Durante a última década, a forma como as organizações gerenciam processos e coletam dados relacionados às transações registradas por um sistema de planejamento de recursos empresariais evoluiu de forma significativa. Parte das mudanças mais recentes foram resultado da constante migração para a nuvem, já que normalmente esses sistemas precisam de menos manutenção, apresentam um desempenho superior e maior disponibilidade do que aqueles instalados no local.
A arquitetura de dados moderna é fruto de uma multiplicidade de etapas incrementais que aumentaram as capacidades analíticas integradas nos sistemas ERP. Devido à inovação na arquitetura de dados, que permite incorporar automaticamente informações armazenadas em diferentes sistemas de registro, o alcance da análise e de relatórios deve aumentar com a integração analítica (um sistema que incorpora dados de múltiplas fontes independentes), tornando-se um padrão cada vez maior para sistemas ERP.
Décadas atrás, a insatisfação com sistemas ERP costumava prevalecer. Quando surgiram na década de 1990, esses sistemas foram criticados por serem "armadilhas de dados", isto é, os dados conseguem entrar, mas não conseguem sair (referência a um slogan publicitário de um produto antipragas.) No entanto, nossa pesquisa de benchmark do departamento financeiro revelou que dois terços (66%) das organizações afirmam ser fácil ou extremamente fácil extrair informações valiosas de um sistema ERP. Relatórios e análises têm sido cada vez mais incorporados às capacidades fora da caixa desses sistemas, principalmente na forma de painéis configuráveis personalizados de acordo com necessidades individuais e funções específicas. Esses recursos têm aprimorado a experiência do usuário, proporcionando informações relevantes e de fácil acesso e permitindo que cada colaborador possa gerenciar exceções. Assim, em vez de obrigar gestores a procurar problemas, as exceções surgem de imediato.
Nossa pesquisa comparativa revelou que 81% dos participantes declararam o bom ou excelente desempenho de seus sistemas ERP. Esses sistemas permitem eliminar processos em massa e utilizar o processamento na memória, sustentando uma metodologia de contabilidade contínua, que eu defini pela primeira vez em 2015. A contabilidade contínua é uma abordagem para a gestão do ciclo contábil que aborda aspectos táticos desgastantes e permitem concentrar os departamentos financeiros e contábeis de maneira mais estratégica. Ela automatiza processos mecânicos e repetitivos de forma ininterrupta, de ponta a ponta. Isso aumenta a eficiência e assegura a integridade de dados, um fator crucial. A falta de integridade dos dados é a causa raiz de muitos trabalhos demorados que agregam pouco valor. A contabilidade contínua faz a distribuição da carga de trabalho por departamento de modo constante e mais uniforme durante os períodos contábeis. Dessa forma, é possível eliminar gargalos e otimizar o cronograma e a execução das operações.
Embora algumas falhas de desempenho dos sistemas ERP já tenham sido solucionadas, outras ainda persistem. Por exemplo, enquanto 35% dos participantes dizem que seus sistemas são fáceis de usar conforme o esperado, 60% afirmam que é necessário implementar melhorias e 4% acreditam que seus sistemas são complexos para trabalhar.
Sistemas ERP são conhecidos por serem difíceis de implantar, mas a principal causa disso é o gerenciamento de processos complexos e interfuncionais que exigem controles rigorosos. E as aplicações em nuvem podem ser mais rápidas e mais acessíveis quando empresas conseguem eliminar customizações desnecessárias e adotar práticas recomendadas incorporadas no sistema. Cada vez mais, fabricantes oferecem recursos destinados a segmentos específicos e até mesmo micro-verticais — por exemplo, um sistema projetado especificamente para fabricantes de cerveja ao invés de uma categoria mais genérica de alimentos e bebidas.
Atualmente, o cenário está preparado para uma década de inovação, permitindo que organizações aproveitem ao máximo as potencialidades existentes e adotem novas tecnologias capazes de redefinir como funcionará o departamento financeiro e contábil. Durante os próximos 10 anos, a tecnologia da informação terá um impacto maior na forma como as empresas atuam em relação aos últimos 60 anos da era digital.
Grandes organizações têm lidado com a existência de múltiplos sistemas ERP há décadas. Nossa pesquisa sobre o planejamento de recursos empresariais de última geração descobriu que 69% das corporações com 1000 ou mais funcionários contam com sistemas ERP de múltiplos fornecedores. Em geral, eles são monitorados através de um sistema de consolidação, que simplifica o processo de combinar transações contábeis registradas em diferentes sistemas para criar demonstrações financeiras na matriz. Mas esse processo é demorado e costuma ser realizado mensalmente. Um "diário universal" alternativo inclui o cruzamento de todas as transações em cada sistema ERP para um sistema central, permitindo uma visão global e consolidada em tempo real. Além disso, calculando (mas não necessariamente lançando) amortizações, provisões e lançamentos fictícios similares diariamente, uma sede, um conjunto regional ou divisório de demonstrações financeiras estariam disponíveis com base por período. A tecnologia moderna torna isso possível na teoria, mas fatores de custo têm impedido a adoção.
A inteligência artificial tem sido promovida em grande escala, assim como o impacto na área financeira e as vantagens a curto prazo nos departamentos de contabilidade. Ao invés de colocar robôs no comando do setor, a IA - que emprega o aprendizado de máquinas — elimina o trabalho robótico que hoje em dia afeta contadores. Enquanto isso, a IA atua, por exemplo, na digitalização de documentos e reconhecimento de voz. Dados ruins são uma das maiores barreiras para o treinamento eficaz dos sistemas de IA atrasando a implantação, mas ela já pode ser aproveitada para automatizar a limpeza de dados em escala. A curto prazo, fabricantes de ERP usarão a IA para sustentar a precisão dos dados no ponto de entrada para que eventuais falhas e negligências — como omitir informações necessárias sobre a transação de um registro — sejam detectadas pelo sistema antes que o arquivo seja inserido. O processamento da linguagem natural, já em uso, vai reduzir cada vez mais o treinamento necessário à medida que os usuários falam ou digitam as funções desejadas. Uma infinidade de avanços individuais moderados auxiliados pela IA vai mudar constantemente a forma de trabalho do departamento de contabilidade para atividades mais analíticas e proativas, ao invés de uma contagem regressiva de feijões.
Os sistemas ERP baseados em nuvem não são novidade, mas a utilidade subjacente a eles tem sido pouco explorada. A nuvem é um benefício para pequenas e médias empresas, que elimina a necessidade dos funcionários de manter o software e consegue distribuir custos de computação e armazenamento para proporcionar um desempenho superior a um preço acessível. Em plataformas de nuvem, fornecedores possuem maior controle sobre o ambiente operacional do sistema e é mais fácil inovar e melhorá-lo, especialmente em termos de usabilidade e experiência do usuário. Há uma extensa variedade de serviços potenciais que, entre outros, simplificam transações B2B e fornecem benefícios comerciais de valor agregado. Esses também são mais propensos a favorecer SMBs, que possuem menos recursos do que organizações de grande porte.
Nossa pesquisa indica que, em média, empresas renovam os sistemas ERP a cada 10 a 12 anos, mas muitas delas demoram ainda mais. Embora a reposição de um sistema ERP seja cara e desafiadora, a equipe de liderança sênior, especialmente o CFO, deve avaliar se a estrutura existente atende às exigências dos negócios e considerar alternativas disponíveis através de novos softwares, especialmente um aplicativo baseado na nuvem.
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