Jebsen Group : vaincre les obstacles pour réussir la transformation digitale

Connecter les clients de l'Est aux plus grandes marques de l'Ouest

Se considérant comme « un pont reliant l'Orient et l'Occident », le groupe Jebsen a près de 130 ans d'expérience dans la création de marques et comme investisseur dans la Grande Chine. Travaillant avec un portefeuille client très diversifié, Jebsen gère six branches d'activité principales : boissons, consommation, moteurs, logistique, Jebsen Capital et d'autres fonctions du groupe. Le groupe donne accès au marché de Hong Kong et de la Chine continentale à 200 des plus grandes marques du monde, dont Porsche, Blue Girl et Casio.

Comme vous pouvez vous y attendre, ce large éventail de marques et d'intérêts commerciaux représente d'énormes quantités de données chaque jour et nécessite une infrastructure IT importante. Plus de 100 applications génératrices de données sont régulièrement utilisées dans l'ensemble du Groupe. C'est l'équipe Group Information Technology (GIT) de Nancy Tang qui les gère avec ses solutions digitales.

« Mon équipe s'occupe à la fois des bureaux de Hong Kong et de Chine, dans tous les domaines d'activité », explique Nancy Tang, responsable des solutions digitales et des processus métier. « Nous avons des développeurs, des architectes solutions et des analystes d'affaires qui travaillent ensemble sur des systèmes et des applications. »

En 2019, l'équipe GIT a lancé le Projet Mar, qui consistait à faire le point sur tous les processus métier essentiels de Jebsen et ses procédures de génération d'insights afin de trouver des moyens plus efficaces de gérer l'entreprise et d'impliquer davantage d'employés non techniques dans la Business Intelligence et la création de solutions.

Consolider des données divergentes de 100 sources

En collaboration avec NCS NEXT, partenaire Premier d'Alteryx, l'équipe GIT a déployé Alteryx. Au départ, la plateforme était principalement utilisée comme outil de fusion de données pour aider l'équipe à rapprocher différents types de données provenant de plus de 100 applications liées à la finance, la chaîne d'approvisionnement, les ventes, etc. Il fallait apparier des transactions, des contrats, des KPI, des fichiers de cartographie, des budgets et diverses autres données pour obtenir une vue d'ensemble des performances et des besoins des équipes.

Le premier cas d'usage est parti d'un prototype pour la comptabilité, destiné à réduire la quantité d'interventions manuelles pour la préparation et le rapprochement des données. Alteryx compare les relevés de compte bancaire de Jebsen aux écritures comptables de son système ERP Oracle, en créant une feuille de calcul qui met en évidence les particularités à vérifier. En tout, ce processus pouvait prendre plusieurs jours avec des méthodes de comparaison manuelles. Maintenant, il se fait en quelques minutes, ce qui permet à l'équipe comptable de se concentrer sur les chiffres, sachant qu'ils proviennent de sources fiables.

« Après ce premier cas d'usage, nous avons réalisé qu'Alteryx était également un outil très puissant pour l'ETL », poursuit Nancy Tang. « Il existe de très nombreux connecteurs prédéfinis, avec lesquels nous pouvons relier toutes nos applications et consolider nos données. »

L'équipe GIT travaille avec toutes les personnes concernées pour identifier les processus manuels répétitifs dans les finances, la logistique, les services client et d'autres fonctions essentielles chez Jebsen. En ciblant ces tâches chronophages, chacun peut gagner plusieurs heures dans sa semaine de travail, ce qui se traduit rapidement par d'énormes gains de temps dans l'ensemble du groupe.

