Sunbelt Rentals escala a transformação financeira com o Alteryx One

A Sunbelt Rentals sabe como crescer. Ao longo de décadas de aquisições e expansão, a empresa construiu uma das mais amplas operações de locação de equipamentos da América do Norte, nos US, no UK e em outros países. Com essa escala, vem a complexidade herdada: sistemas desconectados, fluxos de trabalho manuais arraigados e processos institucionais eram eficazes para acompanhar o ritmo — mas não foram projetados para a velocidade que uma empresa moderna exige.

A liderança da Sunbelt reconheceu a necessidade de criar uma camada automatizada de analytics, que pudesse conectar sistemas isolados, automatizar trabalhos repetitivos, colocar dados nas mãos de cada usuário de negócios e acompanhar a transformação já em andamento em toda a pilha de tecnologia.

Dos processos herdados aos fluxos de trabalho modernos e escaláveis

A Sunbelt tinha a base de uma excelente organização de dados, com profunda experiência operacional e equipes de longa data. Embora o conhecimento institucional fosse um ponto forte, também significava que muitos processos vinham sendo executados da mesma maneira há 20 anos — muitas vezes manualmente, no Excel, e dependentes de conhecimento herdado.

Em finanças, contabilidade, impostos, operações e frota, as equipes extraíam dados de fontes SQL distintas e montavam relatórios manualmente no Excel. Os processos demorados também criavam riscos às finanças, onde a conformidade com a SOX é inegociável. Sem fluxos de trabalho governados, a capacidade de auditoria era inconsistente, a rastreabilidade dos dados não era clara, e escalar era impossível.

LaShell Estes, diretora de tecnologia e transformação financeira, tinha experiência na criação de uma cultura de dados e automação do zero em uma empresa anterior. Ela foi contratada pela Sunbelt para capacitar os usuários de negócios a usar a tecnologia nos processos diários, em prol da eficiência empresarial.

A ferramenta fundamental que ela escolheu foi o Alteryx. "O Alteryx pega esses processos manuais que você faz no Excel, que são repetíveis, e coloca sinergia, documentação, eficiência e velocidade", explica Estes.

Criando um modelo de automação controlado com o Alteryx One

A estratégia de transformação da Sunbelt concentrou-se em capacitação, governança e parceria multifuncional. Estes descreve o Alteryx como o "núcleo" de uma solução híbrida que combina Power Automate, Power BI, Power Apps, Databricks e outros sistemas — ajudando as equipes a importar, preparar, analisar os dados e entregar resultados onde a empresa precisa.

Estes também sabia que a transformação e a automação generalizadas em larga escala exigiam uma estratégia deliberada. Ela ancorou a abordagem em quatro pilares:

1. Alinhamento

A primeira prioridade era o alinhamento executivo e da TI. A Sunbelt tinha um forte patrocínio do CFO, mas Estes sabia que a transformação só ganharia escala se finanças, TI e a empresa seguissem na mesma direção. Isso envolvia posicionar o Alteryx como uma forma de ajudar a empresa a se ajudar, enquanto a TI permanecia focada nas prioridades da empresa, na segurança e na governança.

2. Viabilização

A Sunbelt também investiu intensamente em treinamento e certificação. Quando Estes começou, a Sunbelt tinha 27 licenças do Alteryx. Em cinco meses, a empresa cresceu para 325 usuários capacitados e cerca de 80 certificações.

A Sunbelt faz a capacitação em treinamentos, plantões de dúvidas e parcerias que ajudam a moldar os módulos de treinamento e acelerar a adoção. "Não dá para simplesmente entregar uma ferramenta às pessoas e esperar que elas usem", conta Estes. "Você precisa ensiná-las a usar a ferramenta, oferecendo o treinamento necessário para desenvolver as competências."

