Au cours des dix dernières années, la manière de gérer les processus et d'enregistrer les données transactionnelles capturées par les systèmes ERP a connu une évolution majeure. Les changements les plus récents découlent d'une migration progressive vers des systèmes cloud, qui sont généralement mis à jour fréquemment, nécessitent moins de maintenance, ont de meilleures performances et sont davantage disponibles que les systèmes sur site.
Today’s data architecture is the culmination of a multitude of incremental steps that have increased the analytical capabilities built into ERP systems. And because of the evolution of data architecture, where an ERP system can automatically incorporate information held in different systems of record, the breadth of the analysis and reporting is likely to increase by having embedded analytics (a system that incorporates data from multiple discrete sources) increasingly become the standard for ERP systems.
Il y a quelques dizaines d'années, les systèmes ERP laissaient de nombreux utilisateurs mécontents. Lorsqu'ils sont apparus dans les années 90, ces systèmes ont été critiqués pour leur tendance à piéger les données et les retenir prisonnières. Cependant, notre étude auprès des équipes Finance révèle que les deux tiers (66 %) des entreprises estiment qu'il est facile ou très facile d'obtenir des informations utiles à partir d'un système ERP. Ces systèmes intègrent de plus en plus de fonctionnalités de reporting et d'analytique prêtes à l'emploi, notamment sous la forme de tableaux de bord configurables adaptés aux besoins d'utilisateurs ayant des rôles spécifiques. Ces ajouts ont amélioré l'expérience utilisateur, permettant d'accéder facilement aux informations nécessaires et de gérer les exceptions. Désormais, les exceptions détectées sont immédiatement notifiées aux utilisateurs.
Our Benchmark Research found that 81% of participants said their ERP systems work well or very well. ERP systems eliminate batch processes and use in-memory processing, supporting a continuous accounting methodology, which I first defined in 2015. Continuous accounting is an approach to managing the accounting cycle that addresses time-consuming tactical issues which reduce the time and focus finance and accounting departments have to be more strategic. It automates mechanical, repetitive accounting processes in a continuous, end-to-end fashion. Doing so is more efficient and ensures data integrity, which is crucial. Lack of data integrity is the root cause of a lot of time-consuming work that adds little value. Continuous accounting distributes departmental workloads continuously and more evenly over accounting periods to eliminate bottlenecks and optimize when and in which order accounting tasks are performed.
Bien que certains points noirs des systèmes ERP aient été résolus, certains problèmes demeurent. Par exemple, alors que 35 % des participants disent que la facilité d'utilisation de leurs systèmes est conforme à leurs attentes, 60 % considèrent que des améliorations sont nécessaires et 4 % pensent que leur système est difficile à utiliser.
Les systèmes ERP ont la réputation bien méritée d'être difficiles à mettre en œuvre, mais cette réputation tient au fait qu'ils gèrent des processus complexes et transversaux nécessitant des contrôles stricts. De plus, les mises en œuvre du cloud peuvent être plus rapides et moins coûteuses lorsque les entreprises éliminent les personnalisations inutiles et adoptent l'intégration des meilleures pratiques aux systèmes. De plus en plus, les prestataires de solutions proposent des fonctionnalités destinées à des secteurs ou des produits très spécifiques, comme un système conçu pour les brasseurs plutôt que pour le secteur agroalimentaire dans son ensemble.
Ce nouveau contexte ouvre la voie à une nouvelle période d'innovation, permettant aux entreprises de tirer pleinement parti des fonctionnalités existantes et d'intégrer des technologies révolutionnaires, qui redéfiniront le fonctionnement de l'équipe Finance. Au cours des 10 prochaines années, les technologies de l'information vont davantage influer sur le fonctionnement des entreprises qu'au cours des 60 dernières années.
Les grandes entreprises peinent à gérer leurs multiples systèmes ERP depuis plusieurs dizaines d'années. Notre étude comparative des systèmes ERP nouvelle génération révèle que 69 % des entreprises comptant 1 000 employés ou plus disposent de solutions de plusieurs prestataires. Ces multiples solutions sont souvent gérées par un système de consolidation qui simplifie le processus de combinaison des transactions comptables enregistrées afin de créer des états financiers au niveau du siège social. Toutefois, ce processus chronophage est généralement exécuté de manière mensuelle. Solution alternative : un « journal universel » publie les transactions issues de chaque système ERP vers un système centralisé afin de construire une vue consolidée en temps réel. En outre, en calculant les amortissements, les capitalisations et les entrées théoriques similaires sur une base quotidienne, sans forcément les publier, il est possible de générer un ensemble d'états financiers pour un siège, une division ou une région sur une base intrapériodique. Les technologies actuelles rendent cela théoriquement possible, mais les questions de coût ont freiné l'adoption d'une telle approche.
Artificial intelligence has been overpromoted and its impact on finance and near-term impact on accounting departments has been exaggerated. Rather than putting robots in charge of the department, AI — using machine learning — eliminates the robotic work that besets accountants today. Meanwhile, AI is already at work in, for example, document scanning and voice recognition. Bad data is a major barrier to successfully training AI systems, holding back adoption, but AI is already used to automate data cleansing at scale. In the near term, ERP vendors will use AI to support data accuracy at the point of entry so that errors and omissions — such as leaving out necessary information about a transaction in a record — will be spotted by the system before the record is entered. Natural language processing, already in use, will increasingly reduce the training required as people speak or type the task they want to perform. A multitude of individually modest advances supported by AI will steadily shift the type of work the accounting department performs to more analytic and proactive pursuits rather than backward-looking bean counting.
Les systèmes ERP cloud n'ont rien de nouveau, mais leur utilité inhérente n'a pas encore été pleinement exploitée. Le cloud a permis à de nombreuses petites et moyennes entreprises de s'épanouir, en éliminant les besoins de maintenance des logiciels et en proposant de meilleures performances pour le stockage et la puissance de calcul à un tarif abordable. Dans un environnement cloud, les prestataires de solutions peuvent mieux contrôler l'environnement d'exploitation et peuvent facilement innover, notamment en matière d'expérience utilisateur. Il existe un large éventail de services potentiels qui, par exemple, simplifient les transactions B2B et fournissent des prestations à valeur ajoutée. Ils sont également susceptibles de mieux convenir aux PME qui disposent de moins de ressources que les grandes entreprises.
Nos recherches donnent à penser que les entreprises remplacent en moyenne leurs systèmes ERP tous les 10 à 12 ans, mais que bon nombre d'entreprises les conservent pour une plus longue période. Bien que le remplacement d'un système ERP soit coûteux et complexe, l'équipe de direction, en particulier le directeur financier, doit évaluer si un système existant répond aux besoins métier, et réfléchir aux possibilités offertes par les solutions plus récentes, en particulier les applications basées dans le cloud.
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