Ayvens Bank、Alteryxを活用して月末決算を迅速化

財務チームにとって、月末決算はそれまでのあらゆる非効率が短期間の重要な業務に一気に集中するタイミングです。連携されていないエクスポートデータ、手作業による照合、そして明確なロジックではなく組織内に蓄積された経験や知識を頼りにまとめられた表計算ソフト。Ayvens Bankでもこうした状況は珍しくなく、チームはこのやり方を変える必要があると認識していました。

Ayvens Bankは、AlteryxおよびInfotopicsと連携し、プロセスを一から再構築しました。その結果、自動化、統合、監査にも対応できるレポート作成プロセスが実現しました。これにより、財務チームの業務の進め方だけでなく、チームが実現できることそのものが大きく変わりました。

コアバンキングシステムのレポート機能に限界

Ayvens Bankの財務チームは幅広い業務を担っています。従来の財務管理に加え、組織全体の分析およびBIも担当しています。

「財務部門では、毎日データを分析しています。そのため、Ayvensの分析とBIを私たちのチームが担当するのは自然なことでした」と、Ayvens Bankの財務責任者であるAnna Kravets氏は述べています。「しかし、コアバンキングプラットフォームを使ったレポート作成には限界が見え始めていました」

Ayvensは数年前、コアバンキングシステムとしてOhpenを導入しました。このプラットフォームはコアバンキング業務には対応していましたが、Ayvens Bank固有の環境で必要とされる財務レポートの柔軟性を提供するようには設計されていませんでした。

その影響が特に大きく表れたのが、正確性が最も重視される月末決算でした。このプロセスではOhpenからデータを抽出し、エクスポートしたデータを手作業でつなぎ合わせ、数値を検証し、バックアップ資料を作成して、最終的な一連のレポートを完成させる必要がありました。しかも、これらすべてを厳格な規制要件のもとで行う必要がありました。すべての工程が手作業でした。すべての工程にリスクが伴っていました。そして、すべての工程に時間がかかっていました。

さらに、規制への準拠によって、迅速な対応が一層求められていました。金融機関では、あらゆる数値の正確性とトレーサビリティが重要です。バックアップレポートの数値は相互に整合し、合計値は元データと一致している必要があります。また、プロセス全体を再現できなければなりません。

財務ですぐに活用できる出力を実現する、管理されたパイプラインの構築

Ayvens BankはInfotopicsと提携し、Alteryxを活用してレポート作成プロセスを再設計しました。「Alteryxは当社のビジョンに合致し、コンプライアンス要件も満たしていました。また、コアバンキングプラットフォームでは実現できなかった、柔軟なレポート作成が可能になりました」とKravets氏は述べています。

このソリューションの中核となったのは、Ohpenからデータを抽出し、財務業務に適した構造に変換したうえで、総勘定元帳（GL）の貸借対照表や損益計算書など、月末決算に必要なレポートを作成するために専用設計された一連のAlteryxワークフローです。

チームは明確な順序に沿って作業を進めました。まず検証し、次にモデル化し、その後にロジックを構築するという順序です。「まず検証とテストから始めました。最初にデータが正しいことを確認し、次にモデル化を行い、その後で初めてロジックと出力を構築しました」と、InfotopicsのコンサルタントであるGijs Reysoo氏は述べています。「数値への信頼を築くには、それしかありません」

もう一つの重要な要素が一元化されたマッピングテーブルです。複数の分断されたデータストリームを個別に管理するのではなく、すべてのデータソースとIDを単一のレイヤーを介して連携させました。これにより、総勘定元帳（GL）の貸借対照表から後続のバックアップ資料まで、すべてのレポートで一貫した集計が可能になりました。また、システム全体の監査可能性も確保されました。マッピングテーブルが1つに集約されているため、何か問題が見つかった場合でも、確認すべき場所は1か所だけです。

さらに、規制環境では数値の信頼性を当然のものとするのではなく、検証によって確立する必要があるため、徹底したテストをすべての段階に組み込むことを設計上の基本原則としました。

時間短縮、エラー削減、信頼できるデータの一元化

数字を見るだけでも、その成果の一端がわかります。レポート作成にかかる時間を1日あたり4時間短縮し、手作業による月末決算業務も毎月丸2日分削減できました。幅広い業務を担う少人数の財務チームにとって、これはチームが取り組める業務を大きく変える成果です。

しかし、より大きな成果はその仕組みそのものにあります。現在、財務チームはすべての財務数値について、信頼できる唯一の情報源に基づいて業務を行っています。レポートには一貫性があり、バックアップデータとの整合性も確保されています。また、プロセス全体を必要に応じて再現できます。これは、規制当局への対応が必要になった際に極めて重要です。

手作業が大幅に削減されたことで、人為的なミスが入り込む可能性も低下しました。データの抽出、検証、モデリング、出力といった主要な処理はワークフローが担い、各段階に制御機能とチェック機能が組み込まれています。

月末決算にとどまらない基盤

Infotopicsが構築したアーキテクチャは、最初から拡張性を考慮して設計されていました。現在では、月次決算を支える同じパイプラインが、キャンペーン分析や入出金のキャッシュフローのモニタリングなど、その他の社内プロセスにも活用されています。

Infotopicsは、Ayvens BankによるAlteryxの出力結果のダッシュボード化も支援しています。これにより、データの活用範囲が財務チームを超え、組織全体のステークホルダーへと広がっています。社内の業務効率化プロジェクトとして始まった取り組みが、今ではビジネス全体に価値をもたらす分析基盤へと発展しつつあります。

Ayvens Bankでは新たな取り組みやデータに関する課題、継続的に寄せられる新たな要望とともに、ビジネスも成長を続けています。Alteryxを活用して構築した確かな基盤があるため、新たなニーズが生じるたびに一から作り直す必要はなく、既存の仕組みを土台として発展させることができます。

Infotopicsは、20年以上にわたり組織がデータを実用的なインサイトとビジネス価値に変えることを支援してきた、フルサービスのデータビジネスパートナーです。同社の認定コンサルタントは、Alteryx、Tableau、Snowflake、Matillionなどのテクノロジーを専門とし、データ戦略、実装、分析、自動化、トレーニング、定着化の面でお客様を支援しています。