Se você está se perguntando como formatar células no Excel, veio ao lugar certo. Pequenos ajustes de formatação podem fazer toda a diferença em pastas de trabalho do Excel. Um pequeno toque de cor aqui, uma mudança de fonte ali, e, de repente, sua pasta de trabalho não é mais apenas um mar de linhas e colunas, mas uma tabela de dados organizada e apresentável. Saber formatar células no Excel ajuda na organização e preparação dos seus dados.
Abaixo, examinamos mais de perto como formatar células em tabelas do Excel usando as seis abas encontradas na caixa de diálogo Formatar células, seguidas de alguns atalhos de formatação do Excel.
O que significa formatar células no Excel?
O Microsoft Excel traz diversos controles que permitem aos usuários modificar como seus dados são apresentados. E há um bom motivo para isso: formatar células no Excel pode destacar dados importantes ou apresentar o conteúdo de forma mais precisa (por exemplo, adicionar $ às células que contêm preços ou configurar células que representam datas com o formato-padrão xx/xx/xxxx).
A formatação de células no Excel é opcional após a preparação de dados, ou toda a limpeza, enriquecimento, estruturação e padronização de dados, necessária para preparar os dados para análise.
Raramente dados novos vêm sem uma gama própria de desafios. Cabe aos analistas examinar os dados e garantir que estejam prontos para se ajustar às necessidades específicas do projeto analítico deles. Isso pode envolver dividir colunas, remover linhas de dados ausentes ou padronizar um determinado nome (por exemplo, "CA" ou "Calif." tornam-se "Califórnia".
Depois de concluída, a formatação no Excel adiciona os retoques finais que os dados necessitam para ser apresentados com precisão.
Quais são as seis abas da caixa de diálogo Formatar células?
As seis abas da caixa de diálogo Formatar células incluem: Número, Alinhamento, Fonte, Borda, Preenchimento e Proteção.
Aba Número
A aba Número permite formatar como os números são exibidos. Você pode escolher opções como porcentagens, datas, moedas, horas etc.
- Comece selecionando as células que você deseja modificar.
- Na aba Página Inicial, selecione Formato > Formatar Células, que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células.
- A primeira aba listada é a aba Número. A lista Categoria na aba Número permite selecionar o formato que você deseja usar, como Data, Hora, Porcentagem, Moeda etc. Você também pode personalizar ainda mais sua seleção. Pode, por exemplo, selecionar uma forma específica de representar valores monetários negativos (veja a imagem abaixo).
Fonte: Suporte da Microsoft
Aba Alinhamento
O Excel posiciona automaticamente todo texto na parte inferior esquerda das células e os números na parte inferior direita das células. A aba Alinhamento na caixa de diálogo Formatar Células permite personalizar o alinhamento dos valores, tanto na vertical quanto na horizontal.
Caso você precise de um alinhamento de texto muito particular, o campo Graus permite orientar o texto em 90 graus para cima ou para baixo.
Com o Controle de texto, você controla como o Excel formata informações nas células. Há três tipos de controle de texto: texto quebrado automaticamente, reduzir para caber e mesclar células.
Por fim, o Alinhamento altera a direção da planilha. Em outras palavras, a coluna A pode começar no canto superior direito em vez de no canto superior esquerdo.
- Para fazer qualquer uma dessas alterações, primeiro selecione o texto que deseja modificar.
- Na aba Página Inicial, selecione Formato > Formatar Células, que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células.
- Clique na aba Alinhamento. Lá, você verá Alinhamento do texto (Horizontal; Vertical), Controle de texto (Quebrar texto automaticamente, Reduzir para caber, Mesclar células) e Orientação (Contexto; Da Esquerda para a Direita; Da Direita para a Esquerda).
Fonte
É possível fazer mudanças rápidas nas fontes na aba Página inicial, mas é mais eficiente usar a caixa de diálogo Formatar Células no caso de alterações em massa. Nela, é fácil alterar a fonte letra, tamanho do ponto, tamanho da fonte, negrito, itálico, sublinhado e cor em toda a seleção de células.
- Para fazer qualquer uma dessas alterações, primeiro selecione o texto que deseja modificar.
- Na aba Página Inicial, selecione Formato > Formatar Células, que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células.
- Clicar na aba Fonte mostra as opções disponíveis, bem como uma prévia das alterações.
Fronteira
Com o Excel, você pode criar bordas em torno de uma única célula ou de um intervalo de células. Você também pode determinar onde as linhas serão traçadas (por exemplo, apenas na parte superior da célula ou em todos os lados horizontais) e ajustar a espessura, a cor e o estilo delas.
