Wenn Sie sich fragen, wie Zellen in Excel formatiert werden, sind Sie hier genau richtig. Schon kleine Formatierungsanpassungen können bei einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe den entscheidenden Unterschied ausmachen. Ein kleiner Farbtupfer hier, eine Änderung der Schriftart dort und plötzlich ist Ihre Arbeitsmappe nicht mehr nur ein Meer aus Zeilen und Spalten, sondern eine organisierte, vorzeigbare Datentabelle. Zu wissen, wie man Zellen in Excel formatiert, hilft Ihnen bei der Organisation und Vorbereitung Ihrer Daten!
Im Folgenden sehen wir uns genauer an, wie Zellen in Excel-Tabellen mithilfe der sechs Reiter im Dialogfeld „Zellen formatieren“ formatiert werden, gefolgt von einigen Tastenkombinationen für das Excel-Format.
Was bedeutet es, Zellen in Excel zu formatieren?
Microsoft Excel bietet verschiedene Steuerelemente, mit denen Benutzer:innen die Darstellung ihrer Daten ändern können. Und das aus gutem Grund: Das Formatieren von Zellen in Excel kann die Aufmerksamkeit auf wichtige Daten lenken oder die vorliegenden Inhalte genauer anzeigen (z. B. durch Hinzufügen von $ zu Zellen, die Werte enthalten, die sich auf Preise beziehen, oder durch Konfigurieren von Zellen, die Datumsangaben darstellen, für eine Standardanzeige von xx/xx/xxxx).
Das Formatieren von Zellen in Excel ist ein optionaler Schritt nach der Datenvorbereitung bzw. der gesamten Datenbereinigung, -anreicherung, -strukturierung und -standardisierung, die erforderlich ist, um Daten für die Analyse vorzubereiten.
Neue Daten bringen fast immer ihre eigenen Herausforderungen mit. Es ist Aufgabe der Data Analysts, ihre Daten zu durchforsten und sicherzustellen, dass sie für die spezifischen Anforderungen ihres Analyseprojekts vorbereitet sind. Dies kann das Aufteilen von Spalten, das Entfernen von Zeilen mit fehlenden Daten oder die Standardisierung anhand eines bestimmten Namens umfassen (z. B. wird aus „CA“ oder „Calif“. „California“).
Sobald die Excel-Formatierung abgeschlossen ist, sorgt sie für den letzten Schliff, sodass die Daten sowohl korrekt vorbereitet als auch dargestellt werden.
Was sind die sechs Reiter im Dialogfeld „Zellen formatieren“?
Die sechs Registerkarten im Dialogfeld „Zellen formatieren“ umfassen: Zahl, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Ausfüllen und Schutz.
Reiter „Zahlen“
Im Reiter „Zahlen“ können Sie die Art und Weise formatieren, in der Ihre Zahlen angezeigt werden. Sie können aus Optionen wie Prozentsätzen, Datumsangaben, Währungen, Uhrzeiten usw. wählen.
- Wählen Sie zunächst die Zellen aus, die Sie ändern möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ unter „Zellen“ die Option „Format“ > „Zellen formatieren“, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Der erste aufgeführte Reiter ist der Reiter „Zahlen“. In der Kategorie-Liste auf dem Reiter „Zahlen“ können Sie das gewünschte Format auswählen, z. B. Datum, Uhrzeit, Prozent, Währung usw. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Auswahl weiter anzupassen. Sie können beispielsweise eine bestimmte Art und Weise auswählen, wie negative Währungswerte dargestellt werden sollen (siehe Abbildung unten).
Quelle: Microsoft Support
Reiter „Ausrichtung“
Standardmäßig richtet Excel Text am unteren linken Rand einer Zelle aus und Zahlen am unteren rechten Rand. Im Reiter „Ausrichtung“ im Dialogfeld „Zellen formatieren“ können Sie festlegen, wie Ihre Werte vertikal oder horizontal ausgerichtet werden sollen.
Wenn Sie eine auffälligere Textausrichtung benötigen, können Sie im Feld „Grad“ den Text um bis zu 90 Grad nach oben oder unten drehen.
