Cómo ordenar datos en Google Sheets
Ya importaste tus datos a Google Sheets; ahora necesitas ordenarlos. Por suerte, hay una manera más sencilla de ordenar las hojas de cálculo de Google que mover columnas hacia arriba o hacia abajo de forma manual. Google Sheets te permite ordenar automáticamente tus datos numéricamente o alfabéticamente.
En esta publicación, vamos a revisar cómo ordenar las hojas de cálculo de Google y cómo aplicar filtros. Sigue leyendo para saber más.
Ordenar datos de Google Sheets (alfabéticamente o numéricamente)
Cualquier tipo de datos de texto se puede ordenar alfabéticamente. En este caso, tenemos una lista de nombres que queremos ordenar en Google Sheets.
- Primero, empieza seleccionando tu hoja haciendo clic en el cuadrado en blanco en la esquina superior izquierda.
- En Datos, selecciona “Ordenar rango”, lo que hará que aparezca una ventana emergente.
- Para excluir la fila de encabezado al ordenar, debes marcar la casilla que dice “Los datos tienen fila de encabezado”.
- En “Ordenar por”, seleccionaremos la columna “Nombre” que queremos ordenar. Mantendremos la opción “A → Z” seleccionada ya que queremos que los nombres estén organizados en orden alfabético ascendente.
Esta misma función también funciona con números. Si seleccionamos la columna de montos de donación, podemos elegir organizar esos montos de mayor a menor (Z → A) o de menor a mayor (A → Z).
Cómo ordenar varias columnas en Google Sheets
Google Sheets también nos ofrece la opción de ordenar varias columnas de datos a la vez. Por ejemplo, podríamos dar prioridad a los nombres de donantes (ordenados de la A a la Z) y a los montos de las donaciones en segundo lugar (ordenados de la Z a la A).
Configurar eso en Google Sheets se vería así:
Antes de configurar esta lógica para ordenar, la columna “Nombres” estaba ordenada alfabéticamente, pero no había preferencia de orden para los montos de donación coincidentes.
En la imagen de abajo, podemos ver que la donante Amelia hizo tres donaciones en el mes de septiembre, pero los montos de sus donaciones no están organizados en ningún orden particular.
Ahora, observemos cómo cambian esos montos de donación una vez que apliquemos nuestra lógica de orden en varias columnas:
El nombre de Amelia sigue estando en orden alfabético, pero los valores de sus donaciones se reorganizaron para aparecer de mayor a menor (Z → A). Teóricamente, podríamos agregar una tercera columna a considerar, como la fecha de la donación, y si hubiera donantes y montos de donación repetidos, la fecha de la donación determinaría su orden.
Instrucciones más detalladas sobre cómo ordenar hojas de cálculo de Google con varias columnas de datos:
- Primero, empieza seleccionando tu hoja haciendo clic en el cuadrado en blanco en la esquina superior izquierda.
- En Datos, selecciona “Ordenar rango”, lo que hará que aparezca una ventana emergente.
- Para excluir la fila de encabezado, debes marcar la casilla que dice “Los datos tienen fila de encabezado”.
- Selecciona la primera columna que quieras ordenar y si los valores deben listarse de mayor a menor o de menor a mayor.
- Haz clic en “Agregar otra columna para ordenar” para añadir tu segunda columna. Repite hasta que hayas seleccionado todas las columnas que quieras ordenar.
Cómo aplicar filtros de datos en Google Sheets
Aplicar un filtro de datos en Google Sheets es una excelente manera de resaltar ciertos datos y quitar (sin borrar) otros que no te interesan. Es especialmente útil si estás trabajando en un documento compartido; puede que tú y tus colegas tengan preguntas diferentes que responder sobre los datos. Los filtros protegen la integridad de los datos y te permiten encontrar rápidamente los insights que necesitas.
Te mostramos cómo puedes hacerlo:
- Selecciona la columna o el rango de columnas donde quieras aplicar tu filtro.
- En la esquina superior derecha, haz clic en los tres puntos y selecciona el ícono de embudo para crear un filtro.
3. Ahora, las columnas que seleccionaste se resaltarán en verde. Haz clic en el embudo verde al lado del nombre de tu columna.