Comme le fait remarquer Nancy Tang : « Tout le monde est habitué à travailler avec des feuilles de calcul. Mais quand il y en a beaucoup et que chacune d'elles contient plusieurs formules, il faut parfois des heures ou des jours pour cerner les problèmes et comprendre comment tout cela fonctionne. Avec Alteryx, nous pouvons mettre de la transparence partout et résoudre les incohérences ou les problèmes de données en une heure. »

Auparavant, avec les méthodes traditionnelles de traitement des données et de développement, il pouvait s'écouler plusieurs mois avant que l'équipe GIT soit en mesure de fournir un nouveau cas d'usage. Mais avec Alteryx, un prototype peut être prêt en seulement deux semaines. En moins d'un mois, l'équipe peut passer de l'idéation au MVP, puis à la mise au point et à la formation.

Des workflows simples pour gérer les tâches les plus complexes

L'équipe GIT crée beaucoup de valeur avec Alteryx grâce, en partie, à sa simplicité. Avec très peu de codage nécessaire pour mettre en place un workflow, la prise en main de la plateforme est rapide. Et on est très vite en mesure de créer de nouveaux processus. Une fois que le workflow est opérationnel, il peut immédiatement apporter de la valeur, avec très peu d'intervention manuelle, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire à chaque équipe pour obtenir des insights.

Les utilisateurs gagnent des heures dans la phase de préparation des données, car le workflow se connecte automatiquement à plusieurs sources de données selon les besoins, applique une logique métier prédéfinie et met en évidence tout problème de qualité des données, tout cela en quelques minutes, voire en quelques secondes dans certains cas. Cela élimine également le risque toujours présent d'erreur humaine, ce qui garantit que chaque donnée utilisée est fiable. Les workflows Alteryx traitent désormais régulièrement les données critiques et très sensibles de l'entreprise dans un environnement totalement sécurisé.

Alors que Nancy Tang et son équipe proposent de plus en plus de cas d'usage Alteryx aux utilisateurs, ils bénéficient d'une aide inestimable de NCS NEXT pour la création des workflows dans Alteryx, la mise en place des intégrations avec d'autres systèmes et la résolution des problèmes des projets au fur et à mesure de leur évolution. Ainsi, l'équipe est en mesure de créer des solutions encore plus sophistiquées pour les différentes branches d'activité.

« Nous avons des consultants Alteryx en poste chez Jebsen », explique Kelvin Law, consultant Solutions chez NCS NEXT. « Ils aident l'équipe GIT à concevoir et à livrer plus rapidement de nouveaux cas d'usage, et à comprendre toutes les possibilités qu'offre la plateforme Alteryx. »

L'équipe GIT tire également parti des ressources de la Communauté Alteryx pour s'assurer que Jebsen exploite tout le potentiel de la plateforme. « S'il y a une fonctionnalité qui est nouvelle pour nous, il est très facile de trouver des ressources Alteryx avec des conseils ou des informations », se réjouit Nancy Tang.

Du descriptif au prescriptif avec une analyse plus poussée

En 2021, l'équipe GIT a lancé une nouvelle initiative visant à créer un entrepôt de données unique pour Jebsen. Dans la stratégie habituelle de Nancy Tang, Alteryx est utilisé comme « moteur de calcul », selon ses propres termes, mettant l'analyse avancée entre les mains des utilisateurs métier de Jebsen et les encourageant à maximiser les insights qu'ils trouvent dans les données du groupe.

« Nous voulons passer de la simple Business Intelligence à une vision davantage axée sur le machine learning et l'IA », explique-t-elle. « La BI est largement basée sur des données historiques et des données de marché externes, ce qui n'est pas suffisant pour notre croissance à long terme. Nous voulons utiliser l'analyse prédictive pour améliorer la prise de décision et examiner régulièrement les données passées pour l'efficacité opérationnelle. »

Alteryx s'inscrit également dans une démarche plus vaste de transformation digitale au sein du groupe. « Nous nous efforçons d'innover constamment », conclut Nancy Tang. « Nous avons besoin d'une technologie de pointe pour remplir notre mission, à savoir continuer à assurer le succès de nos clients sur le marché et à fournir des produits haut de gamme aux consommateurs. Alteryx fait partie de l'équation. »