Sunbelt Rentals étend sa transformation financière avec Alteryx One

Sunbelt Rentals s'y connaît en matière de développement. Avec plusieurs dizaines d'années d'expérience en acquisitions et expansion, la société a bâti l'un des réseaux de location de matériel les plus importants d'Amérique du Nord, présent notamment aux États-Unis et au Royaume-Uni. Une telle échelle s'accompagne d'une complexité naturelle : des systèmes déconnectés, des workflows manuels bien installés et des processus institutionnels suffisamment efficaces pour suivre le rythme, mais pas conçus pour la vitesse qu'exige une entreprise moderne.

L'équipe de direction de Sunbelt a compris la nécessité de construire une couche analytique automatisée, capable de connecter des systèmes cloisonnés, d'automatiser les tâches répétitives, de mettre les données entre les mains de chaque utilisateur métier, et de suivre le rythme des transformations déjà en cours dans sa tech stack.

Des processus traditionnels aux workflows modernes et évolutifs

Sunbelt disposait des atouts d'une excellente organisation de données, d'une expertise opérationnelle de pointe et d'équipes expérimentées. Si le savoir-faire institutionnel constituait un atout, cela signifiait aussi que de nombreux processus fonctionnaient de la même manière depuis 20 ans, souvent manuellement, dans Excel et reposant sur des connaissances héritées du passé.

Dans les domaines de la finance, de la comptabilité, de la fiscalité, des opérations et de la gestion de flotte, les équipes extrayaient des données de sources SQL disparates et assemblaient manuellement des rapports dans Excel. Ces processus fastidieux créaient également des risques dans le secteur financier où la conformité à la loi SOX est impérative. Sans workflows gérés, l'auditabilité était incohérente, le lignage des données était flou et le déploiement à grande échelle impossible.

LaShell Estes, directrice de la technologie et de la transformation pour la fonction Finance, avait acquis l'expérience en matière de développement d'une culture data et d'automatisation à un poste précédent. Elle a été recrutée chez Sunbelt avec pour objectif d'encourager les utilisateurs métier à utiliser la technologie dans leurs processus quotidiens pour améliorer l'efficacité opérationnelle.

Alteryx était son outil de prédilection. « Alteryx prend les processus manuels que vous réalisez dans Excel, qui sont répétitifs, et y injecte de la synergie, de la documentation, de l'efficacité et de la rapidité », déclare-t-elle.

Création d'un modèle d'automatisation géré avec Alteryx One

La stratégie de transformation de Sunbelt était axée sur l'accompagnement, la gouvernance et le partenariat entre les fonctions. LaShell Estes décrit Alteryx comme le noyau d'une solution hybride qui réunit Power Automate, Power BI, Power Apps, Databricks et d'autres systèmes, afin d'aider les équipes à importer des données, à les préparer, à les analyser et à fournir des résultats là où l'entreprise en a besoin.

LaShell Estes savait aussi que la transformation généralisée et l'automatisation à grande échelle nécessitaient une stratégie délibérée. Elle appuie son approche sur quatre piliers :

1. Alignement

La priorité absolue était l'alignement entre les équipes exécutives et l'IT. Sunbelt bénéficiait d'un appui solide du directeur financier, mais LaShell Estes savait que la transformation ne serait possible à grande échelle que si la finance, l'IT et les métiers vont dans la même direction. Cela impliquait de positionner Alteryx comme un moyen d'habiliter les métiers, tout en maintenant l'IT focalisé sur les priorités de l'entreprise, la sécurité et la gouvernance.

2. Habilitation

Sunbelt a également beaucoup investi dans la formation et la certification. À l'arrivée de LaShell Estes, Sunbelt disposait de 27 licences Alteryx. En cinq mois, l'entreprise comptait 325 utilisateurs habilités et environ 80 certifications.

Sunbelt facilite l'accompagnement par le biais de formations, d'horaires de permanence et des partenariats qui contribuent à façonner les modules de formation et à accélérer l'adoption. « Vous ne pouvez pas simplement donner un outil aux utilisateurs en espérant qu'ils en feront l'usage », explique LaShell Estes. « Vous devez leur apprendre à l'utiliser en leur donnant la formation nécessaire pour développer leurs compétences. »

3. Développement de l'automatisation

Une fois les utilisateurs formés et les opportunités identifiées, Sunbelt a commencé à organiser des sprints automatisés de 8 à 12 semaines pour aider les équipes à transformer des processus manuels et répétables en workflows automatisés qui génèrent rapidement de la valeur. Certaines automatisations sont simples. D'autres sont plus complexes. Ensemble, elles contribuent à créer ce que LaShell Estes appelle un état d'esprit d'automatisation.

