Marketo gagne 250 heures par mois grâce à Alteryx

Partie de zéro, cette société concrétise en moins de 12 mois un pipeline de données et la fourniture de données à la demande à l'échelle de l'entreprise. Au fil des déploiements, l'équipe contrôlant les données est passée de 1 à 5 personnes. Presque tous les services alimentant nos tableaux de bord bénéficient des retombées.

Fournir des données fiables à l'échelle de l'entreprise pour améliorer la prise de décision, éliminer ou réduire les nombreux processus manuels qui prennent trop de temps à mettre en œuvre et peuvent donner lieu à des erreurs.

Au début de l'année 2016, Marketo a lancé Mavericks, son pipeline de données d'entreprise. Cette solution entièrement basée dans le cloud puise les données dans de nombreuses sources, les enrichit grâce à des règles métier, puis les publie là où elles sont nécessaires. Chaque semaine, notre système de production propose plus de 80 workflows planifiés et 30 applications Gallery qui fournissent aux équipes les informations dont elles ont besoin. Marketo s'appuie sur des connexions API prêtes à l'emploi et personnalisées pour intégrer les données dont les utilisateurs ont besoin.

Exemples d'intégrations :

• Marketo
• Salesforce
• Tableau
• Intacct
• Coupa
• Workday
• Oanda
• Jobvite
• Hire Bridge
• Hire Select
• Xactly
• Zone
• Jira
• Slack
• Clarizen
• AWS (S3 et Redshift)
• High Radius
• Host Analytics
• Allocadia
• Silicon Valley Bank
• Smartsheet

Continuité de l'activité

Les workflows sont cruciaux pour notre activité. Nous avons donc développé un processus de production qui nous permet d'identifier les problèmes avant les métiers. Nous utilisons des tableaux de bord de suivi des performances Tableau pour surveiller les workflows. Ces tableaux de bord montrent comment se comportent les workflows au fil du temps et mettent les problèmes en évidence. Nous avons également intégré Slack pour être alertés en cas de problèmes et permettre aux métiers de voir quand les données sont actualisées.

Intégration bidirectionnelle des données

Après avoir utilisé Alteryx pour publier des informations dans son environnement BI Tableau, Marketo a commencé à prendre en charge les actualisations bidirectionnelles début 2016. À chaque nouvelle version nous nous éloignons davantage des processus manuels pour privilégier les processus automatisés.

Voici quelques-unes de nos réalisations de l'an passé.

• Nous avons une méthodologie évolutive pour obtenir des données Salesforce.com, les stocker dans AWS Redshift, les publier sur Tableau et les utiliser pour d'autres workflows sans surcharger notre instance Salesforce.com avec des requêtes API.
• Les taux de change d'OANDA sont totalement intégrés dans Salesforce.com à l'aide d'une méthodologie qui assure leur concordance avec les taux de change calculés par notre ERP (Intacct).
• Les fraudes aux chèques fournisseurs sont évitées grâce à un workflow qui déclenche automatiquement un fichier Positive Pay exécuté dans notre système Intacct avec un outil partenaire Intacct de Wipfli, puis envoie directement à la banque le fichier produit avec les numéros de chèque autorisés, les bénéficiaires et le montant payé. L'ensemble du processus est surveillé par notre équipe des comptes fournisseurs dans Slack.
• Les factures Intacct et calendriers de facturation sont traités et affichés dans un tableau de bord Tableau pour les prévisions de recettes différés. Ce tableau de bord s'est révélé plus précis que le rapport de prévision proposé directement dans Intacct
• Et bien plus encore !

Avec Alteryx Gallery pour Marketo, les utilisateurs peuvent mettre à jour des données qu'il fallait auparavant actualiser manuellement ou via une API. Voici des exemples de workflows ajoutés à notre galerie, qui permettent aux utilisateurs d'effectuer les types de tâches suivants :

• Joindre aux factures clients des notes de frais au format PDF pour les dépenses facturables. Plus besoin de modifier, joindre et enregistrer les notes de frais créées automatiquement : il suffit de cliquer sur un bouton dans la galerie et le tour est joué !
• Supprimer automatiquement les petits montants dus par les clients sur les transactions facturées d'après certains critères définis.
• Réactiver des fiches de collaborateurs dans notre ERP et notre outil de gestion des dépenses pour le traitement des notes de frais finales. Un workflow planifié permet de désactiver la fiche après le remboursement de la note de frais. Plus besoin de tickets Jira pour réactiver les fiches des collaborateurs, et les données restent « propres » !
• Un ensemble d'applications Gallery permet de publier des insights sur les recettes mensuelles des services professionnels pour garantir l'exactitude des données et leur ajout dans notre grand livre.
• Vous pouvez remplacer Excel. Intégrez des fichiers CSV et exportez-les avec des données fusionnées et traitées en combinant le fichier envoyé avec d'autres données système et en restituant un fichier ou une analyse complets. L'une de nos applications Gallery utilisées de cette manière permet de gagner plus de 40 heures par mois de temps de traitement !
• Traitez les intégrations à la demande si l'utilisateur a besoin de données à jour dans un autre système et ne peut pas attendre la date prévue. Les données sont là quand il faut.

En utilisant Alteryx pour préparer les informations destinées à notre environnement BI, nous avons pu généraliser et accélérer l'adoption. <br>

Extension

Traditionnellement, une grande partie des tâches BI sur les données a lieu dans la couche de présentation BI. Cela inclut la fusion des sources de données, la création de champs calculés et des solutions d'analyse détaillées. Nous adoptons une approche différente. Nous utilisons Alteryx pour préparer les données, y compris pour la modélisation détaillée. Nous réduisons ainsi la charge sur notre serveur BI, ce qui nous permet d'avoir plus d'utilisateurs simultanés que prévu en général. Résultat : des coûts évités pour 2017 et les années suivantes.

Accélération de l'adoption

Les métiers adoptent plus rapidement une solution quand les données se trouvent dans le bon modèle et que les définitions sont les mêmes partout dans l'entreprise. La préparation des données représente 80 % du travail et se fait intégralement dans Alteryx. Au lieu de former les métiers pour en faire des experts de Tableau, nous nous focalisons sur l'adoption. Autrement dit, nous ne passons pas trop de temps sur les champs calculés, la fusion des données et les analyses détaillées. Nous travaillons plutôt à passer des outils manuels de type tableur à des tableaux de bord visuels plus efficaces. Plusieurs collaborateurs ont pu publier des tableaux de bord qui ont changé en seulement quelques jours la façon de travailler. Le travail de rapprochement des données en a été grandement réduit. Par exemple, Marketo utilise une seule source de données Opportunité pour tous les tableaux de bord.

Description du workflow

Les données sont ajoutées depuis cinq tables Salesforce.com et fusionnées (cases grises). Cases jaunes : les noms sont fusionnés, les heures sont ajustées et des champs calculés sont créés. Cases vertes : les devises sont converties en dollars USD. Des cases orange aux cases bleues : les données sont fusionnées avec des feuilles Excel gérées et mises à jour par les métiers. Case bleue : un horodatage est ajouté. Dernières cases jaunes : les données sont publiées sur Tableau.

Conclusion

Avec Mavericks, le pipeline de données de notre entreprise, et la fourniture de services à la demande via Gallery, nous avons pu prendre le contrôle de nos données. C'est un formidable outil qui n'a pas de limites, si ce n'est le temps que nous pouvons y consacrer et notre créativité.

Nos partenaires commerciaux sont extrêmement satisfaits de ce que nous avons accompli sur notre serveur Alteryx l'année dernière. Et nous allons poursuivre sur notre lancée en 2017 !