La mayoría de los usuarios de Excel saben manejar una tabla dinámica. Una tabla dinámica puede resumir con rapidez la información estadística básica (con sumas o promedios, por ejemplo) y mostrar esos datos en un formato más significativo. Sin embargo, antes de que puedas empezar a dinamizar tus datos de Excel, es probable que debas volver a organizarlos. En otras palabras, debes “anular la dinamización” de tu hoja de cálculo.
Anular la dinamización de los datos en Excel significa transformar tus datos de columnas a filas, donde los encabezados de las columnas son una fila y las filas de datos debajo de las columnas se convierten en su propia fila separada y combinada.
Ofrece una nueva forma de ver datos y su asociación con diferentes encabezados de columnas. Cuando los tipos de datos de las columnas seleccionadas son diferentes, los datos variables se convierten a un tipo de dato común para lograr una mejor legibilidad. El proceso de anular la dinamización, que también se conoce como aplanar datos, consiste en tomar datos que están distribuidos en varias columnas y convertirlos en filas verticales.
¿Por qué debes anular la dinamización de datos de Excel?
Anular la dinamización de los datos te ofrece más opciones para su estructura y hace tu informe más interactivo sin necesidad de usar columnas calculadas adicionales, lo que libera tus datos y facilita su uso y manejo. Otros motivos para anular la dinamización de datos en Excel:
- Podrás descubrir cuántas veces un cierto encabezado de columna coincide con datos particulares.
- Podrás descubrir cuántos puntos de datos coinciden o se diferencian entre sí.
- Podrás calcular grandes cantidades de datos numéricos más rápido.
Cómo anular la dinamización de datos en Excel
¿Cómo es el proceso para anular la dinamización en Excel? Considera un ejemplo básico: un grupo de estudiantes rinde un examen por mes para su clase de álgebra. Tú quieres poder analizar más en detalle el rendimiento de cada estudiante. Sin embargo, no puedes hacerlo si tienes una columna separada para cada mes, que es la forma más común de hacer un seguimiento de estos datos. Cuando crees una tabla dinámica a partir de esos datos, habrá nueve campos diferentes con calificaciones, uno para cada mes del año escolar, y la tabla dinámica no podrá calcular un total anual.
Para anular la dinamización de datos en Excel, necesitamos hacer que los datos parezcan más largos en lugar de más anchos, y crear una columna agregada de “mes”, como se muestra en la imagen a continuación. Con todos los meses en una sola columna, se crea otra columna para las calificaciones correspondientes de cada estudiante para cada mes.
Entonces, ¿cómo empezamos? Primero, necesitamos convertir nuestros datos en una tabla dinámica. La manera más rápida de hacerlo es con tan solo presionar [CTRL] + T.
Una vez que tengamos nuestra tabla, en el grupo “Obtener y transformar datos” que se encuentra en la pestaña “Datos”, vamos a hacer clic en “De una tabla/rango”.
Al hacer esto, se abrirá el editor de Power Query en Excel. Una vez en el editor de Power Query, vamos a hacer clic derecho en la columna “Nombre” y seleccionar “Anulación de dinamización de otras columnas”.
Al hacerlo, notarás que los datos están en el formato que queremos, se ha creado una columna separada para los meses y para las calificaciones. Ahora, todo lo que tenemos que hacer es renombrar estas columnas nuevas haciendo clic derecho en la parte superior de las columnas.
Una vez que terminamos de renombrar las columnas, haremos clic en “Cerrar y cargar” en la esquina superior izquierda de la pantalla. Esto creará otra hoja que podremos usar como la base de nuestras tablas dinámicas de Excel. Si decidimos actualizar nuestros datos y agregar, por ejemplo, los meses de verano, si los estudiantes decidieron realizar cursos de verano, solo tenemos que actualizar nuestros datos en la pestaña original y hacer clic derecho y “Actualizar” nuestros datos después de la anulación de la dinamización en la pestaña nueva.
El próximo paso: tablas dinámicas
Ahora, hemos logrado nuestro objetivo: anular la dinamización de los datos en Excel para que estén en un formato aceptable para crear una tabla dinámica. No vamos a entrar en los detalles específicos de cómo crear una tabla dinámica en este artículo, pero el paso más importante que puedes dar antes de crear una tabla dinámica es entender qué pregunta quieres hacerle a tus datos y por qué. Crear una tabla dinámica no sirve de mucho si no responde a una pregunta relevante para tu empresa. Por ejemplo, basándonos en nuestros datos de estudiantes, podríamos querer comprender el promedio de calificación de los estudiantes por mes para ver si tuvieron dificultades con materias particulares.
Las funciones de dinamización y anulación de dinamización de datos no están limitadas a Excel, por supuesto. El comando de dinamización de SQL es una función común en muchas industrias con servidores SQL. El proceso del comando de dinamización en SQL parece muy diferente al de Excel, ya que se basa en un lenguaje de consulta, pero el objetivo final es el mismo.
