
En Alteryx, en lugar de insertar una columna en la tabla, simplemente agrega un nuevo campo de salida a tu flujo de trabajo con la herramienta Fórmula. Simplemente escribe en el nuevo campo (Objetivos de valor en este caso), y el nuevo campo se calculará en cada fila.
Sugerencia 1: si necesitas concatenar con el nombre y apellido en conjunto, usa una fórmula con el símbolo +. La mayoría de las otras fórmulas basadas en texto utilizan el mismo nombre y la misma sintaxis, por ejemplo, izquierda () o derecha (). El manual de Alteryx (presiona F1) te ayudará a identificar las que no lo hacen.
Sugerencia 2: si divides un campo con un formato regular (por ejemplo, dividir un campo de dirección separado por comas), usa la herramienta Texto a columnas.
Fórmulas/cálculos
Instrucción IF
En Excel
En Alteryx
Todos usan la instrucción IF en Excel. Es una de las funciones de toma de decisiones más populares en la plataforma. Para crear una nueva columna Potencial de ventas que te permite realizar puntuaciones como alta, media o baja, usa esta instrucción IF en Excel:
=IF(V2>2500, “High”, IF(V2>1499, “Medium”, “Low”))
La herramienta Fórmula es un procesador de datos y fórmulas potente. Úsala para agregar un campo a una tabla de entrada para crear nuevos campos de datos basados en una expresión o relaciones de datos, o actualizar un campo existente según las mismas instalaciones. Para crear la misma instrucción IF en Alteryx, simplemente crea un nuevo campo de salida llamado Potencial de ventas y usa el campo Ventas totales para ingresar la siguiente expresión:
IF [Total Sales] > 2500 THEN “High” ELSEIF [Total Sales] > 1499 && [Total Sales] < 2501 THEN “Medium” ELSE “Low” ENDIF
Autosuma
En Excel
En Alteryx
La creación de una autosuma en Excel requiere que selecciones la opción Campos y filas relacionados y, a continuación, hagas clic en el símbolo de autosuma. También puedes escribir una fórmula =SUMformula.
La herramienta Resumir puede hacer una gran variedad de procesos de resumen, incluidos la agrupación, la suma, el recuento, el procesamiento de objetos espaciales, la concatenación de cadenas y mucho más. En este ejemplo, la herramienta Resumir se utiliza para agrupar transacciones del cliente y para calcular el total de las transacciones a fin de ver el gasto total del cliente.
Cómo calcular sumas de filas acumulativas
En Excel
En Alteryx
Para crear la suma acumulativa de filas en Excel, debes crear una nueva columna y, luego, establecer el rango acumulativo. En este caso, el punto de inicio es =S2 y, luego, agregas =S2 + R3 para la segunda fila. Después de establecer esto, puedes copiar la fórmula para el resto de la información relacionada.
La herramienta Fórmula de filas múltiples lleva el concepto de la herramienta Fórmula un paso más allá, lo que te permite usar los datos de la fila como parte de la creación de la fórmula. Esta herramienta es útil para analizar datos complejos y crear totales, promedios, porcentajes y otros datos matemáticos. En este caso, creas un nuevo campo y, luego, creas una expresión.
Cómo calcular porcentajes de un total
En Excel
En Alteryx
El cálculo de los porcentajes en cada campo que se basa en un total en Excel, puede requerir que primero crees una tabla de los datos y, luego, crees una tabla dinámica según esos datos. La otra opción es escribir una instrucción SUMIF() para calcular los porcentajes de cada mes y monto. A continuación, hay un ejemplo de una tabla dinámica.
La herramienta Fórmula multicampo hace que sea fácil ejecutar una sola función en varios campos. En este ejemplo, se crean nuevas columnas o campos en los datos que muestran un porcentaje para cada mes.
Transformar
Filtro
En Excel
Filtrar en Excel es sencillo. Simplemente selecciona la hoja de trabajo o las columnas que deseas filtrar y, luego, selecciona el menú desplegable del filtro.
En Alteryx
La herramienta Filtro en Alteryx te permite hacer un filtro básico para dividir los datos en dos categorías: verdadero (datos que satisfacen la expresión) o falso (datos que no lo hacen).
Ordenar
En Excel
Ordenar por múltiples columnas en Excel es sencillo. Simplemente resalta la hoja de cálculo y ordena, también puedes ordenar de forma personalizada.
