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Le guide Alteryx pour les utilisateurs d'Excel

Manipuler des données dans Excel peut être simple, mais cela peut aussi se révéler difficile et chronophage, surtout si vous utilisez plusieurs sources et formats de données. Les données doivent s'adapter aux lignes et colonnes et à des limites de taille. Par ailleurs, la fusion de données issues de plusieurs feuilles de calcul nécessite des formules complexes qui peuvent entraîner des erreurs dans vos résultats. En outre, lorsque les données changent, vous devez recommencer complètement chaque étape de la préparation et de la fusion.

Alteryx adopte une approche différente, basée sur les workflows, qui permet de préparer, de fusionner et d'analyser les données de plusieurs sources et de différents types, y compris les données non structurées. Comme vous passez du temps à construire un workflow reproductible qui documente précisément la façon dont vous utilisez les données, il suffit ensuite de réexécuter le workflow chaque fois que les données changent. Cela accélère l'analyse, réduit le risque d'erreur et renforce la cohérence.

Nous avons répertorié certaines des tâches les plus courantes liées aux données que de nombreux analystes tentent d'effectuer dans Excel. Nous expliquons comment faire la même chose avec Alteryx. Ces exemples visent à aider les utilisateurs d'Excel à exploiter leurs connaissances de ce tableur dans un environnement d'outils et de workflows Alteryx.

Pour en savoir plus sur ce qu'apporte Alteryx aux utilisateurs d'Excel, téléchargez le livre blanc Enabling Self-Service Data Analytics: 5 Ways Alteryx Improves Excel Processes. Ensuite, téléchargez une version d'évaluation gratuite d'Alteryx.

Entrée

Ouverture des fichiers

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour ouvrir le fichier dans Excel, cliquez sur Fichier, puis sur Ouvrir. 

Alteryx pour Excel : ouverture des fichiers

Localisez le dossier dans lequel se trouve le fichier, puis cliquez dessus pour l'ouvrir. 

Alteryx pour Excel : ouverture des fichiers (2)

  Entrée : fichier de base de donnéesPour accéder aux données dans Alteryx, faites glisser un outil Entrée de données dans l'espace de travail, localisez la base de données, puis sélectionnez-la.

Ensuite, cliquez sur la liste déroulante Connect a File or Database dans la section Configuration. 

Ouvrir des fichiers dans Alteryx

Ensuite, recherchez l'emplacement du fichier. 
Ouvrir des fichiers dans Alteryx (2)

 

Ouverture de types de fichiers/structures différents

Dans Excel
Dans Alteryx

Excel peut ouvrir un volume limité de données structurées depuis les fichiers locaux. 
 

Excel : ouverture d'un fichier différent

Vous pouvez utiliser d'autres types, sources et structures de fichier en accédant à des données du Web et de fichiers texte, ainsi qu'à de nombreuses autres sources de données.  

Excel : ouverture d'un fichier différent (2)

Entrée : fichier de base de données   Alteryx offre un vaste choix aux utilisateurs pour accéder aux données de multiples sources et structures de données. L'outil Entrée leur permet d'accéder en local aux données Excel, Access, XML, SAS, SPSS, MapInfo, ainsi qu'aux données stockées dans des bases de données ou HDFS. 

Alteryx : ouverture de types de fichiers différents

Alteryx comprend aussi des connecteurs directs permettant d'accéder aux données stockées dans un système cloud comme Amazon S3, Twitter, Foursquare, Marketo, Salesforce et Microsoft Sharepoint, ou dans d'autres environnements Big Data comme Amazon Redshift, Impala, Spark, etc.

 

Plusieurs fichiers d'un même dossier en entrée

Dans Excel
Dans Alteryx

Dans Excel, si un dossier contient plusieurs fichiers de même type (.CSV, par exemple), vous devez en sélectionner un à la fois. Chaque fichier s'ouvre alors dans une feuille de calcul distincte. 

CSV Excel

 

Entrée : fichier de base de données  Dans Alteryx, faites glisser un outil Entrée de données dans l'espace de travail, localisez le dossier, puis insérez un caractère générique (*). Dans cet exemple, nous utilisons deux fichiers .CSV.

Avec l'outil Entrée de données, localisez le répertoire et le fichier qui vous intéressent. Dans cet exemple, il s'agit de POS_Data.

Alteryx : données CSV en entrée

Une fois le fichier POS_Data ajouté, passez dans la section Configuration et modifiez le chemin du répertoire en ajoutant ceci : _*.csv. Cela permet d'ajouter tous les fichiers .CSV d'un même répertoire et de les réunir s'ils ont la même structure de table et le même format.

