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L'évolution des systèmes ERP redéfinit les opérations de l'équipe Finance

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Au cours des dix dernières années, la manière de gérer les processus et d'enregistrer les données transactionnelles capturées par les systèmes ERP a connu une évolution majeure. Les changements les plus récents découlent d'une migration progressive vers des systèmes cloud, qui sont généralement mis à jour fréquemment, nécessitent moins de maintenance, ont de meilleures performances et sont davantage disponibles que les systèmes sur site.
L'architecture actuelle des données est l'aboutissement d'une multitude d'étapes incrémentielles visant à renforcer les capacités analytiques intégrées aux systèmes ERP. Et en raison de l'évolution de cette architecture, qui permet à un système ERP d'intégrer automatiquement des informations issues de différents systèmes d'enregistrement, les outils d'analytique embarquée vont s'imposer comme la nouvelle norme afin de faciliter l'intégration de données issues de sources multiples.
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Il y a quelques dizaines d'années, les systèmes ERP laissaient de nombreux utilisateurs mécontents. Lorsqu'ils sont apparus dans les années 90, les systèmes ERP ont été critiqués pour leur tendance à piéger les données et les retenir prisonnières. Cependant, notre étude auprès des équipes Finance révèle que les deux tiers (66 %) des entreprises estiment qu'il est facile ou très facile d'obtenir des informations utiles à partir d'un système ERP. Les systèmes ERP intègrent de plus en plus de fonctionnalités de reporting et d'analytique prêtes à l'emploi, notamment sous la forme de tableaux de bord configurables adaptés aux besoins d'utilisateurs avec des rôles spécifiques. Ces ajouts ont amélioré l'expérience utilisateur, pour permettre d'accéder facilement aux informations nécessaires et de gérer les exceptions. Désormais, les exceptions détectées sont immédiatement notifiées aux utilisateurs.
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Notre étude comparative révèle que 81 % des participants indiquent que leurs systèmes ERP fonctionnent bien ou très bien. Les systèmes ERP éliminent les processus par lots s'appuient sur un traitement en mémoire, pour un traitement de la comptabilité en continu, un concept que j'ai défini pour la première fois en 2015. La comptabilité en continu est une approche qui permet de gérer les tâches chronophages qui réduisent le temps et l'attention dont les équipes Finance disposent, afin de leur permettre de mieux se concentrer sur les tâches stratégiques. Elle automatise les processus comptables mécaniques et répétitifs de manière continue et de bout en bout, pour renforcer l'efficacité et garantir l'intégrité des données. Le manque d'intégrité des données est la cause profonde qui entraîne toutes les tâches chronophages à faible valeur ajoutée. La comptabilité en continu répartit les charges de travail des services de façon continue et plus uniforme sur les périodes comptables afin d'éliminer les goulets d'étranglement et d'optimiser le calendrier d'exécution des tâches comptables.
Bien que certains points noirs des systèmes ERP aient été résolus, certains problèmes demeurent. Par exemple, alors que 35 % des participants disent que la facilité d'utilisation de leurs systèmes est conforme à leurs attentes, 60 % considèrent que des améliorations sont nécessaires et 4 % pensent que leur système est difficile à utiliser.
Les systèmes ERP ont la réputation bien méritée d'être difficiles à mettre en œuvre, mais cette réputation tient au fait qu'ils gèrent des processus complexes et transversaux nécessitant des contrôles stricts. De plus, les mises en œuvre du cloud peuvent être plus rapides et moins coûteuses lorsque les entreprises éliminent les personnalisations inutiles et adoptent l'intégration des meilleures pratiques aux systèmes. De plus en plus, les prestataires de solutions proposent des fonctionnalités destinées à des secteurs ou des produits très spécifiques, comme un système conçu pour les brasseurs plutôt que pour le secteur agroalimentaire dans son ensemble.
