Si vous vous demandez comment mettre en forme des cellules dans Excel, vous êtes au bon endroit. De petits ajustements peuvent faire toute la différence dans un classeur Microsoft Excel. Une petite touche de couleur ici, un changement de police là, et soudain, votre classeur n'est plus seulement un océan de lignes et de colonnes, mais une table de données organisée et présentable. Savoir comment mettre en forme des cellules dans Excel vous aidera à bien organiser et préparer vos données.
Voyons comment mettre en forme des cellules dans des tables Excel à l'aide des six onglets de la boîte de dialogue prévue à cet effet. Quelques raccourcis Excel sont également indiqués.
Mettre en forme des cellules dans Excel, ça veut dire quoi ?
Microsoft Excel propose plusieurs commandes qui permettent aux utilisateurs de changer la façon dont leurs données sont affichées. Il existe de bonnes raisons de procéder à ces changements. La mise en forme des cellules dans Excel permet d'attirer l'attention sur des données importantes ou de rendre le contenu plus clair, par exemple en ajoutant le symbole $ aux cellules qui contiennent des prix ou en configurant les cellules qui représentent une date pour qu'elles s'affichent au format standard xx/xx/xxxx.
La mise en forme des cellules dans Excel est une étape facultative qui a lieu après la préparation des données, ou après toutes les opérations de nettoyage, d'enrichissement, de structuration et de normalisation nécessaires pour préparer les données en vue de leur analyse.
Les nouvelles données s'accompagnent souvent de défis particuliers. Il incombe aux analystes de les examiner minutieusement et de s'assurer qu'elles sont prêtes à répondre aux besoins spécifiques de leur projet analytique. Cela peut inclure un fractionnement de colonnes, une suppression de lignes avec des données manquantes ou une normalisation par rapport à un nom spécifique (par exemple, « CA » ou « Calif. » devient « Californie »).
Une fois terminée, la mise en forme Excel apporte la touche finale afin que les données soient convenablement préparées et présentées.
À quoi correspondent les six onglets de la boîte de dialogue Format de cellule ?
Les six onglets de la boîte de dialogue Format de cellule sont les suivants : Nombre, Alignement, Police, Bordure, Remplissage et Protection.
Onglet Nombre
L'onglet Nombre vous permet de définir le format d'affichage des nombres. Vous avez le choix entre différentes options, telles que Pourcentage, Date, Monétaire, Heure, etc.
- Commencez par sélectionner les cellules que vous souhaitez modifier.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Mise en forme, puis Format de cellule, ce qui ouvre la boîte de dialogue Format de cellule.
- Le premier onglet est l'onglet Nombre. La liste Catégorie vous permet de sélectionner le format que vous souhaitez utiliser, tel que Date, Heure, Pourcentage, Monétaire, etc. Vous aurez aussi la possibilité de personnaliser davantage votre sélection. Par exemple, vous pouvez sélectionner une manière spécifique de représenter les valeurs monétaires négatives (voir l'image ci-dessous).
Source : assistance Microsoft
Onglet Alignement
Par défaut, Excel aligne tout type de texte en bas à gauche dans la cellule et les nombres en bas à droite. L'onglet Alignement de la boîte de dialogue Format de cellule vous permet de personnaliser la manière dont vous souhaitez aligner vos valeurs, verticalement ou horizontalement.
Si vous avez besoin d'un alignement plus marqué, le champ Degrés permet de pencher le texte de 90 degrés vers le haut ou vers le bas.
La section Contrôle du texte vous permet de contrôler la manière dont Excel met en forme les informations dans une cellule. Vous avez trois options : Renvoyer à la ligne automatiquement, Ajuster et Fusionner les cellules.
Enfin, l'option Direction du texte permet de changer la direction de la feuille de calcul. En d'autres termes, la colonne A peut commencer en haut à droite au lieu de commencer en haut à gauche.
- Pour effectuer l'une de ces modifications, commencez par sélectionner le texte à modifier.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Mise en forme, puis Format de cellule, ce qui ouvre la boîte de dialogue Format de cellule.
- Cliquez sur l'onglet Alignement. Vous voyez alors les options d'alignement du texte (Alignement horizontal et Alignement vertical), Contrôle du texte (Renvoyer à la ligne automatiquement, Ajuster et Fusionner les cellules) et Direction du texte (Contexte, De gauche à droite, De droite à gauche).
Police
Des modifications rapides sur la police peuvent être effectuées directement depuis l'onglet Accueil, mais pour les modifications en masse, il est plus efficace d'utiliser la boîte de dialogue Format de cellule. Il est alors facile de changer la police, la taille, le style (gras, italique), le soulignement et la couleur pour toutes les cellules sélectionnées.
- Pour effectuer l'une de ces modifications, commencez par sélectionner le texte à modifier.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Mise en forme, puis Format de cellule, ce qui ouvre la boîte de dialogue Format de cellule.
- En cliquant sur l'onglet Police, vous verrez apparaître les sélections possibles, ainsi qu'un aperçu de vos modifications.
Bordure
Excel vous permet d'ajouter des bordures autour d'une seule cellule ou d'une plage de cellules. Vous pouvez déterminer où placer les traits (par exemple, uniquement en haut de la cellule ou sur tous les bords horizontaux) et ajuster leur épaisseur, leur couleur et leur style.
- Pour effectuer l'une de ces modifications, commencez par sélectionner le texte à modifier.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Mise en forme, puis Format de cellule, ce qui ouvre la boîte de dialogue Format de cellule.