- Para fazer qualquer uma dessas alterações, primeiro selecione o texto que deseja modificar.
- Na aba Página Inicial, selecione Formato > Formatar Células, que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células.
- Clicar na aba Borda exibe as opções possíveis. Se você quiser remover uma borda específica, clique no botão correspondente uma segunda vez. Se quiser alterar a cor ou o estilo da linha, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique novamente no botão de borda.
Preenchimento
A aba Preenchimento da caixa de diálogo Formatar Células permite que os usuários definam a cor de fundo de todas as células selecionadas, o que pode incluir padrões bicolores ou sombreamento a partir da opção Padrões. Como sombrear células usando padrões:
- Comece selecionando o texto que você deseja modificar.
- Na aba Página Inicial, selecione Formato > Formatar Células, que abrirá a caixa de diálogo Formatar Células.
- Clique na aba Preenchimento e selecione o Estilo de padrão que deseja definir como plano de fundo das células. Você também pode definir uma Cor do padrão para acompanhar o Estilo do padrão.
- Você pode retornar ao estado-padrão das células selecionadas a qualquer momento escolhendo "Sem Cores" na parte superior da seleção de cores.
Proteção
A aba Proteção não se aplica, a menos que você já tenha protegido sua planilha. Para isso, clique em Proteção no menu Ferramentas, selecione Proteger Planilha e, em seguida, marque as caixas de seleção Conteúdo para determinar exatamente como a planilha será protegida.
Quando a opção Bloqueado está selecionada, você não pode realizar as seguintes ações:
- Alterar os dados da célula nem as fórmulas.
- Inserir dados em células vazias.
- Mover a célula.
- Redimensionar a célula.
- Excluir a célula nem seu conteúdo.
Quando a opção Oculto está selecionada, as fórmulas usadas para calcular valores ficam invisíveis na barra de fórmulas. No entanto, você ainda pode ver o resultado final das fórmulas.
Reciclagem de Formatos de Arquivo do Excel
Depois de formatar sua planilha do Excel exatamente como você deseja usando os seis formatos principais de arquivo do Excel, é provável que você não queira ter esse trabalho de novo. Aqui estão algumas formas de reciclar o processo de formatação do Excel.
Cópia de estilos entre pastas de trabalho
Você pode copiar os formatos de arquivos Excel anteriores de uma planilha original para planilhas novas.
- Primeiro, abra a pasta de trabalho com a formatação original do Excel e a nova pasta de trabalho.
- Na pasta de trabalho original, clique em Estilos de Célula no grupo Estilos na aba Página Inicial.
- Escolha "Mesclar Estilos" na parte inferior da galeria.
- Na caixa de diálogo resultante, selecione a pasta de trabalho aberta que contém os estilos que você deseja copiar.
- Clique em OK duas vezes.
Copiar Formatos
Tem horas que você só quer copiar a formatação de uma coluna para outra (sem os valores). Nesse caso, é fácil copiar apenas a formatação.
- Primeiro, comece selecionando a célula de destino ou o intervalo de células.
- Em seguida, clique com o botão direito na borda da célula que tem a formatação desejada e arraste-a para a célula ou intervalo de células de destino.
- Quando você soltar o mouse, o Excel exibirá um submenu onde você poderá selecionar "Copiar aqui", "Copiar aqui apenas como valores" ou "Copiar aqui apenas como formatos". Nesse caso, você deve selecionar a terceira opção, deixando as células em branco, mas já preparadas com a formatação certa.
Use Colar para copiar a formatação
Da mesma forma, você pode usar a função Colar para copiar a formatação de uma coluna para outra.
- Comece selecionando e copiando [Ctrl]+C a célula original ou intervalo de células.
- Em seguida, clique em qualquer lugar fora da célula ou intervalo de células de destino. Pressione [Ctrl]+[Barra de espaço] para selecionar toda a coluna ou [Shift]+[Barra de espaço] para selecionar toda a linha.
- Quando estiver tudo pronto para colar a formatação, escolha Formatação no menu suspenso Colar.
- A Prévia ao vivo mostra como os formatos aplicados vão ficar e você pode clicar em OK se estiver tudo certo.
O que vem em seguida
Saber como formatar células no Excel é crucial para garantir que os dados estejam consistentes e apresentáveis. Mas a formatação dos dados não seria nada sem uma preparação adequada. Os analistas precisam garantir que os dados estejam precisos e limpos antes de formatá-los para análise.
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