So sortieren Sie Google-Sheets-Daten
Sie haben Ihre Daten in Google Sheets importiert – jetzt müssen Sie sie sortieren. Zum Glück gibt es eine einfachere Möglichkeit, Google Sheets zu sortieren, als die Spalten manuell nach oben oder unten zu verschieben. Mit Google Sheets können Sie Ihre Daten automatisch numerisch oder alphabetisch sortieren.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Google Sheets sortieren und Daten in Google Sheets filtern. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Daten in Google Sheets sortieren (alphabetisch oder numerisch)
Jede Art von Textdaten kann alphabetisch sortiert werden. In diesem Fall haben wir eine Liste mit Namen, die wir in Google Sheets sortieren möchten.
- Wählen Sie zunächst Ihr Tabellenblatt aus, indem Sie auf das leere Quadrat in der oberen linken Ecke klicken.
- Gehen Sie unter „Daten“ auf die Option „Sortieren“. Es öffnet sich ein Popup-Fenster.
- Um die Kopfzeile in unserer Sortierung auszuschließen, aktivieren wir das Kontrollkästchen „Daten haben Kopfzeile“.
- Wählen Sie unter „Sortieren nach“ die Spalte „Name“ aus, die sortiert werden soll. Wir behalten die Option „A → Z“ bei, da die Namen in aufsteigender alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden sollen.
Dieselbe Funktion funktioniert auch mit Zahlen. Wenn wir unsere Spalte mit den Spendenbeträgen auswählen, können wir diese Beträge von hoch nach niedrig (Z → A) oder von niedrig nach hoch (A → Z) organisieren.
So sortieren Sie in Google Sheets über mehrere Spalten hinweg
Google Sheets bietet uns auch die Möglichkeit, mehrere Datenspalten gleichzeitig zu sortieren. Beispielsweise könnten wir den Namen unserer Spender:innen erste Priorität geben (Sortierung A → Z) und unseren Spendenbeträgen die zweite Priorität (Sortierung Z → A).
Die Einrichtung in Google Sheets würde wie folgt aussehen:
Bevor wir diese Sortierlogik eingerichtet haben, war unsere Spalte „Name“ alphabetisch sortiert, es gab jedoch keine Sortierpräferenz für die übereinstimmenden Spendenbeträge.
In der Abbildung unten sehen wir, dass Spenderin Amelia im September drei Spenden getätigt hat; ihre Spendenbeträge sind jedoch nicht in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet.
Sehen wir uns nun an, wie sich diese Spendenbeträge ändern, wenn wir unsere mehrspaltige Sortierlogik anwenden:
Amelias Name wird immer noch alphabetisch aufgelistet, aber ihre Spendenbeträge wurden nun so umsortiert, dass sie vom höchsten zum niedrigsten Wert angezeigt werden (Z → A). Theoretisch könnten wir auch eine dritte Spalte hinzufügen, die berücksichtigt werden soll, wie zum Beispiel das Datum der Spende. Sollte es Mehrfachspender:innen und Mehrfachspendenbeträge geben, würde das Datum der Spende deren Reihenfolge bestimmen.
Ausführlichere Anweisungen zum Sortieren von Google Sheets mit mehreren Datenspalten:
- Wählen Sie zunächst Ihr Tabellenblatt aus, indem Sie auf das leere Quadrat in der oberen linken Ecke klicken.
- Gehen Sie unter „Daten“ auf die Option „Sortieren“. Es öffnet sich ein Popup-Fenster.
- Um die Kopfzeile auszuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Daten haben Kopfzeile“.
- Wählen Sie die erste Spalte aus, die Sie sortieren möchten, und legen Sie fest, ob die Werte von hoch nach niedrig oder von niedrig nach hoch aufgelistet werden sollen.
- Klicken Sie auf „Weitere Sortierspalte hinzufügen“, um Ihre zweite Spalte hinzuzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Spalten ausgewählt haben, die Sie sortieren möchten.
So filtern Sie Daten in Google Sheets
Das Filtern von Daten in Google Sheets ist eine hervorragende Möglichkeit, bestimmte Daten hervorzuheben und gleichzeitig andere Daten, die Sie nicht interessieren, zu entfernen (ohne sie zu löschen). Dies ist besonders nützlich, wenn Sie an einem gemeinsam genutzten Dokument arbeiten. Möglicherweise möchten Sie andere Fragen zu den Daten beantworten als Ihre Kolleginnen und Kollegen. Die Filterung schützt die Integrität der Daten und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, schnell die Erkenntnisse zu finden, die Sie benötigen.
Und das geht so:
- Wählen Sie die Spalte oder den Spaltenbereich aus, auf die bzw. den Sie Ihren Filter anwenden möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und wählen Sie das Trichtersymbol „Filter erstellen“ aus.
3. Jetzt werden die ausgewählten Spalten grün hervorgehoben. Klicken Sie auf den grünen Trichter neben Dem Namen Ihrer Spalte.
4. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie festlegen können, wie die Daten gefiltert werden sollen. In diesem Fall wenden wir einen bedingten Filter an. Dieser erlaubt es Ihnen, bestimmte Regeln festzulegen. In diesem Fall möchten wir uns jeden Spendenbetrag über 75 US-Dollar ansehen, damit wir analysieren können, welche Spender:innen große Beträge gespendet haben.
Die resultierenden Daten sehen so aus:
Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, bestimmte Werte einfach herauszufiltern. Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Produkten und den Bundesländern haben, in denen sie gekauft wurden, können Sie bestimmte Bundesländer herausfiltern, um die Beliebtheit des Produkts nach Region anzuzeigen. Oder Sie können Produkte herausfiltern, um zu sehen, ob sie in bestimmten Bundesländern beliebter sind.
5. In Google Sheets haben Sie die Möglichkeit, jeden von Ihnen erstellten Filter zu speichern, damit andere Mitarbeiter:innen ihn wiederverwenden können. Kehren Sie dafür einfach zum Trichter oben rechts zurück und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um „Als Filteransicht speichern“ auszuwählen.
6. Um die Filteransicht zu schließen, klicken Sie erneut auf den Trichter, um die Auswahl aufzuheben. Wenn Sie zur Filteransicht zurückkehren möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie den Namen Ihres Filters aus (in diesem Fall „Filter 1“).
Wo das Filtern und Sortieren von Daten in Google Sheets an Grenzen stößt
Das Filtern oder Sortieren von Daten kann eine gute Lösung sein, wenn es darum geht, Informationen in Google Sheets zu organisieren. Häufig werden diese Funktionen aber auch eingesetzt, um Daten zu erkunden und besser zu verstehen – und genau hier zeigen sich ihre Schwächen.
Auch wenn das Filtern und Sortieren durchaus Einblicke in Datenmuster liefert, bleibt der Blick letztlich auf eine reine Tabellenstruktur mit Zeilen und Spalten beschränkt. Das bedeutet, dass es schwierig ist, ein klares Bild der Daten und etwaiger Ausreißer, Gemeinsamkeiten usw. zu erhalten. Dieses Problem verschärft sich, je größer die Datenmenge wird, insbesondere, wenn Sie nicht mehr nur Dutzende oder Hunderte, sondern Tausende von Zeilen durchsuchen müssen.
Schließlich sollten Benutzer:innen bedenken, dass das Sortieren oder Filtern von Daten wenig nützt, wenn keine ordnungsgemäße Datenbereinigung durchgeführt wird. Angenommen, Sie filtern nach allen Erwähnungen von „California“ in Ihren Daten. Der Filter zeigt keine falschen Schreibweisen oder Abkürzungen des Wortes an. Es gibt zwar Möglichkeiten, nach alternativen Darstellungen zu suchen, beispielsweise mit einem bedingten Filter wie „Text beginnt mit“ oder „Text endet mit“, doch kann dies ein zeitaufwendiger (und letztlich unvollkommener) Prozess sein.
Die Alteryx Designer Cloud-Plattform zur Datenaufbereitung
Obwohl Google Sheets ein hervorragendes Tool für einfache Berichterstellungs- oder Analyseaufgaben ist, setzen viele Unternehmen auf Datenvorbereitung-Plattformen wie Designer Cloud, um große oder komplexe Daten für die Analyse vorzubereiten– oder um einfach sicherzustellen, dass Daten jeder Größe fehlerfrei sind.
Die Designer Cloud-Plattform präsentiert automatisch visuelle Darstellungen Ihrer Daten basierend auf ihrem Inhalt im aussagekräftigsten visuellen Profil. Dies ermöglicht ein sofortiges Verständnis der Daten auf einen Blick – kein Suchen oder Filtern mehr in Tabellenkalkulationen, um Trends in Ihren Daten zu finden.
Außerdem weist sie Benutzer:innen aktiv auf mögliche Datenqualitätsprobleme hin, wie fehlende oder ungültige Daten, damit diese nicht in die spätere Analyse einfließen. Und da Trifacta auf Machine Learning basiert, ist die Plattform intelligent genug, um zu erkennen, was Benutzer:innen zu tun versuchen. Wenn sie beispielsweise alle Versionen oder fehlerhaften Schreibweisen von „California“ standardisieren möchten, schlägt das Tool automatisch Dinge wie „CA“ oder „Calif“ vor.
Um es klar zu sagen: Google Sheets und eine Datenvorbereitungsplattform wie Trifacta stehen nicht im direkten Wettbewerb zueinander – es handelt sich lediglich um zwei großartige Tools, die für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Tatsächlich ist die Designer Cloud-Technologie auf der Google Cloud Platform als Google Cloud Dataprep zu finden. Und aus Cloud Dataprep heraus ist es für Benutzer:innen ganz einfach, Daten aus Google Sheets zu importieren, zu untersuchen, zu verknüpfen und für analytische Zwecke vorzubereiten.
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