Impostos corporativos + planilhas = negócio arriscado?

As planilhas existem desde 1979 e não devem desaparecer tão cedo. Elas são baratas, fáceis de acessar e possuem recursos poderosos, desde fórmulas a tabelas dinâmicas e visualizações. Mas elas também são propensas ao erro humano e podem gerar custos altos e desperdício de tempo — a última coisa que qualquer departamento deseja, principalmente setores de impostos corporativos. Se as áreas tributárias das empresas planejam se tornar ativos estratégicos do negócio, agora é hora de abandonar as tabelas dinâmicas (e planilhas eletrônicas).

Riscos nos negócios

O professor Ray Panko, da University of Hawaii em Manoa, constatou que em média, 88% das planilhas possuem ao menos 1% ou mais falhas em suas fórmulas. Essas imperfeições podem e têm provocado gastos onerosos. Para citar alguns exemplos:

• Um equívoco na planilha causou um prejuízo financeiro de US$ 6,5 bilhões ao JPMorgan Chase, uma das maiores perdas já registradas pela empresa. O modelo de valor em risco (VaR) utilizado continha uma fórmula incorreta — dividindo a soma ao invés da média, o que possivelmente reduziu a volatilidade e gerou um valor inferior.
• Quase 16.000 casos de COVID-19 deixaram de ser contabilizados na Inglaterra devido às deficiências das planilhas. Os registros eram compilados em um formato de arquivo antigo, que só conseguia processar 65.000 linhas de dados. Com a geração de múltiplas linhas de resultados para cada teste de COVID-19, os modelos se limitavam a cerca de 1.400 casos, enquanto o restante ficava de fora.
• O Barclays Capital foi obrigado a adquirir um total de 179 contratos do Lehman Brothers, quando o banco de investimento decretou falência porque deixou de visualizar células ocultas em uma planilha.

Quando milhões ou bilhões de dólares estão em jogo, você realmente deseja que processos de planilhas manuais façam parte da equação? Além disso, os prejuízos não são apenas financeiros, eles também podem consumir um tempo valioso dos usuários.

Como diz o ditado: tempo é dinheiro

"O fluxo de trabalho cuida de tudo e consigo dedicar a maior parte do meu tempo analisando dados e encontrando insights que possam ajudar nossos clientes. Não fiz faculdade para copiar e colar."
— Parceiro de relatórios fiscais na Grant Thornton
Quantas horas por semana você gasta com planilhas? Um estudo da IDC revelou que um trabalhador de dados investe em média 24 horas por semana (60% do tempo). Esse número se traduz em procedimentos de alta complexidade, sobretudo na área contábil, pois de acordo com a McKinsey, 81% de todos as funções e atividades tributárias podem ser automatizadas.

Além de suprir lacunas e auditorias, a automação também pode ajudar a aumentar o tempo dedicado às análises de valor agregado, permitindo que departamentos fiscais sejam capazes de:

• Criar uma trilha de auditoria transparente
• Identificar possíveis problemas fiscais antes da auditoria
• Detectar anomalias
• Reduzir custos administrativos
• Automatizar processos de conformidade
• Dedicar mais tempo para a estratégia da análise fiscal

Imagine o que você poderia fazer se tivesse 24 horas a mais na sua semana de trabalho.

Transforme planilhas em fluxos de trabalho

Você não precisa continuar sonhando em recuperar sua semana de trabalho, mas você precisa de um planejamento. Com tecnologias modernas, muitos processos fiscais repetíveis podem ser automatizados. Mas por onde começar? Identifique um caso de uso favorável para automatizar. Os melhores casos de uso possuem um valor comercial evidente e ainda contribuem para:

• Melhorar a eficiência ao automatizar tarefas repetitivas
• Impulsionar a receita liquida ao identificar novas oportunidades
• Economizar recursos financeiros e aumentar a receita bruta
• Reduzir e mitigar riscos
• Empoderar funcionários para gerar insights imediatos

Para funções de impostos corporativos, o rateio de custos e despesas pode ser um excelente caso de uso para começar. Determinar a porcentagem dos lucros de uma empresa sujeita ao pagamento de diversos tributos de uma jurisdição específica pode se tornar uma tarefa complexa — envolvendo horas de coleta de dados, limpeza e uso da função VLOOKUP para combinar alíquotas de impostos sobre vendas com códigos postais de transações. Com a automação, você pode criar fluxos de trabalho reproduzíveis, que permitem conectar dados de vendas ao nível do cliente a partir de múltiplas fontes e, combinar as informações para apresentar a correlação exata dos códigos fiscais. Dessa forma, é possível determinar o imposto correto a ser pago e economizar horas a cada semana.

O rateio de custos e despesas é apenas o primeiro passo. Acesse o eBook, 5 casos de uso para ajudar profissionais fiscais a ganhar tempo e descubra quais processos podem se beneficiar com a automação.

Preparado para tornar seu caso de uso fiscal uma realidade? Obtenha o kit de início para o setor financeirocom fluxos de trabalho predefinidos para ajudar você a realizar novos projetos, desde relatórios de impostos sobre vendas até a depreciação de ativos fixos.