Alteryx : données CSV en entrée (2)

 

 

 

Nettoyage

Renommer les colonnes

Dans Excel
Dans Alteryx

Il est très facile et rapide de changer les noms de colonne dans Excel. Cliquez simplement sur la cellule et tapez un autre nom.

Renommer les colonnes dans Excel

Alteryx : outil Sélection  Dans Alteryx, c'est très simple aussi. Utilisez l'outil Sélection pour changer le nom.

Renommer les colonnes dans Alteryx

 

Changer les types de données

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour qu'Excel considère les nombres comme des chaînes, vous pouvez ajouter une apostrophe (') devant ces valeurs. Vous pouvez aussi sélectionner les cellules et/ou les colonnes, puis utiliser le menu contextuel « Format de cellule » pour voir et utiliser d'autres types de format par exemple pour les devises, les dates, etc.  

Changer le type de données dans Excel

Alteryx : outil Sélection  Dans Alteryx, l'outil Sélection permet de changer le type de données pour utiliser le format de votre choix. 
 

Changer le type de données dans Alteryx

Outil Champ automatique  Outre l'outil Sélection, vous pouvez également utiliser l'Outil Champ automatique. Comme son nom l'indique, cet outil est capable d'interpréter les données et de leur attribuer le type et la taille appropriés selon le contenu. C'est particulièrement utile pour les champs qui contiennent des chaînes de texte.

Champ Date/Heure  Certaines conversions sont un peu plus complexes. Les dates peuvent poser des problèmes : en effet, l'outil Sélection n'est pas forcément capable de comprendre quel est votre format de date préféré. C'est pour cette raison que l'outil Date/Heure existe.

 

Supprimer des colonnes

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour supprimer une colonne utilisée dans un champ calculé, vous devez d'abord copier et coller les valeurs avant de supprimer celles d'origine, sinon votre formule ne fonctionnera plus.
 

Supprimer des colonnes dans Excel

 

Alteryx : outil Sélection  Dans Alteryx, cette opération est simple. Utilisez simplement l'outil Sélection et désactivez la case à cocher de l'élément dont vous n'avez pas besoin ou que vous voulez masquer. Il disparaît alors de votre workflow sans que cela perturbe les formules.

Supprimer des colonnes dans Alteryx

 

Supprimer des lignes

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour supprimer des lignes dans Excel, sélectionnez-les manuellement ou utilisez un filtre rapide pour trouver les éléments dont vous n'avez pas besoin.

Supprimer des lignes dans Excel

 

Outil Filtrer  Si vous pouvez répertorier les critères, il est possible d'utiliser l'outil Filtrer. Si c'est compliqué, vous pouvez utiliser une formule pour créer des expressions conditionnelles ou utiliser la fonction switch (). 

Supprimer des lignes dans Alteryx

 

Créer des colonnes

Dans Excel
Dans Alteryx

En général, pour créer des champs dans Excel, vous insérez une nouvelle colonne, lui attribuez un nom, puis créez une formule si besoin.

Créer une colonne dans Excel

 

Outil Formule  Dans Alteryx, au lieu d'insérer une colonne dans la table, il suffit d'ajouter un nouveau champ de sortie au workflow en utilisant l'outil Formule. Tapez simplement le nom du nouveau champ (Value Targets en l'occurrence) et il est calculé sur chaque ligne.

Créer des colonnes dans Alteryx

Conseil 1 : si vous devez concaténer un nom et un prénom, utilisez une formule avec le symbole +. La plupart des autres formules basées sur du texte utilisent le même nom et la même syntaxe, par exemple Left () ou Right (). Consultez la documentation Alteryx (appuyez sur F1) pour connaître les exceptions à cette règle.

Outil Texte en colonnes  Conseil 2 : si vous fractionnez un champ ayant un format normal (par exemple, un champ d'adresse avec des valeurs séparées par des virgules), utilisez l'outil Texte en colonnes.