4. Esto abrirá una ventana emergente donde decidiremos cómo queremos filtrar los datos. En este caso, vamos a aplicar un filtro condicional. Un filtro condicional te permite aplicar ciertas reglas; en este caso, queremos ver cada monto de donación superior a $75 para poder analizar qué donante ha contribuido con grandes sumas.
Los datos resultantes se verán así:
Por supuesto, también tienes la opción de simplemente filtrar ciertos valores. Por ejemplo, si tienes una lista de productos y los estados en los que se compraron, quizás quieras filtrar ciertos estados para ver la popularidad del producto por región. O bien, quizás quieras filtrar productos para ver si son más populares en ciertos estados.
5. En Google Sheets, tienes la opción de guardar cualquier filtro que crees para que otros colaboradores puedan reutilizarlo. Simplemente vuelve al embudo en la parte superior derecha y haz clic en la lista desplegable donde seleccionarás “Guardar como vista de filtro”.
6. Para cerrar tu vista de filtro, haz clic en el embudo una vez más para deseleccionarlo. Cuando quieras regresar a tu vista de filtro, vuelve a la flecha para abrir la lista desplegable y selecciona el nombre de tu filtro (en este caso, “Filtro 1”).
Limitaciones de filtrar y ordenar datos en Google Sheets
Filtrar u ordenar puede ser la respuesta para quienes intentan averiguar cómo organizar datos en Google Sheets. Sin embargo, a menudo también se usa como un medio para explorar y comprender mejor el contenido de los datos, y aquí es donde estos métodos pueden quedarse cortos.
Aunque filtrar y ordenar en Google Sheets logra brindar insights sobre las tendencias de tus datos, al final del día, sigues viendo filas y columnas. Lo que significa que es difícil obtener una imagen clara de los datos y de cualquier valor atípico, similitud, etc. que puedan contener. Esta dificultad solo se amplificará a medida que los datos aumenten y ya no estés escaneando decenas o cientos de filas, sino miles.
Finalmente, los usuarios deben recordar que filtrar u ordenar datos no servirá de mucho si no realizas una limpieza de datos adecuada. Por ejemplo, supongamos que estás filtrando todas las menciones de “California” en tus datos, el filtro no mostrará errores ortográficos en la palabra ni abreviaturas. Si bien existen maneras de buscar representaciones alternativas, como usar un filtro condicional de “El texto comienza con” o “El texto termina con”, esto aún puede ser un proceso lento (y en última instancia, imperfecto).
La plataforma de preparación de datos Alteryx Designer Cloud
Aunque Google Sheets es una excelente herramienta para realizar tareas simples de informes o análisis, muchas organizaciones están adoptando plataformas de preparación de datos como Designer Cloud para preparar datos grandes o complejos para el análisis, o simplemente para garantizar que los datos de cualquier tamaño estén libres de errores.
La plataforma Designer Cloud presenta automáticamente representaciones visuales de tus datos basadas en su contenido en el perfil visual más atractivo. Esto permite comprender inmediatamente los datos de un vistazo; ya no es necesario buscar ni filtrar en hojas de cálculo para encontrar tendencias en tus datos.
También alerta a los usuarios sobre cualquier problema de calidad de datos, como datos faltantes o no válidos, para que estos problemas de calidad no lleguen al análisis final. Y, dado que Trifacta funciona con aprendizaje automático, la plataforma es lo suficientemente inteligente como para reconocer lo que los usuarios están tratando de hacer. Si quieren estandarizar todas las versiones o errores ortográficas de California, por ejemplo, la herramienta sugerirá automáticamente cosas como “CA” o “Calif”.
Para que quede claro, no hay competencia directa entre Google Sheets y una plataforma de preparación de datos como Trifacta; son simplemente dos excelentes herramientas utilizadas para diferentes propósitos. De hecho, la tecnología de Designer Cloud se puede encontrar en Google Cloud Platform como Google Cloud Dataprep. Y en Cloud Dataprep, es fácil para los usuarios extraer datos de Google Sheets para explorarlos, unirlos y prepararlos para la analítica.
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