Ce nouveau contexte ouvre la voie à une nouvelle période d'innovation, permettant aux entreprises de tirer pleinement parti des fonctionnalités existantes et d'intégrer des technologies révolutionnaires, qui redéfiniront le fonctionnement de l'équipe Finance. Au cours des 10 prochaines années, les technologies de l'information vont davantage influer sur le fonctionnement des entreprises qu'au cours des 60 dernières années.
Les grandes entreprises peinent à gérer leurs multiples systèmes ERP depuis plusieurs dizaines d'années. Notre étude comparative des systèmes ERP nouvelle génération révèle que 69 % des entreprises comptant 1 000 employés ou plus disposent de solutions de plusieurs prestataires. Ces multiples solutions sont souvent gérées par un système de consolidation qui simplifie le processus de combinaison des transactions comptables enregistrées afin de créer des états financiers au niveau du siège social. Toutefois, ce processus chronophage est généralement exécuté de manière mensuelle. Solution alternative : un « journal universel » publie les transactions issues de chaque système ERP vers un système centralisé afin de construire une vue consolidée en temps réel. En outre, en calculant les amortissements, les capitalisations et les entrées théoriques similaires sur une base quotidienne, sans forcément les publier, il est possible de générer un ensemble d'états financiers pour un siège, une division ou une région sur une base intrapériodique. Les technologies actuelles rendent cela théoriquement possible, mais les questions de coût ont freiné l'adoption d'une telle approche.
Les avantages de l'intelligence artificielle ont été surestimés, et ses bénéfices pour l'équipe Finance et son influence à court terme sur les opérations comptables ont été exagérés. Plutôt que de placer l'IA en charge de l'équipe, il s'agit de l'utiliser (en s'appuyant sur le machine learning) pour éliminer les tâches répétitives auxquelles les comptables font face aujourd'hui. Aujourd'hui, l'IA est déjà mise en œuvre pour des tâches comme la numérisation de documents et la reconnaissance vocale. Les données de mauvaise qualité constituent un obstacle majeur à l'entraînement des systèmes IA, ce qui freine leur adoption, mais cette technologie est déjà utilisée pour automatiser le nettoyage des données à grande échelle. À court terme, les fournisseurs de solutions ERP utiliseront l'IA pour garantir l'exactitude des données en entrée, de sorte que les erreurs ou les omissions de données importantes seront repérées par le système avant la saisie de l'enregistrement. Le traitement du langage naturel, qui est déjà utilisé, réduira de plus en plus les besoins en formation, et permettra aux utilisateurs de simplement énoncer ou saisir la tâche à accomplir. Grâce à une série de progrès individuels favorisés par l'IA, le service comptable pourra se concentrer sur des tâches plus analytiques et proactives, plutôt que de perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Les systèmes ERP cloud n'ont rien de nouveau, mais leur utilité inhérente n'a pas encore été pleinement exploitée. Le cloud a permis à de nombreuses petites et moyennes entreprises de s'épanouir, en éliminant les besoins de maintenance des logiciels et en proposant de meilleures performances pour le stockage et la puissance de calcul à un tarif abordable. Dans un environnement cloud, les prestataires de solutions peuvent mieux contrôler l'environnement d'exploitation et peuvent facilement innover, notamment en matière d'expérience utilisateur. Il existe un large éventail de services potentiels qui, par exemple, simplifient les transactions B2B et fournissent des prestations à valeur ajoutée. Ils sont également susceptibles de mieux convenir aux PME qui disposent de moins de ressources que les grandes entreprises.
Nos recherches donnent à penser que les entreprises remplacent en moyenne leurs systèmes ERP tous les 10 à 12 ans, mais que bon nombre d'entreprises les conservent pour une plus longue période. Bien que le remplacement d'un système ERP soit coûteux et complexe, l'équipe de direction, en particulier le directeur financier, doit évaluer si un système existant répond aux besoins métier, et réfléchir aux possibilités offertes par les solutions plus récentes, en particulier les applications basées dans le cloud.

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Ce blog a d'abord été publié ici
Auteur
Robert Kugel
Robert Kugel
SVP & Research Director of Office of Finance
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