 

 

Formules/Calculs

Instructions conditionnelles

Dans Excel
Dans Alteryx

Tout le monde utilise des instructions conditionnelles dans Excel. Il s'agit de l'une des fonctions de prise de décision les plus utilisées dans la plateforme. Pour créer une colonne Sales Potential qui attribue les scores High, Medium ou Low, vous utilisez l'instruction conditionnelle suivante dans Excel :

=IF(V2>2500, "High", IF(V2>1499, "Medium", "Low"))

Instruction conditionnelle dans Excel

Outil Formule   L'outil Formule est puissant pour traiter les données et les formules. Utilisez-le pour ajouter un champ à une table d'entrée, créer des champs de données en fonction d'une expression ou d'une relation de données ou actualiser un champ existant en fonction de ces mêmes éléments. Pour créer la même instruction conditionnelle dans Alteryx, ajoutez simplement un nouveau champ de sortie appelé Sales Potential, puis en utilisant le champ Total Sales, entrez l'expression suivante :

IF [Total Sales] > 2500 THEN "High" ELSEIF [Total Sales] > 1499 && [Total Sales]

Instructions conditionnelles dans Alteryx

 

Somme automatique

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour créer une somme automatique dans Excel, il faut sélectionner les champs et les lignes, puis cliquer sur le symbole Somme automatique. Vous pouvez aussi créer une formule =SUM (=SOMME dans la version localisée).

Somme automatique dans Excel

Outil Synthèse  L'outil Synthèse peut exécuter diverses opérations telles que regroupement, somme, comptage, traitement d'objet spatial, concaténation de chaînes, etc. Dans cet exemple, l'outil Synthèse est utilisé pour regrouper des transactions par client et calculer la somme des transactions afin de déterminer le total des dépenses du client.

Somme automatique dans Alteryx

 

 

Calculer la somme cumulée de lignes

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour créer la somme cumulée des lignes dans Excel, vous devez créer une colonne, puis définir la plage cumulative. Dans cet exemple, le point de départ est =S2, et vous ajoutez =S2 + R3 pour la seconde ligne. Ensuite, vous pouvez copier la formule pour le reste.

Somme cumulée dans Excel

Outil Lignes multiples  L'outil Formule à plusieurs lignes reprend le concept de l'outil Formule en l'étendant pour permettre d'utiliser les données des lignes lors de la création de la formule. Cet outil est pratique pour analyser la syntaxe des données complexes et créer des totaux, des moyennes, des pourcentages et d'autres calculs mathématiques cumulés. Dans cet exemple, vous créez un champ, puis une expression.

Lignes multiples dans Alteryx

 

Calculer des pourcentages d'un total

Dans Excel
Dans Alteryx

Dans Excel, pour calculer des pourcentages sur chaque champ en fonction d'un total, vous devrez peut-être créer d'abord une table avec vos données, puis un tableau croisé dynamique en fonction de ces données. L'autre option consiste à écrire une instruction SUMIF() pour calculer les pourcentages de chaque mois et chaque montant. Voyez ci-dessous un exemple de tableau croisé dynamique.  
 

Calcul de pourcentage dans Excel

Calcul de pourcentage dans Excel (2)

Outil Champs multiples dans Alteryx L'outil Formule à plusieurs champs facilite l'exécution d'une seule fonction sur plusieurs champs. Cet exemple crée des colonnes/champs dans les données pour afficher un pourcentage pour chaque mois. 

Calcul de pourcentages dans Alteryx (1)

Calcul de pourcentages dans Alteryx (2)

 

 

Transformation

Filtrer

Dans Excel
Dans Alteryx

Le filtrage des données est facile dans Excel. Sélectionnez simplement la feuille de calcul ou les colonnes à filtrer, puis ouvrez la liste déroulante Filtrer.
 

Filtrage dans Excel

Outil Filtrer  Dans Alteryx, l'outil Filtrer permet d'effectuer un filtrage de base pour séparer les données en deux flux : True (les données correspondent à l'expression) ou False (les données ne correspondent pas).

Filtrer dans Alteryx

 

Trier

Dans Excel
Dans Alteryx

Trier en fonction de plusieurs colonnes est facile dans Excel. Sélectionnez simplement la feuille de calcul et exécutez un tri ou un tri personnalisé.
 

Tri dans Excel

Outil Trier  Dans Alteryx, l'outil Trier fonctionne tout aussi simplement et vous permet d'organiser les données exactement comme vous l'entendez. Sélectionnez le nom de la colonne et choisissez le tri croissant ou décroissant.

Tri dans Alteryx

 

Faire pivoter les données

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour faire pivoter des données dans Excel (par exemple les transposer ou créer un tableau croisé), il faut créer un tableau croisé dynamique pour organiser les données comme vous le souhaitez.

Faire pivoter les données dans Excel

Outil Transposer  L'outil Transposer permet d'inverser l'orientation de la table de données. Il transforme les données pour vous permettre de voir les champs horizontaux sur un axe vertical. Cet outil est pratique pour extraire les données non conformes. Vous pouvez transposer autant d'enregistrements ou de champs que vous voulez. 

