Apter optimiert die Steuerprojekte seiner Kundinnen und Kunden mit Alteryx + UiPath

Nutzung von Daten und Analysen zur Ersetzung traditioneller Prozesse

Niemand mag die Zeit der Steuererklärung, vor allem nicht, wenn man versucht, die Daten eines ganzen Jahres in Google Drive zu verarbeiten, ohne einen einzigen Fehler zu machen. Das war die Aufgabe von Gustavo Zagato, Director of Technology and Innovation bei Apter, und seinem Team aus Steuerfachleuten.

„Als ich bei Apter anfing, nutzte das Unternehmen sehr traditionelle und arbeitsintensive Prozesse, um Daten aus dem brasilianischen Buchhaltungssystem zu sammeln und zu analysieren, und es schien, dass man sich nur langsam an neue Technologien anpassen konnte. Wir mussten in der Lage sein, die Steuerdaten eines Jahres zu analysieren, um sie an die lokalen Behörden zu senden. Dieser Prozess erwies sich als herausfordernd, da fünf bis sechs Analysten ein bis zwei Wochen damit verbrachten, Datendateien herunterzuladen und auf Google Drive abzulegen. Unsere Analysten sind auch nur Menschen, daher wussten wir, dass sie zu Fehlern neigen würden, wie etwa Tipp- oder Grammatikfehler in den Datendateien. Meine Aufgabe ist es, Technologie zu nutzen, um innovative Lösungen zu finden, und ich wusste, dass es einen besseren Weg geben musste, um diesen Prozess anzugehen.“

Automatisierung zur Optimierung der Effizienz

„Wir begannen mit der Implementierung von UiPath und ihrer RPA-Lösung (Robotic Process Automation), um menschliche Fehler in Buchhaltung, Eingaben, Service-Tickets und weiteren Transaktionsaufgaben zu reduzieren“, so Zagato. „Dadurch konnten wir vermeiden, weitere Spezialisten einzustellen, um unsere Systeme zu erlernen und zu bedienen, und die Roboter helfen uns, diese Aufgaben zu erledigen, ohne viel darüber nachdenken zu müssen.“

„Wir stellten fest, dass die Roboter sehr gut darin waren, in unser internes Portal zu gehen und die benötigten Informationen abzurufen. Wir brauchten jedoch eine Möglichkeit, die Datendateien, die in komplexen SPED-Formaten vorlagen (ein von der brasilianischen Regierung vorgeschriebenes Steuerformat), effizienter zu verarbeiten und zu parsen. Ein Berater hatte uns gegenüber Alteryx als mögliche Lösung erwähnt, und innerhalb weniger Wochen entwickelten wir einen Anwendungsfall für die schnellere Verarbeitung komplexer Dateien, der uns bei der Optimierung des Prozesses half.“

Erheblicher Wertgewinn an Geschwindigkeit durch Analytics

Alteryx + UiPath: Automatisierung von End-to-End-Prozessen zur Förderung besserer Geschäftsergebnisse

Die Zuweisung langweiliger, umfangreicher und wiederholbarer Aufgaben an ein Team kann zu Fehlern und anderen Risiken führen. UiPath weist diese Aufgaben stattdessen Bots zu, sodass Data Analysts Zeit für die eigentliche Datenanalyse und die Erstellung wiederholbarer, automatisierter Workflows haben, die Einblicke in operative Systeme liefern.

Weitere Konzentration auf Kundenbedürfnisse mithilfe von Daten

Zagato erklärt, dass der Schwerpunkt der Organisation in Zukunft darin liegen wird, proaktive Analysen zu den immer komplexer werdenden Steuerpflichten der Kundinnen und Kunden zu erstellen. „Wir möchten ein vollständiges Bild des Unternehmens des Kunden aus steuerlicher Sicht vermitteln“, so Zagato. „Wir wollen unseren Ansatz vorausschauender gestalten, damit wir Unternehmen helfen können, angespannte Steuerpositionen gegenüber der Regierung zu vermeiden. Wir werden RPA auch weiterhin in Kombination mit Alteryx einsetzen, um Probleme zu lösen und digitales Wissen zu erlangen, um komplexe Steuersituationen zu vermeiden.“