Ayvens Bank acelera o fechamento do mês com o Alteryx

Para as equipes financeiras, o fechamento do mês tem uma maneira de comprimir cada ineficiência em uma única janela de alto risco. Exportações desconectadas, passos manuais de reconciliação e planilhas costuradas com memória institucional em vez de lógica. No Ayvens Bank, esse padrão era familiar, e a equipe sabia que tinha que mudar.

Trabalhando com o Alteryx e a Infotopics, o Ayvens Bank reconstruiu o processo do zero. O resultado foi a geração automatizada de relatórios, integrada e à prova de auditoria que mudou fundamentalmente como a equipe financeira opera — e o que ela agora é capaz de fazer.

Geração limitada de relatórios no sistema central do setor financeiro

A área financeira do Ayvens Bank tem um amplo mandato. Além da administração financeira tradicional, a equipe é responsável pelo analytics e BI para toda a organização.

“No setor financeiro, analisamos dados todos os dias. Portanto, fez sentido que o analytics e o BI na Ayvens ficassem dentro da nossa equipe”, explica Anna Kravets, chefe de finanças do Ayvens Bank. “No entanto, a geração de relatórios da nossa plataforma bancária central estava chegando ao limite.”

A Ayvens adotou o Ohpen como sistema central do setor financeiro há vários anos. Embora a plataforma cobrisse as operações centrais do setor financeiro, ela não foi projetada para oferecer a flexibilidade na geração de relatórios financeiros de que o Ayvens Bank precisava naquele ambiente específico.

Isso criava atrito onde a acurácia mais importava: o fechamento no fim do mês. O processo dependia de extrair dados do Ohpen, juntar manualmente exportações, validar valores, criar backups e produzir um conjunto final de relatórios — tudo sob rigoroso escrutínio regulatório. Cada passo era manual e trazia riscos. E cada passo custava tempo.

A conformidade regulatória adicionou outra camada de urgência. Em instituições financeiras, a acurácia e a rastreabilidade de cada número importam. Os relatórios de backup precisam ser reconciliados, os totais precisam coincidir com os dados, e todo o processo precisa ser reproduzível.

Montando um pipeline controlado para resultados prontos para finanças

O Ayvens Bank fechou parceria com a Infotopics para reformular o processo de geração de relatórios usando o Alteryx. “O Alteryx se alinhou à nossa visão e atendeu aos nossos requisitos de conformidade. Ele nos deu a flexibilidade na geração de relatórios que não conseguíamos ter com a nossa plataforma central do setor financeiro”, elogia Kravets.

A solução se concentrou em um conjunto de fluxos de trabalho do Alteryx desenvolvidos especificamente para extrair dados do Ohpen, transformar em uma estrutura voltada para finanças e produzir os relatórios necessários para o fechamento no fim do mês, incluindo as demonstrações de balanço patrimonial do razão geral e de lucros e perdas.

A equipe começou com uma sequência deliberada. Primeiro valide, depois modele e, em seguida, crie a lógica. “Começamos com a validação e os testes, primeiro garantindo que os dados estivessem corretos, depois modelando-os e só depois construindo a lógica e os resultados”, conta Gijs Reysoo, consultor da Infotopics. “Essa é a única forma de criar confiança nos números.”

A segunda era uma tabela de mapeamento central. Em vez de manter múltiplos fluxos de dados fragmentados, todas as fontes e IDs foram conectados por uma única camada. Isso garantiu uma consolidação consistente nos relatórios, seja no balanço patrimonial do razão geral ou em um documento de backup nas etapas seguintes. Isso também deixou todo o sistema auditável: uma única tabela de mapeamento significa um único lugar para checar quando algo parecer errado.

Testes extensivos foram incorporados a cada etapa como um princípio central de design, porque, em um ambiente regulamentado, a confiança nos números precisa ser conquistada, não presumida.

Mais tempo, menos erros e uma única fonte da verdade

Os números contam apenas parte da história. Quatro horas são economizadas todos os dias na preparação de relatórios, e dois dias inteiros são recuperados a cada mês com atividades manuais de fechamento de fim de mês. Para uma equipe financeira enxuta com um amplo escopo de atuação, essa é uma mudança significativa no que a equipe pode realmente fazer.

Mas o maior ganho é estrutural. A equipe de finanças agora opera com uma única fonte da verdade para todos os números financeiros. Os relatórios são consistentes, os backups são reconciliados, e todo o processo é reproduzível sob demanda — extremamente importante quando os órgãos reguladores aparecem.

Os pontos de contato manuais foram reduzidos drasticamente, o que significa menos oportunidades para que erros humanos aconteçam. Os fluxos de trabalho fazem o trabalho pesado: extração, validação, modelagem e geração de resultados, com controles e checagens integrados em todas as etapas.

Uma base construída para mais do que o fechamento do fim de mês

A arquitetura que a Infotopics montou foi deliberadamente escalável. Agora, o mesmo pipeline usado no fechamento mensal está sendo aplicado a outros processos internos: análise de campanhas, monitoramento dos fluxos de caixa de entrada e de saída e outros.

A Infotopics também está ajudando o Ayvens Bank a traduzir os resultados do Alteryx em dashboards — ampliando o alcance dos dados além da equipe financeira e colocando nas mãos das partes interessadas em toda a organização. O que começou como um projeto interno de eficiência está virando uma capacidade de analytics que beneficia toda a empresa.

O Ayvens Bank está crescendo com novas iniciativas, novos desafios de dados e novas solicitações que chegam regularmente. Com a base que o Alteryx fornece, eles não estão mais começando do zero a cada vez — estão construindo sobre algo sólido.

A Infotopics é parceira de negócios de dados com serviço completo e mais de 20 anos de experiência ajudando organizações a transformar dados em insights práticos e valor para os negócios. Seus consultores certificados são especializados em tecnologias como Alteryx, Tableau, Snowflake e Matillion, oferecendo suporte aos clientes em estratégia de dados, implementação, analytics, automação, treinamento e adoção.