Pour LaShell Estes, chaque workflow comme une ressource réutilisable. « L'objectif est de tirer parti de ce que les utilisateurs font déjà », explique-t-elle. « En documentant et en partageant les automatisations, nous pouvons aider les équipes à construire à partir des workflows existants. »

4. Conformité SOX

Étant donné que de nombreux cas d'usage initiaux étaient liés à la finance et à la comptabilité, la conformité SOX devait être intégrée dès le départ. Sunbelt a mis en place une plateforme Alteryx Server dédiée aux workflows SOX et a créé un processus ServiceNow d'assistance pour faciliter la gestion des contrôles, de la documentation et de la gouvernance.

L'infrastructure de gouvernance construite autour de ce serveur, pour contrôler l'accès, documenter les workflows et suivre la transmission des données via la télémétrie Alteryx, est devenue la pierre angulaire de tout le reste.

Des réponses plus rapides et des résultats mesurables

Les résultats sont arrivés rapidement, et ils provenaient des domaines qui comptaient le plus pour l'entreprise.

En fiscalité et comptabilité, les automatisations directement liées au calendrier de clôture ont réduit le temps consacré aux calculs récurrents, à la préparation des entrées comptables et à l'assemblage des données. Un processus de reporting qui prenait auparavant 6 jours a été réduit à 6 secondes. L'équipe a documenté plus de 2 millions $ de valeur analytique grâce à Alteryx ; un chiffre qui continue de croître à mesure que de nouveaux départements s'intègrent.

Pour les opérations, l'équipe de gestion de flotte recueillait des données et compilait des rapports une fois par mois. Avec Alteryx qui automatise ce workflow, elle le fait désormais chaque semaine. « Si une ressource est hors service, au lieu d'attendre 30 jours pour prévenir nos fournisseurs qu'il faut la réparer, nous pouvons désormais faire cette notification chaque semaine », se félicite LaShell Estes. Avec des cycles de réparation plus rapides, les ressources sont plus disponibles, générant revenu directement récupérable.

Le changement de confiance au sein de l'équipe a été tout aussi notable que les chiffres. « Les équipes consacrent désormais leur temps à ce qui est important pour elles, et non plus aux tâches routinières nécessaires pour accomplir leur travail », explique LaShell Estes. « Les utilisateurs ont confiance en leur travail, en la qualité de leurs résultats et en la valeur qu'ils apportent. »

Déploiement d'Alteryx One, de Databricks et de workflows pilotés par l'IA

Prochain objectif de Sunbelt : le déploiement à grande échelle. Alors que l'entreprise poursuit son parcours avec Databricks, LaShell Estes voit Alteryx One jouer un rôle clé dans la connexion des données cloud, de l'IA et de l'analytique gérée sur une plateforme unique.

Cette vision comprend l'utilisation de requêtes en direct avec Databricks, l'extension de l'utilisation d'Auto Insights et l'exploration du machine learning, des applications et des outils d'IA. Pour LaShell Estes, Alteryx One offre la flexibilité nécessaire pour intégrer plus facilement les données du cloud dans les processus métier, tout en améliorant la gouvernance de l'utilisation des données par les équipes.

L'une des premières opportunités offertes par l'IA est la taxe d'utilisation. Sunbelt a déjà automatisé une partie du processus de calcul de la taxe d'utilisation dans Alteryx, en récupérant les détails des factures via une API. L'étape suivante consiste à utiliser les outils d'IA Alteryx pour lire les fichiers PDF, déterminer si la taxe d'utilisation a été payée, extraire le montant correspondant et éliminer ainsi la nécessité pour une personne de vérifier manuellement des milliers de factures chaque semaine.

Sunbelt continue également de développer sa communauté d'automatisation en interne. Le conseil de LaShell Estes est simple : créez votre petite communauté, formez vos utilisateurs, intégrez la gestion tôt et facilitez le déploiement à grande échelle. L'automatisation ne peut pas être imposée. Mais une fois que les équipes en ont compris la valeur, l'élan s'installe.