L'Armée du Salut migre ses données 5 fois plus efficacement avec Alteryx

L’Armée du Salut compte parmi les plus grandes organisations d’action sociale au monde. Avec plus de 1,5 million de membres œuvrant dans plus de 128 pays, il va sans dire que les effectifs à gérer sont considérables. C’est d’autant plus le cas pour les entités australiennes de l’organisation, appelées Salvos, qui regroupent de nombreuses catégories d’emplois différents, des agents aux bénévoles, en passant par les employés ou encore les travailleurs indépendants.

Ainsi, lorsque Sambit Das, Workday Data Test Lead, a été mobilisé sur le projet Salvos visant à migrer vers Workday plus de 200 000 lignes de données liées à 10 000 employés et issues de plusieurs systèmes hérités, il a tout de suite compris l’ampleur de la tâche. « Chez Salvos, les systèmes et les workflows sont complexes, il n’existe d’ailleurs pas de source d’informations unique pour les effectifs nationaux », précise Sambit. « Le volume de données historiques était tout simplement colossal. Elles étaient dupliquées et n’étaient pas classées ni harmonisées entre les différents systèmes utilisés, qui vont des feuilles de calcul Excel aux fichiers papier. La création de rapports organisationnels, sur les effectifs nationaux par exemple, le suivi des contrôles d’intégrité et l’apprentissage des données de conformité prenaient beaucoup de temps. »

« Nous avions besoin d’une solution capable d’automatiser nos processus de migration et de transformation de manière simple et reproductible. »

Sambit Das
Workday Data Test Lead
Armée du Salut

« En cherchant une solution, j’ai découvert l’article Alteryx Workday Data Migration de Cynthia Eckles (employée d’Alteryx), qui avait eu recours à Alteryx pour un projet de migration de données dans Workday en 2018 », explique Sambit. « Je l’ai contactée sur LinkedIn, puis nous avons eu une conversation vidéo, et cet échange m’a donné l’idée d’utiliser Alteryx pour migrer et transformer les données afin d’accomplir cette tâche exigeante.

« C’était très rafraîchissant d’utiliser la plateforme en étant novice », raconte Sambit. Je n’avais jamais été aussi enthousiaste à l’idée d’utiliser au quotidien une solution aussi puissante que celle d’Alteryx pour effectuer ces tâches complexes. On pouvait suivre visuellement le nettoyage des données à chaque étape du workflow.

Au cours des nombreux cycles de chargement et de nettoyage des données, Sambit et son équipe ont eu recours à Alteryx pour automatiser et optimiser une série de processus ordinaires et complexes, notamment :

• Transformer les données brutes en classeurs Workday, puis les valider et vérifier la concordance entre les données du système actuel et les informations présentes dans Workday
• Optimiser les processus métier pour déterminer quel rôle peut les initier, les approuver, les examiner et les finaliser dans Workday
• Générer un flux de données live à partir de Workday pour transformer, nettoyer et transférer les données vers le système IPS tiers
• Automatiser les validations de données pour la migration vers Workday
• Effectuer des audits de données en temps réel dans Workday pour s’assurer que les problèmes de données qui pourraient avoir un impact sur les cycles de paie à venir étaient analysés et résolus de manière systématique

« Nous avons pu automatiser et développer un processus de migration de données reproductible qui a grandement facilité le travail de mon équipe, et cela nous a permis de progresser beaucoup plus rapidement que si nous avions procédé manuellement », précise Sambit.

« Si nous devions quantifier les économies réalisées grâce aux workflows Alteryx que nous avons développés, cela représenterait au total plus de 2 000 heures de tâches manuelles à ce jour », explique Sambit. « De plus, la plateforme nous a permis de réaliser des prototypes de migration avec un jeu de données réel pour les différents cycles de données, et nous avons encore réduit les délais d’exécution grâce aux cycles de paie parallèles. »

« Le directeur du programme a pu se rendre compte immédiatement des avantages de ce système. Les chefs d’équipe ont donc facilement pu mesurer le temps gagné et ont également voulu en savoir plus pour leurs propres projets. »

Et ensuite ? Pour une grande organisation dépendante des données comme l’Armée du Salut, une plateforme comme Alteryx, qui permet à chacun d’effectuer des opérations de fusion de données, des tâches analytiques et du Data Science par simple glisser-déposer, s’avère indispensable pour favoriser le changement de culture et passer des tâches manuelles et fastidieuses à un processus automatisé et puissant.

« Nos chefs de service mesurent la puissance de la plateforme et le volume de travail manuel qu’elle permet d’éliminer. C’est pourquoi elle est désormais utilisée dans d’autres services, et notamment par l’équipe des achats. Les utilisateurs se réjouissent désormais du travail sur les données réalisé dans Alteryx, ce qui est rare sur les projets d’une telle ampleur », explique Sambit.

Quelle est la prochaine étape pour Sambit et son équipe ? « Nous souhaitons effectuer une deuxième phase de migration vers Workday, portant sur 30 000 à 40 000 données d’employés et de bénévoles », indique-t-il. « Je pense également que nous allons tirer parti des capacités d’analyse prédictive et de modélisation assistée offertes par Alteryx pour entreprendre d’autres projets. Le volume de données avec lequel nous travaillons au sein de l’organisation est colossal. Il sera donc important de s’appuyer sur la culture de l’analytique que nous créons en ce moment, lentement mais sûrement. »