- En cliquant sur l'onglet Bordure, les sélections possibles s'affichent. Si vous souhaitez supprimer une bordure spécifique, cliquez une seconde fois sur le bouton correspondant à cette bordure. Si vous souhaitez changer la couleur ou le style du trait, cliquez sur le style ou la couleur souhaités, puis cliquez à nouveau sur le bouton correspondant à la bordure.
Remplir
L'onglet Remplissage de la boîte de dialogue Format de cellule permet aux utilisateurs de définir la couleur d'arrière-plan de toutes les cellules sélectionnées, ce qui peut inclure l'application de motifs bicolores ou de dégradés avec les options Motif. Voici comment ombrer des cellules avec des motifs :
- Commencez par sélectionner le texte à modifier.
- Dans l'onglet Accueil, sélectionnez Mise en forme, puis Format de cellule, ce qui ouvre la boîte de dialogue Format de cellule.
- Cliquez sur l'onglet Remplissage, puis sélectionnez le Style de motif à utiliser comme arrière-plan dans vos cellules. Si vous le souhaitez, vous pouvez également choisir de définir une Couleur de motif pour compléter votre Style de motif.
- À tout moment, vous pouvez revenir à l'état par défaut des cellules sélectionnées en choisissant Aucune couleur en haut de la liste de sélection de la couleur.
Protection
L'onglet Protection ne s'applique que si vous avez déjà protégé votre feuille de calcul. Pour ce faire, cliquez sur Protection dans le menu Outils, sélectionnez Protéger la feuille, puis sélectionner la ou les cases à cocher afin de déterminer comment la feuille de calcul sera protégée.
Lorsque l'option Verrouillé est cochée, vous ne pouvez pas effectuer les opérations suivantes :
- Modifier les données ou les formules des cellules
- Saisir des données dans une cellule vide
- Déplacer la cellule
- Redimensionner la cellule
- Supprimer la cellule ou son contenu
Lorsque l'option Masqué est cochée, cela signifie que toutes les formules utilisées pour calculer les valeurs ne seront plus visibles dans la barre de formule (vous pouvez toutefois toujours voir le résultat final de cette formule).
Recyclage des formats Excel
Une fois que vous avez mis en forme votre feuille de calcul Excel exactement comme vous le souhaitez à l'aide des six formats Excel principaux, il y a de fortes chances pour que vous ne souhaitiez pas répéter cette opération. Voici quelques méthodes permettant de recycler les opérations de mise en forme Excel.
Copier des styles entre des classeurs
Chaque nouvelle feuille de calcul offre la possibilité de copier les formats Excel précédents depuis la feuille de calcul d'origine.
- Commencez par ouvrir le classeur avec votre mise en forme Excel d'origine et le nouveau classeur.
- Dans le classeur d'origine, cliquez sur Styles de cellule dans le groupe Styles de l'onglet Accueil.
- Choisissez Fusionner les styles en bas de la galerie.
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez le classeur ouvert qui contient les styles que vous souhaitez copier.
- Cliquez deux fois sur OK.
Copier les formats
Parfois, vous souhaitez simplement copier la mise en forme d'une colonne à une autre (sans les valeurs). Dans ce cas, il est facile de copier uniquement la mise en forme.
- Commencez par sélectionner la cellule ou la plage de cellules de destination.
- Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur la bordure de la cellule contenant votre mise en forme préférée et faites-la glisser vers la cellule ou la plage de cellules cible.
- Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, Excel affiche un sous-menu dans lequel vous pouvez sélectionner « Copier ici », « Copier ici en tant que valeurs uniquement » ou « Copier ici en tant que formats uniquement ». Dans ce cas, vous choisiriez la troisième option, en laissant les cellules vides mais préparées avec la bonne mise en forme.
Utiliser Coller pour copier la mise en forme
De la même manière, vous pouvez utiliser la fonction Coller pour copier la mise en forme d'une colonne à une autre.
- Commencez par sélectionner et copier avec [Ctrl]+C votre cellule ou plage de cellules d'origine.
- Ensuite, cliquez n'importe où ailleurs que sur la cellule ou la plage de cellules de destination. Appuyez sur [Ctrl]+[Barre d'espace] pour sélectionner toute la colonne ou sur [Maj]+[Barre d'espace] pour sélectionner toute la ligne.
- Quand vous êtes prêt à coller la mise en forme, sélectionnez Mise en forme dans le menu déroulant Coller.
- L'aperçu en direct vous montre à quoi ressembleront les formats appliqués, et vous pouvez cliquer sur OK si tout vous convient.
Et ensuite
Il est essentiel de savoir comment mettre en forme les cellules dans Excel afin de garantir la cohérence et la bonne présentation des données. Cependant, la mise en forme des données ne serait rien sans une préparation adéquate. Les analystes doivent s'assurer que leurs données sont exactes et propres avant de pouvoir les mettre en forme pour examen.
La plateforme de préparation des données Designer Cloud offre une alternative puissante à la préparation des données dans Excel. Au lieu des transformations manuelles, la plateforme Designer Cloud est guidée par le machine learning. Au lieu de simples lignes et colonnes, la plateforme Designer Cloud présente visuellement des statistiques sur les données afin que les analystes puissent avoir une vue d'ensemble de leurs données. Tout cela, et bien plus encore, a permis aux clients qui utilisent Designer Cloud de réduire jusqu'à 90 % la durée de la préparation des données.
Pour en savoir plus sur la préparation des données et la plateforme Designer Cloud, essayez gratuitement le produit.