O que é Validação de Dados do Excel?
A validação de dados no Microsoft Excel permite controlar o tipo dos dados inseridos em uma planilha para melhorar a acurácia deles. Com ela, os usuários podem, por exemplo, limitar as entradas de dados a uma seleção de opções de uma lista suspensa e restringir determinadas entradas de dados, como datas ou números fora de um intervalo predeterminado. A validação de dados também ajuda a controlar fórmulas e as entradas dessas fórmulas. Você pode até criar mensagens personalizadas de validação de dados no Excel que ajudam a guiar os usuários para a entrada correta de dados quando atingem um limite. Como resultado, a validação de dados do Excel ajuda a reduzir o volume de dados não padronizados, erros ou informações irrelevantes nas planilhas.
Como validar dados no Excel
Para começar, selecione as células que deseja usar, acesse a aba Dados e clique em Validação de Dados.
É possível criar regras de validação para garantir que os dados inseridos sejam uma data, formato de número, horário, comprimento de texto, número inteiro ou decimal válidos. Fórmulas personalizadas podem ser utilizadas em expressões específicas. As regras de validação de dados são criadas na aba Configurações. É possível criar mensagens à medida que os dados são inseridos na aba Mensagem de entrada. E mensagens de erro podem ser criadas na aba Alerta de erro.
Como criar uma lista suspensa no Excel
As listas suspensas facilitam a entrada precisa de dados em planilhas ao restringir a entrada a opções predefinidas especificadas no menu suspenso. Para criar listas suspensas, primeiro insira todas as opções possíveis que você deseja incluir na lista de validação. Em seguida, acesse a aba Dados, clique em Validação de Dados, selecione Lista e adicione as células que deseja usar na lista de validação de dados no campo Fonte.
A aba Mensagem de entrada permite incluir mensagens personalizadas e a aba Alerta de erro pode exibir uma mensagem caso dados inválidos que não estão incluídos na sua lista sejam inseridos.
Listas suspensas inteligentes ou dinâmicas
É possível criar listas suspensas para incluir automaticamente novas categorias como opções. Ao criar listas de opções para incluir em um menu suspenso, transforme a lista em tabela pressionando CTRL + T ou navegando até a aba Página Inicial e selecionando Formatar como Tabela. Depois, siga os mesmos passos para criar a lista suspensa: navegue até a aba Dados, selecione Validação de Dados, depois Lista e adicione as células da lista dinâmica na tabela no campo Fonte.
É possível aplicar a formatação condicional à lista dinâmica para evitar entradas duplicadas. Para destacar as entradas duplicadas, primeiro selecione a lista dinâmica, navegue até a aba Página Inicial, selecione Formatação Condicional, Realçar Regras de Células e Valores Duplicados.
Remover a Validação de Dados no Excel
Para limpar as regras de validação de dados anteriores no Excel, primeiro selecione as células cujas regras você deseja remover. Acesse a aba Dados, clique em Validação de Dados e, então, selecione Limpar Tudo. Para remover uma lista suspensa, siga os mesmos passos de seleção de células usando uma lista, acessando a aba Dados, selecionando Validação de Dados e, em seguida, Limpar Tudo. As regras de validação serão removidas das células selecionadas e não da planilha inteira.
As limitações da validação de dados no Excel
Usar a validação de dados no Excel para definir certas restrições na sua planilha pode ajudar a orientar os usuários a inserir dados mais precisos, mas, em última análise, essas restrições podem ser facilmente contornadas. Se os usuários copiarem dados de uma célula sem validação de dados do Excel para uma célula com validação de dados do Excel, a validação é destruída (ou substituída). Portanto, mesmo usando a validação de dados no Excel para controlar as entradas, os analistas ainda podem acabar com conjuntos de dados desorganizados devido a essa forma de contornar as restrições. Além disso, se a validação for destruída ou substituída, isso poderá afetar como as futuras entradas de dados são inseridas e gerar complicações futuras na análise.
- Perda de regras de validação: copiar dados de células sem validação para células validadas pode resultar na remoção ou substituição acidental de regras de validação, comprometendo os controles desejados de dados.
- Desafios da coleta de dados: muitas empresas lidam com dados coletados de várias fontes, frequentemente, muitas vezes necessitando de mais controle sobre como eles são inseridos e gerenciados, o que resulta em planilhas desorganizadas.
- Reparos manuais: quando a validação de dados do Excel é inviável ou falha, a validação de dados nas planilhas vira uma tarefa árdua, envolvendo buscas e substituições manuais.
- Preparação demorada dos dados: esse processo adiciona muito tempo à preparação de dados, conhecidamente a parte mais demorada dos projetos de análise.
A necessidade de preparação dos dados
Embora a validação de dados no Excel continue sendo um recurso confiável em muitos casos, à medida que os dados crescem a ponto de não ser possível gerenciá-los, as capacidades de validação do Excel tornam-se menos eficientes. Nesses casos, é essencial avaliar opções alternativas para lidar com dados desorganizados. As ferramentas de preparação de dados desempenham uma função crucial nesse panorama, simplificando o processo e reduzindo o tempo gasto na análise de dados. Ao mesmo tempo, mitigam as possíveis complicações associadas à validação do Excel. O Excel continua sendo uma ferramenta valiosa, mas os analistas podem maximizar os benefícios ao incorporar ferramentas de preparação de dados nos seus fluxos de trabalho. Mesmo quando a validação de dados no Excel é viável e vantajosa, muitas vezes é necessário preparar os dados adequadamente para corrigir eventuais discrepâncias que possam ter surgido durante a fase de validação, como nos casos em que os usuários ignoram as regras de validação do Excel.
As ferramentas de preparação de dados são projetadas especificamente para transformar dados brutos em formatos utilizáveis em eficiência em análises de dados. Isso envolve tarefas como remover valores nulos, padronizar entradas de dados e eliminar duplicatas. Embora os recursos do Excel possam solucionar alguns desses problemas durante a inserção dos dados, eles podem ser contornados ou insuficientes no gerenciamento de grandes e cada vez maiores conjuntos de dados. Portanto, as ferramentas de preparação de dados são fundamentais para garantir que os analistas poupem tempo e obtenham o máximo valor de ferramentas como o Excel, especialmente ao lidar com grandes conjuntos de dados.
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