Transposition dans Alteryx

Outil Tableau croisé dynamique dans Alteryx   L'outil Tableau croisé dynamique inverse l'orientation de la table de données. Il transforme les données pour montrer les champs verticaux sur un axe horizontal en résumant les données là où cela a été spécifié. 

Tableau croisé dynamique dans Alteryx

 

 

Réorganiser les champs

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour réorganiser des colonnes ou des champs dans Excel, il faut sélectionner les colonnes, puis utiliser la touche Maj pour les faire glisser à l'endroit voulu.  

Réorganiser les champs dans Excel

 

Alteryx : outil Sélection  Pour réorganiser des colonnes dans Alteryx, utilisez l'outil Sélection ou l'outil Formule.

Réorganisation dans Alteryx

 

Jointure

Ajouter des données

Dans Excel
Dans Alteryx

Dans Excel, vous devez vérifier que les colonnes des deux tables sont absolument identiques et dans le même ordre. Ensuite, copiez tout le contenu de la seconde table et collez-le dans la première ligne vide de la première table.

Ajouter des lignes dans Excel

Outil Union Alteryx  Cette opération est très simple dans Alteryx. L'outil Union permet de combiner plusieurs feuilles de calcul en fonction des noms de champ tout en conservant la position de chaque colonne. Vous pouvez changer aisément l'ordre des en-têtes de colonne dans chaque feuille de calcul pour qu'ils correspondent.

Ajouter des lignes dans Alteryx

 

Fusionner des données : VLOOKUPS

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour réunir plusieurs feuilles de calcul dans Excel, vous pouvez utiliser la formule VLOOKUP ou INDEX MATCH afin d'ajouter des informations dans les ensembles de données à partir d'une ou de plusieurs sources ou tables différentes. La formule INDEX MATCH est utilisée à la place de la formule VLOOKUP si la valeur recherchée ne se trouve pas dans la colonne la plus à gauche. Par conséquent, vous ne pouvez pas utiliser la formule VLOOKUP.  

Vlookup dans Excel

Outil Jointure dans Alteryx  Si plusieurs correspondances doivent avoir leurs propres lignes, une jointure est plus appropriée. Vous pouvez utiliser deux ensembles de données en entrée et les réunir avec l'outil Jointure.  Si vous vous connectez à une source de données compatible, vous pouvez les joindre dans l'outil Entrée.  

L'outil Jointure permet de réunir deux tables ayant un champ commun (clé primaire) pour créer :
 

  • Jointure interne (J) : nouvelles colonnes à droite de la table source (L) où se trouvent les valeurs de la table à joindre (R) qui répondent aux critères de la relation
  • Jointure gauche (L) : enregistrements de la table d'origine (L) pour lesquels il n'existe pas de correspondance dans la table à joindre (R)
  • Jointure droite (R) : enregistrements de la table à joindre (R) pour lesquels il n'existe pas de correspondance dans la table source (L)

Jointure dans Alteryx

 

Outil Verrouiller la jointure dans Alteryx  Vous pouvez aussi utiliser l'outil Réunir en BDD si vous travaillez avec des données d'une base de données. L'outil Réunir en BDD d'Alteryx permet de fusionner et d'analyser les données par rapport à des ensembles de données volumineux sans sortir les données de la base de données, et peut améliorer sensiblement les performances par rapport aux méthodes d'analyse traditionnelles.  

L'outil Réunir en BDD permet d'effectuer des jointures internes, gauches, droites et même des jointures complètes.  
 

  • Jointure interne (J) : crée de nouvelles colonnes à droite de la table source (L) où se trouvent les valeurs de la table à joindre (R) qui répondent aux critères de la relation
  • Jointure gauche (L) : crée les enregistrements de la table d'origine (L) pour lesquels il n'existe pas de correspondance dans la table à joindre (R)
  • Jointure droite (R) : crée les enregistrements de la table à joindre (R) pour lesquels il n'existe pas de correspondance dans la table source (L)
  • Jointure externe complète : crée tous les enregistrements contenus dans les deux tables (L) et (R)


Pour en savoir plus sur les outils En base de données d'Alteryx, cliquez ici.

 

 

Agrégation

Regroupement de lignes et agrégation

Dans Excel
Dans Alteryx

Pour synthétiser des données dans Excel, créez un tableau croisé dynamique.

Agréger dans Excel

Outil Synthèse   L'outil Synthèse d'Alteryx fonctionne comme un tableau croisé dynamique Excel. Vous pouvez regrouper des données, puis additionner, compter ou exécuter d'autres calculs sur d'autres champs.

Agréger dans Alteryx

 

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