CASO DEL CLIENTE
El Servicio Nacional de Salud del Reino Unido depende de miles de diferentes equipos, insumos y herramientas para operar con eficacia, lo que implica una cadena de suministro amplia y compleja. Collaborative Procurement Partnership (CPP), que es propiedad de cuatro fideicomisos del NHS, administra tres contratos principales dentro del Modelo Operativo de la Cadena de Suministro del NHS.
El volumen y la variedad de datos con los que CPP trabaja a diario son inmensos. El equipo trabaja con 545 proveedores en sus cinco categorías. Eso se traduce en casi 370,000 productos diferentes, desde insumos básicos como guantes hasta componentes altamente especializados para prótesis. Combina esa cifra con el hecho de que un solo artículo puede tener más de 30 opciones de precios diferentes y tendrás millones de puntos de datos a tener en cuenta.
“Accedemos a datos de muchos sistemas y fuentes diferentes, incluso dentro de la cadena de suministro del NHS y directamente de los fideicomisos”, dice Claire Povey, Directora de Negocios y Desempeño en Collaborative Procurement Partnership. “Pero no estábamos aprovechando al máximo todos esos datos”.
A principios de 2019, CPP realizó una revisión de datos y analítica, y usó la evaluación para diseñar una hoja de ruta a largo plazo que trazó su plan de transformación de hojas de cálculo manuales a la automatización completa de la analítica.
“Estábamos empezando con tecnología de escritorio de bajo nivel”, dice Povey. “Era un proceso muy manual y que requería muchos recursos, y dedicábamos la mayor parte de nuestro tiempo y esfuerzo al procesamiento de datos, no al análisis”.
Accedemos a datos de muchos sistemas y fuentes diferentes, incluso dentro de la cadena de suministro del NHS y directamente de los fideicomisos, pero no estábamos aprovechando al máximo todos esos datos.
Estábamos empezando con tecnología de escritorio de bajo nivel. Era muy manual y requería muchos recursos, y dedicábamos la mayor parte de nuestro tiempo y esfuerzo al procesamiento de datos, no al análisis.
A principios de 2019, CPP realizó una revisión de datos y analítica, y usó la evaluación para diseñar una hoja de ruta a largo plazo que trazó su plan de transformación de hojas de cálculo manuales a la automatización completa de la analítica.
Alteryx es fundamental para nuestra hoja de ruta de desarrollo tecnológico en curso y para la transformación de los servicios de CPP para la cadena de suministro del NHS.
A raíz de este desafío, CPP recurrió a Alteryx, y sus analistas de negocio no tardaron en ponerlo en marcha.
“Cada fideicomiso tiene una hoja de cálculo individual para cada categoría de equipo”, comenta Jemma Brace, Analista Principal de Datos e Insights en Collaborative Procurement Partnership. “Dentro de ese archivo, hay una hoja individual para cada subcategoría. Eso representa miles de conjuntos de datos”.
CPP creó un flujo de trabajo automatizado de cinco etapas con Alteryx. Primero, las macros de lotes procesan todos los archivos relevantes, cargando y limpiando de forma masiva los datos en menos de un minuto. Luego, el flujo de trabajo normaliza los datos para garantizar que los sistemas de CPP puedan leerlos correctamente, por ejemplo, al cambiar la palabra “pack” por el código “PK”, antes de cargarlos automáticamente en un catálogo consolidado en la base de datos SQL de CPP.
También hay un flujo de trabajo habitual que actualiza automáticamente el catálogo a medida que los proveedores agregan, cambian o quitan productos. En lugar de simplemente eliminar los productos que ya no están disponibles, el flujo agrega una etiqueta que dice “obsoleto”, lo que significa que los datos se ignoran en los análisis comparativos, pero se conservan para la auditoría.
El flujo de trabajo del análisis comparativo del equipo luego usa el catálogo para evaluar el gasto de un fideicomiso en comparación con la lista de productos, lo que garantiza que se apliquen los precios y descuentos apropiados. Genera los resultados como una hoja de cálculo personalizada de resúmenes cuantitativos y visuales, que incluyen métricas vitales que ayudan a rastrear el gasto general, el gasto no contractual y los ahorros potenciales.
Los flujos de trabajo reducen de manera radical el esfuerzo manual de la analítica.
Los analistas pueden producir análisis comparativos detallados en una fracción del tiempo.
Los líderes de adquisiciones del NHS pueden tomar decisiones más informadas.
Con las hojas de cálculo, el equipo podía tardar hasta 10 días laborables en completar un análisis comparativo e informar los resultados. Con sus nuevos flujos de automatización en Alteryx, el equipo completó más de 250 análisis comparativos en ese mismo período, donde cada uno tardó tan solo una hora en completarse.
Este proceso nuevo y más rápido se optimizó aún más durante un ejercicio de evaluación comparativa en oftalmología, donde el equipo completó 130 análisis en solo seis horas. Anteriormente, eso podría haber demorado hasta cuatro meses de trabajo de procesamiento, análisis y generación de informes.
“La automatización está garantizando consistencia e integridad en la forma en que manejamos los datos”, dice David Thompson, Analista Principal de Datos e Insights en Collaborative Procurement Partnership. “Antes, simplemente dependíamos de la función VLOOKUP de Excel, que podía ser susceptible a errores”.
Además de simplificar el análisis de datos desde una perspectiva técnica, trabajar con Alteryx también ayuda a los analistas de CPP a administrar sus propias cargas de trabajo de manera más eficaz. “Requiere muy poco mantenimiento después del desarrollo inicial”, dice Thompson. “Y todos los miembros de nuestro equipo pueden procesar y crear informes a través de Alteryx; independientemente de sus habilidades de codificación.
A través de la automatización, CPP ayuda a sus fideicomisos a tomar decisiones mejor informadas sobre las adquisiciones, lo que reduce los costos sin afectar la calidad de la atención clínica y garantiza que los profesionales médicos estén equipados con herramientas de la mejor calidad.
El equipo de CPP ahora considera la automatización de otras fuentes de datos más allá de las hojas de cálculo de precios. Y dado el éxito de la implementación de Alteryx Designer, CPP también está migrando a Alteryx Server. Esto ayudará a crear un ecosistema completamente automatizado, lo que les permitirá a sus analistas enfocarse en ahorrar aún más al NHS en sus costos de adquisición.
“Nuestra inversión en Alteryx dio sus frutos en muy poco tiempo”, dice Helen Lisle, Directora General en Collaborative Procurement Partnership. “Alteryx es fundamental para nuestra hoja de ruta de desarrollo tecnológico en curso y para la transformación de los servicios de CPP para la cadena de suministro del NHS”.