Mit der Textsteuerung können Sie steuern, wie Excel Informationen in einer Zelle formatiert. Es gibt drei Arten der Textsteuerung: Textumbruch, An Zellgröße anpassen und Zellen verbinden.
Und schließlich ändert Textrichtung die Richtung des Arbeitsblatts. Mit anderen Worten: Spalte A könnte oben rechts statt oben links beginnen.
- Um eine dieser Änderungen vorzunehmen, wählen Sie zunächst den Text aus, den Sie anpassen möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ unter „Zellen“ die Option „Format“ > „Zellen formatieren“, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Klicken Sie auf den Reiter Ausrichtung. Von dort aus sehen Sie die Textausrichtung (horizontal; vertikal), die Textsteuerung (Textumbruch, An Zellgröße anpassen, Zellen verbinden) und die Textrichtung (Kontext; von links nach rechts; von rechts nach links).
Schriftart
Schnelle Änderungen an der Schrift lassen sich direkt über die Registerkarte Start vornehmen. Wenn Sie jedoch mehrere Zellen gleichzeitig bearbeiten möchten, ist der Weg über das Dialogfeld „Zellen formatieren“ deutlich effizienter. Dort können Sie Schriftart, Schriftgröße, Fett- oder Kursivformatierung, Unterstreichung sowie Schriftfarbe bequem für eine gesamte Zellauswahl anpassen.
- Um eine dieser Änderungen vorzunehmen, wählen Sie zunächst den Text aus, den Sie anpassen möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ unter „Zellen“ die Option „Format“ > „Zellen formatieren“, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Ein Klick auf den Reiter „Schrift“ zeigt Ihnen alle verfügbaren Optionen an, inklusive einer Vorschau Ihrer Änderungen.
Rahmen
Excel ermöglicht es Ihnen, Rahmen um eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich zu erstellen. Dabei legen Sie fest, wo die Linien angezeigt werden sollen (zum Beispiel nur am oberen Rand oder auf allen Seiten) und können ihre Stärke, Farbe und ihren Stil anpassen.
- Um eine dieser Änderungen vorzunehmen, wählen Sie zunächst den Text aus, den Sie anpassen möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ unter „Zellen“ die Option „Format“ > „Zellen formatieren“, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Ein Klick auf den Reiter „Rahmen“ zeigt Ihnen die verfügbaren Optionen an. Wenn Sie einen bestimmten Rahmen entfernen möchten, klicken Sie ein zweites Mal auf den entsprechenden Button. Wenn Sie die Linienfarbe oder den Linienstil ändern möchten, wählen Sie zunächst die gewünschte Farbe oder den gewünschten Stil aus und klicken dann erneut auf den Button für den entsprechenden Rahmen.
Füllung
Der Reiter „Ausfüllen“ im Dialogfeld „Zellen formatieren“ ermöglicht es Benutzer:innen, die Hintergrundfarbe aller ausgewählten Zellen festzulegen, was das Anwenden von zweifarbigen Mustern oder die Schattierung über die Option „Ausfüllen“ umfassen kann. So schattieren Sie Zellen über „Ausfüllen“:
- Wählen Sie zunächst den Text aus, den Sie ändern möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ unter „Zellen“ die Option „Format“ > „Zellen formatieren“, um das entsprechende Dialogfeld zu öffnen.
- Klicken Sie auf den Reiter „Ausfüllen“ und wählen Sie dann das Musterformat aus, das Sie als Hintergrund für Ihre Zellen festlegen möchten. Als optionale Ergänzung können Sie auch eine Musterfarbe für Ihr Musterformat festlegen.
- Sie können jederzeit zum Standardzustand der ausgewählten Zellen zurückkehren, indem Sie oben in der Farbauswahl die Option „Keine Farbe“ wählen.
Schutz
Der Reiter „Schutz“ ist nur verfügbar, wenn Sie Ihr Arbeitsblatt bereits geschützt haben. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Überprüfen“, wählen Sie dort im Bereich „Schützen“ „Blatt schützen“ aus und aktivieren Sie dann das/die gewünschten Kontrollkästchen, um festzulegen, wie genau das Arbeitsblatt geschützt werden soll.
