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Comptabilité et feuilles de calcul, un mélange à haut risque ?

Découvrez le coût réel de l'utilisation des feuilles de calcul pour la comptabilité en entreprise.

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Les feuilles de calcul existent depuis 1979 et ne vont pas disparaître de sitôt. Peu coûteux et facilement accessibles, ces outils disposent de fonctionnalités puissantes, des formules aux tableaux croisés dynamiques, en passant par les visualisations. Mais les feuilles de calcul sont également sujettes aux erreurs humaines, qui peuvent coûter du temps et d'argent. Tous les services, en particulier celui de la comptabilité, souhaitent éviter ce risque à tout prix. Si les équipes de comptabilité veulent jouer un rôle stratégique au sein de l'entreprise, il est temps de s'affranchir des tableaux croisés dynamiques (et les feuilles de calcul par la même occasion).

Un mélange à haut risque<br>

Le professeur Ray Panko, de l'université de Hawaii à Manoa, relève qu'en moyenne 88 % des feuilles de calcul contiennent au moins 1 % d'erreurs dans leurs formules. Ces erreurs entraînent des coûts non négligeables. En voici quelques exemples :

  • Une erreur de ce type a coûté 6,5 milliards de dollars à JPMorgan Chase, soit l'une de leurs plus grandes pertes financières jamais enregistrées. Dans une feuille de calcul, un modèle de valeur à risque (VaR) contenait une formule incorrecte. Celle-ci divisait une somme plutôt qu'une moyenne, ce qui a probablement minimisé la volatilité et conduit à une VaR inférieure.
  • Près de 16 000 cas de COVID-19 n'ont pas été signalés en Angleterre en raison des limitations des feuilles de calcul. Les informations étaient compilées dans un ancien format de fichier qui ne prenait en charge que 65 000 lignes de données. Comme chaque résultat de test COVID-19 générait de nombreuses lignes de données, les modèles se limitaient à environ 1 400 cas. Les autres cas étaient donc ignorés.
  • Barclays Capital a dû acheter 179 contrats chez Lehman Brothers à l'époque où la banque a fait faillite, parce que les équipes n'avaient pas vu des cellules masquées dans une feuille de calcul.

Lorsque des millions ou des milliards de dollars sont en jeu, pensez-vous vraiment qu'il soit raisonnable de s'appuyer sur des processus manuels dans les feuilles de calcul ? En outre, le coût des feuilles de calcul n'est pas seulement financier. Les erreurs font perdre aux utilisateurs un temps précieux.

Comme le dit l'adage : le temps, c'est de l'argent

« Le workflow fait tout le travail à ma place. Je passe l'essentiel de mon temps à analyser les données et à trouver des insights qui pourraient être utiles à nos clients. Je n'ai pas suivi des études pour faire des copier-coller. »
– Tax Reporting Partner chez Grant Thornton
Combien d'heures travaillez-vous sur des feuilles de calcul chaque semaine ? Une étude IDC montre que les data workers passent en moyenne 24 heures par semaine (60 % de leur temps) sur des feuilles de calcul, ce qui démontre l'aspect chronophage de cette pratique, surtout pour les professionnels de la fiscalité. Selon McKinsey, il est possible d'automatiser, entièrement ou en partie, 81 % des tâches et des processus fiscaux.

Grâce à l'automatisation, les équipes réduisent non seulement les erreurs et les audits, mais consacrent également plus de temps aux analyses à valeur ajoutée. Grâce à l'automatisation, vous pouvez :

  • Créer une piste d'audit plus claire
  • Identifier rapidement les problèmes potentiels avant un audit
  • Détecter les anomalies
  • Réduire les frais administratifs
  • Automatiser les processus de conformité
  • Consacrer plus de temps à l'analyse fiscale stratégique

Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir avec 24 heures supplémentaires dans votre semaine de travail.

Passez des feuilles de calcul aux workflows

Pas la peine de repenser entièrement votre semaine de travail, mais vous avez besoin d'un plan. La technologie moderne automatise de nombreux processus répétitifs. Mais par où commencer ? Identifiez un cas d'utilisation propice à l'automatisation. Les meilleurs cas d'utilisation ont une valeur métier claire et répondent à l'un des critères suivants :

  • Améliorer l'efficacité en automatisant les tâches répétitives
  • Améliorer la croissance du chiffre d'affaires en identifiant les opportunités
  • Faire des économies et augmenter la rentabilité
  • Réduire les risques
  • Donner aux collaborateurs les moyens de générer rapidement des insights
La répartition de la taxe de vente peut constituer un bon départ. Parfois, il est difficile de déterminer quel pourcentage des bénéfices est soumis à l'impôt sur les sociétés ou à d'autres impôts dans une juridiction donnée. Ce calcul implique de consacrer des heures à collecter et nettoyer les données, et d'utiliser une formule VLOOKUP pour associer les taux de taxe de vente et les codes postaux liés aux transactions. L'automatisation permet de créer des workflows reproductibles. Ainsi, vous connectez les données de ventes clients provenant de sources multiples et fusionnez celles-ci pour trouver la correspondance exacte du code fiscal. Le calcul de la taxe à payer est ainsi très rapide, et vous économisez plusieurs heures de travail chaque semaine.

La répartition de la taxe de vente n'est que le début. Consultez notre e-book Cinq cas d'utilisation pour aider les professionnels de la fiscalité à gagner du temps et découvrez quels processus peuvent bénéficier de l'automatisation.

Prêt à concrétiser vos propres cas d'utilisation ? Téléchargez le Kit de démarrage pour la finance et tirez parti de workflows préremplis pour accélérer vos opérations, de la déclaration des taxes de vente à l'amortissement des immobilisations. 


Auteur
Brian Strachman
Brian Strachman
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