Comment trier les données Google Sheets
Vous avez importé vos données dans Google Sheets, et vous devez maintenant les trier. Heureusement, il existe un moyen plus simple de trier les feuilles Google Sheets que de déplacer manuellement les colonnes vers le haut ou vers le bas. Google Sheets vous permet de trier automatiquement vos données par ordre numérique ou alphabétique.
Dans cet article, nous allons voir comment trier des feuilles et filtrer des données dans Google Sheets. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Trier les données Google Sheets (par ordre alphabétique ou numérique)
Vous pouvez trier tout type de données textuelles par ordre alphabétique. Dans cet exemple, nous avons une liste de noms que nous souhaitons trier dans Google Sheets.
- Commencez par sélectionner votre feuille en cliquant sur le carré vide dans le coin supérieur gauche.
- Dans le menu Données, sélectionnez « Trier une plage », ce qui fera apparaître une fenêtre contextuelle.
- Pour exclure la ligne d'en-tête dans le tri, cochez la case Données avec ligne d'en-tête.
- Sous Trier par, sélectionnez la colonne Nom à trier. Gardez l'option De A à Z cochée, car vous souhaitez que les noms soient classés par ordre alphabétique croissant.
Cette même fonction fonctionne également avec les nombres. Si vous sélectionnez la colonne de montants de dons, vous pouvez choisir d'organiser ces montants du plus élevé au plus bas (De Z à A) ou du plus bas au plus élevé (De A à Z).
Comment trier dans Google Sheets sur plusieurs colonnes
Google Sheets donne également la possibilité de trier plusieurs colonnes de données à la fois. Par exemple, vous pouvez donner la priorité aux noms des donateurs (classés de A à Z) et ensuite aux montants de leurs dons (classés de Z à A).
La configuration dans Google Sheets serait comme suit :
Avant de configurer cette logique de tri, la colonne Noms était triée par ordre alphabétique, mais il n'y avait aucune préférence de tri pour les montants de dons correspondants.
Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir que la donatrice Amelia a effectué trois dons au cours du mois de septembre, mais que les montants de ses dons ne sont pas classés dans un ordre particulier.
Maintenant, observez comment ces montants de dons évoluent une fois que vous appliquez la logique de tri multi-colonnes :
Le nom d'Amelia apparaît toujours par ordre alphabétique, mais la valeur de ses dons a été réorganisée afin d'être classée de la plus élevée à la plus faible (Z → A). En théorie, vous pourriez également ajouter une troisième colonne à prendre en compte, telle que la date du don. S'il y a des donateurs réguliers et des montants de dons récurrents, la date du don déterminerait leur ordre.
Instructions détaillées pour trier des feuilles Google Sheets contenant plusieurs colonnes de données :
- Commencez par sélectionner votre feuille en cliquant sur le carré vide dans le coin supérieur gauche.
- Dans le menu Données, sélectionnez « Trier une plage », ce qui fera apparaître une fenêtre contextuelle.
- Pour exclure la ligne d'en-tête dans le tri, cochez la case Données avec ligne d'en-tête.
- Sélectionnez la première colonne que vous souhaitez trier et indiquez si les valeurs doivent être classées de la plus élevée à la plus basse ou de la plus basse à la plus élevée.
- Cliquez sur Ajouter une autre colonne de tri pour ajouter votre deuxième colonne. Répétez l'opération jusqu'à ce que toutes les colonnes que vous souhaitez trier soient sélectionnées.
Comment filtrer des données dans Google Sheets
Le filtrage des données dans Google Sheets est un excellent moyen de mettre en évidence certaines données tout en supprimant, sans les effacer, celles qui ne vous intéressent pas. C'est particulièrement utile si vous travaillez sur un document partagé. Il peut y avoir différentes questions auxquelles vous cherchez à répondre concernant les données ou vos collègues. Le filtrage protège l'intégrité des données tout en vous permettant de trouver rapidement les insights dont vous avez besoin.
Voici comment procéder :
- Sélectionnez la colonne ou la plage de colonnes à laquelle vous souhaitez appliquer votre filtre.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur les trois points et sélectionnez l'entonnoir Créer un filtre.
3. À présent, la ou les colonnes que vous avez sélectionnées seront surlignées en vert. Cliquez sur l'icône en forme d'entonnoir vert à côté du nom de votre colonne.
4. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, dans laquelle vous pouvez choisir comment filtrer les données. Dans ce cas, appliquons un filtre conditionnel. Un filtre conditionnel vous permet d'appliquer certaines règles. Dans ce cas, vous souhaitez examiner tous les dons supérieurs à 75 $ afin d'analyser quels donateurs ont fait des dons importants.
Les données obtenues se présentent comme suit :
Bien entendu, il est également possible de filtrer certaines valeurs. Par exemple, si vous disposez d'une liste de produits et des États dans lesquels ils ont été achetés, vous pouvez filtrer certains États afin de voir la popularité du produit par région. Ou bien, vous pouvez filtrer les produits pour voir s'ils sont plus populaires dans certains États.
5. Dans Google Sheets, vous avez la possibilité d'enregistrer tout filtre que vous créez afin que d'autres collaborateurs puissent le réutiliser. Il vous suffit de retourner dans l'entonnoir en haut à droite et de cliquer sur la flèche de la liste déroulante où vous sélectionnerez Enregistrer comme vue filtrée.
6. Pour quitter la vue filtrée, cliquez une nouvelle fois sur l'entonnoir afin de le désélectionner. Pour revenir à la vue du filtrée, retournez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le nom de votre filtre (dans ce cas, Filtrer 1).
Dans quels cas le filtrage ou le tri des données dans Google Sheets peut-il s'avérer insuffisant ?
Le filtrage ou le tri peuvent être une solution pour ceux qui cherchent à organiser leurs données dans Google Sheets. Cependant, ils sont également fréquemment utilisés pour explorer et mieux comprendre le contenu des données, et c'est là que ces méthodes peuvent présenter des limites.
Bien que le filtrage et le tri dans Google Sheets permettent d'obtenir des informations sur les tendances de vos données, vous n'avez finalement toujours que des lignes et des colonnes sous les yeux. Il est donc difficile d'obtenir une vue d'ensemble claire des données et de détecter les valeurs aberrantes ou les points communs qu'elles peuvent contenir. Cette difficulté ne fera que s'amplifier à mesure que le volume de données augmentera et que vous passerez en revue des milliers de lignes.
Enfin, les utilisateurs doivent garder à l'esprit que le tri ou le filtrage des données ne sera pas très utile s'ils ne procèdent pas à un nettoyage des données adéquat. Par exemple, si vous souhaitez filtrer toutes les occurrences du mot « Californie » dans vos données, le filtre n'affichera aucune faute d'orthographe ni aucune abréviation de ce mot. Bien qu'il existe des moyens de rechercher d'autres variantes, par exemple en utilisant un filtre conditionnel Texte commençant par ou Texte se terminant par, cela peut s'avérer fastidieux (et finalement imparfait).
La plateforme de préparation des données dans le cloud Alteryx Designer
Bien que Google Sheets soit un excellent outil pour les tâches simples de reporting, d'analytique ou de préparation des données, de nombreuses entreprises adoptent des plateformes telles que Designer Cloud afin de préparer des données volumineuses ou complexes en vue de leur analyse, ou simplement pour avoir l'assurance que les données, peu importe leur volume, ne comportent pas d'erreurs.
La plateforme Designer Cloud présente automatiquement des représentations visuelles de vos données en fonction de leur contenu, sous la forme de profils visuels attrayants. Cela permet de comprendre immédiatement les données en un coup d'œil. Il n'est plus nécessaire de rechercher ou de filtrer des feuilles de calcul pour identifier les tendances.
L'outil alerte également les utilisateurs en cas de problèmes liés à la qualité des données, comme des données manquantes ou non valides, afin que ces problèmes ne se retrouvent pas dans l'analyse finale. De plus, comme Trifacta est optimisé par l'intelligence artificielle de Microsoft Azure, la plateforme est suffisamment intelligente pour reconnaître ce que l'utilisateur essaie de faire. Si l'on souhaite normaliser toutes les versions ou fautes d'orthographe de California, par exemple, l'outil suggérera automatiquement des versions telles que CA » ou Calif.
Pour clarifier, il n'y a pas de concurrence directe entre Google Sheets et une plateforme de préparation des données telle que Trifacta. Il s'agit simplement de deux excellents outils utilisés à des fins différentes. En effet, la technologie de Designer Cloud est disponible sur Google Cloud Platform sous la forme de Google Cloud Dataprep. De plus, grâce à Cloud Dataprep, les utilisateurs peuvent facilement importer des données Google Sheets afin de les explorer, de les combiner et de les préparer en vue d'une analyse.
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