El adiós a las funciones dinamización y anulación de dinamización de datos de Excel
En Alteryx, nos encanta una buena tabla dinámica. Según se dice, las funciones de dinamización y anulación de dinamización de Excel, son las más poderosas de este programa. Sin embargo, trabajar con gigabytes de datos en Excel puede ser engorroso o incluso prohibitivo. Por eso, Designer Cloud ha creado un producto que ofrece la conocida funcionalidad de tablas dinámicas, pero con una interfaz visual superior e interacciones inteligentes. Esto significa que obtienes la vista multifacética de la tabla dinámica, sin el proceso poco intuitivo. También significa que obtienes el poder de agregación al saber cómo anular la dinamización de datos de Excel sin la incomodidad de tener que crear varias tablas dinámicas.
A medida que el linaje de los datos se ha vuelto más importante, hemos visto una tendencia a dejar de usar la función de anulación de dinamización en Excel, ya que la aplicación hace prácticamente imposible rastrear todas las transformaciones realizadas, cuándo ocurrieron y quién las llevó a cabo. Con Alteryx, cada cambio se enumera claramente a la derecha de la pantalla en todo momento.
Dos áreas donde Alteryx ve que el uso ubicuo de Excel se disipa más son en las de servicios financieros y banca. El sector de servicios financieros históricamente ha confiado en gran medida en Excel como base para informar tendencias de la industria y cálculos críticos, como la Provisión para pérdidas en terrenos y arrendamientos (ALLL).
Una de las estimaciones de estados financieros trimestrales más significativas, la ALLL, muestra cuánto tiene un banco en reserva para compensar las deudas incobrables, y tiene un enorme impacto en las ganancias y el capital. Además, el cálculo de ALLL se ha realizado casi exclusivamente utilizando Excel.
Excel se institucionalizó porque es poderoso y relativamente fácil. Sin embargo, el sector de finanzas y otras industrias se están dando cuenta de que Excel tiene más limitaciones que solo el tamaño del conjunto de datos. Se estima que casi el 90 % de las hojas de cálculo tiene errores, agravados por la falta de controles a medida que estas pasan entre compañeros de trabajo. De hecho, un simple error de cortar y pegar una fórmula en Excel en 2012 llevó a JP Morgan a calcular incorrectamente el perfil de riesgo VaR de un fondo en una pérdida de USD 2000 millones.
Más allá de las limitaciones de tamaño, no hay lugar donde el seguimiento y la trazabilidad de los datos sean más cruciales que en el sector de servicios financieros, donde las estrictas auditorías y la generación de informes regulatorios mandan. Alteryx simplifica el seguimiento de los datos, lo que permite contar con inventarios de datos clave en tiempo real.
Cómo Designer Cloud transforma el comando de anulación de dinamización de datos de Excel
Si bien Alteryx ofrece una forma predictiva y visualmente agradable de ejecutar una transformación dinámica, aquí nos centraremos en cómo anular la dinamización de datos de Excel. El comando de anulación de dinamización de Excel se usa con más frecuencia cuando se mueven datos de la etapa de entrada de datos a la etapa de análisis (por ejemplo, normalización de datos). La entrada de datos es más fácil cuando se asigna una fila para cada clave (nombre) y una columna para un punto de datos (horas trabajadas). Este formato facilita el registro de datos; sin embargo, la agregación y la suma se vuelven mucho más difíciles.
Designer Cloud vuelve a dar forma a los datos al fusionar una o más columnas en columnas clave y de valor. Las claves son los nombres de las columnas de entrada y las columnas de valor son los valores de celda de la fuente. Las filas de datos se duplican, una por cada columna de entrada. La columna de anulación de dinamización de datos de Excel se puede aplicar a varias columnas en la misma transformación. Todas las columnas reciben la anulación de dinamización en las mismas columnas clave y de valor. Con los datos organizados de esta manera, se pueden hacer nuevas agregaciones y encontrar nuevos insights. La solución de Designer Cloud para los problemas de la función de anulación de dinamización de Excel está diseñada para cualquiera que necesite organizar sus datos de manera eficiente y precisa.
Más allá de la función real de un comando de dinamización o anulación de dinamización de Excel, Designer Cloud tiene la funcionalidad incorporada para exportar directamente a una serie de destinos útiles, incluidas soluciones de paneles de control como Tableau. Designer Cloud se creó pensando en los usuarios de Tableau: sabemos que estas funciones son esenciales y hemos hecho que sea más fácil y rápido ver tus resultados sin implementar el desorden de Excel.
Entonces, si te preguntas cómo anular la dinamización datos en Excel, comienza con una prueba gratuita de Alteryx hoy mismo.