3. Desenvolvimento da automação

Com usuários capacitados e as oportunidades identificadas, a Sunbelt começou a realizar sprints de automação de oito a 12 semanas para ajudar as equipes a transformar processos manuais repetíveis em fluxos de trabalho automatizados que entregam valor rapidamente. Algumas automações são simples. Outras são mais complexas. Juntas, elas ajudam a criar o que Estes chama de “mentalidade da automação”.

Estes diz que vê cada fluxo de trabalho como um ativo reutilizável. "O objetivo é aproveitar o que as pessoas já estão fazendo", revela Estes. "Ao documentar e compartilhar automações, podemos ajudar as equipes a aproveitar fluxos de trabalho que já existem."

4. Conformidade com a SOX

Como muitos dos primeiros casos de uso atendiam às áreas financeira e contábil, a conformidade com a SOX precisou ser incorporada desde o início. A Sunbelt estabeleceu um Alteryx Server dedicado para fluxos de trabalho da SOX e criou um processo de suporte no ServiceNow para gerenciar controles, documentação e governança.

A infraestrutura de governança montada em torno desse server — controlando o acesso, documentando fluxos de trabalho e fazendo a rastreabilidade dos dados via telemetria do Alteryx — foi a espinha dorsal de tudo o que se seguiu.

Respostas mais rápidas e resultados mensuráveis

Os resultados vieram rapidamente, e das áreas que mais importavam para a empresa.

Em impostos e contabilidade, as automações vinculadas diretamente ao calendário de fechamento reduziram drasticamente o tempo gasto em cálculos recorrentes, preparação de lançamentos contábeis e montagem de dados. Um processo de geração de relatórios que levava seis dias foi reduzido para seis segundos. A equipe documentou mais de US$ 2 milhões em valor de analytics feito pelo Alteryx — um número que continua a crescer à medida que novos departamentos são integrados.

Nas operações, a equipe de frota costumava coletar dados e compilar relatórios uma vez por mês. Com o Alteryx automatizando esse fluxo de trabalho, eles agora executam toda semana. “Se tivermos um ativo inativo, em vez de esperar 30 dias para avisar nossos fornecedores de que precisamos de reparos, agora fazemos isso toda semana”, observa Estes. Ciclos mais rápidos de reparo trazem maior disponibilidade de ativos e receita diretamente recuperável.

A mudança na confiança da equipe tem sido tão notável quanto os números. "As equipes agora e dedicam ao que desejam, não às tarefas triviais apenas para fazer o trabalho", comemora Estes. "As pessoas têm confiança no trabalho, no produto do trabalho e no valor que entregam."

Escalando o Alteryx One, o Databricks e os fluxos de trabalho orientados por IA

O próximo capítulo da Sunbelt está focado em escalar. À medida que a empresa continua a jornada com o Databricks, Estes vê o Alteryx One desempenhando um papel fundamental na conexão de dados em nuvem, IA e analytics governado em uma única plataforma.

Essa visão inclui adotar o live query com o Databricks, expandir o uso do Auto Insights e explorar machine learning, funcionalidades de aplicativos e ferramentas de IA. Para Estes, o Alteryx One tem mais flexibilidade em integrar dados em nuvem aos processos de negócios, ao mesmo tempo em que melhora a governança sobre como as equipes utilizam os dados.

Uma das primeiras oportunidades da IA está no use tax. A Sunbelt já automatizou parte do processo de cálculo de use tax no Alteryx, extraindo detalhes das faturas via API. O próximo passo é usar as ferramentas de IA do Alteryx para ler PDFs, determinar se o use tax foi pago, extrair o valor e eliminar a necessidade de alguém revisar manualmente milhares de faturas a cada semana.

A Sunbelt também continua a montar uma comunidade interna de automação. O conselho de Estes é simples: crie a comunidade, treine os usuários, governe desde cedo e construa para escalar no futuro. A automação não pode ser forçada. Mas, uma vez que as equipes conhecem o valor, a adoção aumenta.