Wenn die Option „Gesperrt“ ausgewählt ist, ist Ihnen Folgendes nicht möglich:
- Ändern der Zelldaten oder Formeln
- Eingeben von Daten in eine leere Zelle
- Verschieben der Zelle
- Größe der Zelle ändern
- Löschen der Zelle oder ihres Inhalts
Wenn die Option „Ausgeblendet“ ausgewählt ist, bedeutet dies, dass alle Formeln, die zur Berechnung von Werten verwendet werden, nicht mehr in der Bearbeitungsleiste angezeigt werden (Sie können jedoch weiterhin das Endergebnis dieser Formel sehen).
Wiederverwendung von Excel-Formaten
Nachdem Sie Ihr Excel-Arbeitsblatt mit den sechs wichtigsten Excel-Dateiformaten genau so formatiert haben, wie Sie es möchten, möchten Sie diese Arbeit wahrscheinlich nicht mehr wiederholen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Benutzer:innen ihren Excel-Formatierungsprozess wiederverwenden können.
Formatvorlagen zwischen Arbeitsmappen kopieren
Bei jedem neuen Arbeitsblatt gibt es eine Möglichkeit, frühere Excel-Dateiformate aus einem Originalarbeitsblatt zu kopieren.
- Öffnen Sie zunächst die Arbeitsmappe mit Ihrer ursprünglichen Excel-Formatierung und der neuen Arbeitsmappe.
- Klicken Sie in der ursprünglichen Arbeitsmappe auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Formatvorlagen“ auf „Zellenformatvorlagen“.
- Wählen Sie unten in der Galerie die Option „Formatvorlagen zusammenführen“ aus.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die geöffnete Arbeitsmappe aus, die die Formatvorlagen enthält, die Sie kopieren möchten.
- Klicken Sie zweimal auf OK.
Formatierungen übertragen
Manchmal möchten Sie einfach nur die Formatierung von einer Spalte in eine andere kopieren (ohne die Werte). In diesem Fall ist es einfach, nur die Formatierung zu kopieren.
- Wählen Sie zunächst die Zielzelle oder den Zielzellbereich aus.
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Rand der Zelle mit der gewünschten Formatierung und ziehen Sie sie in die Zielzelle oder den Zielzellbereich.
- Wenn Sie die Maustaste loslassen, zeigt Excel ein Untermenü an, in dem Sie „Zellen kopieren“, „Datenreihe ausfüllen“, „Nur Formate ausfüllen“ oder „Ohne Format ausfüllen“ auswählen können. In diesem Fall möchten Sie die dritte Option auswählen und die Zellen leer lassen, aber mit der richtigen Formatierung vorbereiten.
Formatierung über „Einfügen“ übertragen
In ähnlicher Weise können Sie die Funktion „Einfügen“ verwenden, um Formatierungen von einer Spalte in eine andere zu übertragen.
- Wählen Sie zunächst Ihre ursprüngliche Zelle oder Ihren ursprünglichen Zellbereich aus und kopieren Sie sie mit [Strg] + C.
- Klicken Sie dann auf eine beliebige Stelle in der Zielzelle oder im Zielzellbereich. Drücken Sie [Strg] + [Leertaste], um die gesamte Spalte auszuwählen, oder [Umschalt] + [Leertaste], um die gesamte Zeile auszuwählen.
- Sobald Sie bereit sind, die Formatierung einzufügen, wählen Sie „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“ aus der Dropdown-Liste „Einfügen“.
- Die Live-Vorschau zeigt Ihnen, wie die angewendeten Formatierungen aussehen werden. Klicken Sie auf „OK“, wenn alles passt.
Was wir planen
Zu wissen, wie man Zellen in Excel formatiert, ist unerlässlich, um konsistente und präsentable Daten zu gewährleisten. Aber Datenformatierung wäre nichts ohne die richtige Datenvorbereitung. Data Analysts müssen sicherstellen, dass ihre Daten korrekt und bereinigt sind, bevor sie sie zur Prüfung formatieren können.
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