En Alteryx
La herramienta Ordenar de Alteryx lo hace igual de fácil, lo que te permite organizar tus datos de la de la manera que quieres. Simplemente selecciona el nombre de la columna y elige ascendente o descendente.
Datos dinámicos
En Excel
En Alteryx
Para dinamizar datos en Excel (como transponer datos o crear una tabulación cruzada), por lo general, tendrás que crear una tabla dinámica para obtener los datos de la forma que quieres.
La herramienta Transponer te permite dinamizar la orientación de la tabla de datos. Transforma los datos para que puedas ver los campos de datos horizontales en un eje vertical. Esta herramienta es útil para extraer datos que no cumplen con los requisitos. No hay límite para la cantidad de registros o campos que se pueden transponer.
La herramienta Tabulación cruzada dinamiza la orientación de la tabla de datos. Transforma los datos para que los campos de datos verticales se puedan visualizar en un eje horizontal que resume los datos donde se especifique.
Cómo reordenar campos
En Excel
Para reordenar columnas o campos en Excel, debes resaltar las columnas y, luego, utilizar la tecla Shift para arrastrar y soltar las columnas al espacio que deseas.
En Alteryx
Para reordenar columnas en Alteryx, usa la herramienta Seleccionar o puedes hacer lo mismo con la herramienta Fórmula.
Unir
Cómo anexar datos
En Excel
Con Excel, debes asegurarte de que las columnas de las dos tablas sean exactamente iguales y que estén en el mismo orden. A continuación, copia todo el contenido de la segunda tabla y pégalo en la primera fila vacía de la primera tabla.
En Alteryx
Alteryx lo hace más fácil. La herramienta Apilar te permite combinar varias hojas de trabajo según los nombres de campo mientras mantiene la posición de cada columna. Puedes cambiar fácilmente el orden de los encabezados de las columnas en cada hoja de trabajo para que coincidan.
Cómo combinar datos: BUSCARV
En Excel
Para unir múltiples hojas de trabajo en Excel, puedes utilizar la fórmula BUSCARV o las fórmulas ÍNDICE y COINCIDIR para aportar información a los conjuntos de datos desde diferentes fuentes o tablas. Se utiliza ÍNDICE y COINCIDIR en lugar de una fórmula BUSCARV si el valor de búsqueda no está en la columna situada más a la izquierda, lo que significa que no puedes utilizar la fórmula BUSCARV.
En Alteryx
Si necesitas que varias coincidencias tengan sus propias filas, una unión es la mejor opción. Puedes ingresar dos conjuntos de datos y unirlos con la herramienta Unir. Si vas a conectar a una fuente de datos compatible, puedes unirlos con la herramienta Entrada.
Con la herramienta Unir unes dos tablas con un campo común (clave principal) para crear lo siguiente:
- Unión interna (J): columnas nuevas a la derecha de la tabla de origen (L) en la que se encuentran los valores de la tabla que se va a unir (R) que satisfacen la recopilación
- Unión izquierda (L): los registros de la tabla original (L) que no encontraron una coincidencia en la tabla que se va a unir (R)
- Unión derecha (R): los registros de la tabla que se van a unir (R) que no encontraron una coincidencia en la tabla de origen (L).
Si estás trabajando con datos de una base de datos, también puedes utilizar la herramienta Unir En base de datos. La herramienta Unir En base de datos de Alteryx permite combinar y analizar en contraste con grandes conjuntos de datos sin sacar los datos de una base de datos y puede proporcionar mejoras significativas en el desempeño de métodos de análisis tradicionales.
La herramienta Unir En base de datos te permite hacer uniones internas, izquierdas, derechas e incluso completas.
- Unión interna (J): crea columnas nuevas a la derecha de la tabla de origen (L) en la que se encuentran los valores de la tabla que se van a unir (R) que satisfacen la recopilación.
- Unión izquierda (L): crea los registros de la tabla original (L) que no encontraron una coincidencia en la tabla que se va a unir (R)
- Unión derecha (R): crea los registros de la tabla que se van a unir (R) que no encontraron una coincidencia en la tabla de origen (L).
- Unión externa completa: crea todos los registros contenidos en las tablas (L) y (R)
Agregar
Cómo agrupar filas y agregar
En Excel
Si deseas resumir datos en Excel, debes crear una tabla dinámica.
En Alteryx
La herramienta Resumir de Alteryx funciona igual que las tablas dinámicas de Excel. Puedes agrupar datos y, luego, sumar, contar o realizar otros cálculos en otros campos.
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