História do cliente
O Serviço Nacional de Saúde (NHS) do Reino Unido depende de milhares de equipamentos, insumos e ferramentas para funcionar de forma eficaz, o que exige um supply chain amplo e complexo. Propriedade de quatro fundos do NHS, a Collaborative Procurement Partnership (CPP) gerencia três importantes contratos no âmbito do Modelo Operacional de Supply Chain do NHS.
O volume e a variedade dos dados com os quais a CPP lida diariamente são imensos. A equipe trabalha com 545 fornecedores distribuídos em cinco categorias. Isso representa quase 370.000 produtos diferentes, desde insumos básicos, como luvas, até componentes altamente especializados para próteses. Somando-se a isso o fato de que um único item pode apresentar mais de 30 preços diferentes, há milhões de pontos de dados a serem analisados.
"Acessávamos dados de vários sistemas e fontes diferentes, inclusive do supply chain do NHS e diretamente de fundos fiduciários", conta Claire Povey, diretora de negócios e desempenho da Collaborative Procurement Partnership. "Mas não estávamos aproveitando todo o potencial desses dados."
No início de 2019, a CPP conduziu uma revisão dos seus dados e práticas analíticas, usando essa avaliação para criar um plano de longo prazo com foco na transformação: da dependência das planilhas manuais à automação analítica completa.
"Começamos com uma tecnologia de desktop bastante limitada", começa Claire. "Tratava-se de um processo altamente manual e que exigia muitos recursos. Estávamos gastando a maior parte do nosso tempo e esforço no processamento dos dados, e não na análise em si."
Acessávamos dados de vários sistemas e fontes diferentes, inclusive do supply chain do NHS e diretamente de fundos fiduciários, mas não estávamos aproveitando todo o potencial desses dados.
Começamos com uma tecnologia de desktop bastante limitada. Tratava-se de um processo altamente manual e que exigia muitos recursos. Estávamos gastando a maior parte do nosso tempo e esforço no processamento dos dados, e não na análise em si.
No início de 2019, a CPP conduziu uma revisão dos seus dados e práticas analíticas, usando essa avaliação para criar um plano de longo prazo com foco na transformação: da dependência das planilhas manuais à automação analítica completa.
O Alteryx é fundamental para nosso roteiro de evolução tecnológica contínua e para a transformação dos serviços da CPP no supply chain do NHS.
Esse desafio levou a CPP a adotar o Alteryx. E os analistas de negócios da equipe rapidamente colocaram a ferramenta para trabalhar.
"Para cada fundo, há uma planilha individual para cada categoria de equipamento", explica Jemma Brace, analista líder de dados e insights da Collaborative Procurement Partnership. "Dentro desse arquivo, há uma aba separada para cada subcategoria. São milhares de conjuntos de dados."
A CPP desenvolveu um fluxo de trabalho automatizado de cinco etapas usando o Alteryx. Primeiro, macros em lote processam todos os arquivos pertinentes, carregando e limpando os dados em massa em menos de um minuto. Em seguida, o fluxo de trabalho normaliza as informações para garantir compatibilidade com os sistemas da CPP — por exemplo, substituindo "pack" por "PK" — antes de carregá-las automaticamente em um catálogo consolidado no banco de dados SQL da organização.
Também há um fluxo de trabalho regular que atualiza automaticamente o catálogo conforme os fornecedores adicionam, alteram ou removem produtos. Em vez de excluir produtos indisponíveis, o processo marca esses itens como "obsoletos", permitindo que sejam ignorados nos benchmarks, mas mantidos para fins de auditoria.
O fluxo de benchmarking da equipe usa esse catálogo para comparar os gastos de um fundo com a lista de produtos, assegurando a aplicação correta dos preços e descontos. Os resultados são entregues em uma planilha personalizada com resumos quantitativos e visuais, incluindo métricas essenciais para monitorar os gastos totais, compras fora do contrato e oportunidades de economia.
Os fluxos de trabalho automatizados reduzem drasticamente o esforço manual de análise
Os analistas podem gerar benchmarks detalhados em uma fração do tempo
Os líderes de procurement do NHS conseguem tomar decisões mais embasadas
Usando planilhas, a equipe costumava levar até 10 dias úteis para concluir uma análise comparativa e relatar os resultados. Com os novos fluxos de automação no Alteryx, agora consegue concluir mais de 250 benchmarks nesse mesmo período, com cada um levando apenas uma hora para ser finalizado.
Esse novo processo, mais rápido, foi aprimorado ainda mais durante um exercício de benchmarking oftalmológico, no qual a equipe completou 130 análises em apenas seis horas. Anteriormente, esse trabalho poderia levar até quatro meses para processar, analisar e relatar.
"A automação está garantindo consistência e integridade na forma como lidamos com os dados", conta David Thompson, analista líder de dados e insights da Collaborative Procurement Partnership. "Antes, dependíamos inteiramente da função VLOOKUP no Excel, o que podia gerar erros."
Além de simplificar a análise de dados do ponto de vista técnico, o uso do Alteryx também está ajudando os analistas da CPP a gerenciar suas próprias cargas de trabalho com mais eficiência. "A demanda por manutenção é mínima após o desenvolvimento inicial", afirma David. "E todos os membros da nossa equipe podem processar e gerar relatórios por meio do Alteryx sem depender de habilidades de programação."
Por meio da automação, a CPP está ajudando seus fundos a tomar decisões mais bem-informadas relacionadas a procurement, reduzindo os custos sem comprometer a qualidade do atendimento clínico e garantindo que os profissionais de saúde tenham as melhores ferramentas à disposição.
A equipe da CPP agora está buscando automatizar outros fluxos de dados além das planilhas de preços. E, com o sucesso da implantação do Alteryx Designer, a companhia também está migrando para o Alteryx Server. Isso ajudará a criar um ecossistema automatizado completo, permitindo que seus analistas se concentrem em gerar ainda mais ganhos de economia nos custos de procurement do NHS.
"Nosso investimento no Alteryx foi recompensado em um período muito curto", afirma Helen Lisle, diretora executiva da Collaborative Procurement Partnership. "O Alteryx é fundamental para nosso roteiro de evolução tecnológica contínua e para a transformação dos serviços da CPP no supply chain do NHS."