Cómo BT automatiza el cumplimiento regulatorio con Alteryx y PwC

Una “cascada” de esfuerzo manual

BT Group (BT) es el proveedor líder de telecomunicaciones y redes del Reino Unido, y un proveedor líder de servicios y soluciones de comunicaciones globales, que atiende a clientes en 180 países. Sus principales actividades en el Reino Unido incluyen la provisión de servicios de línea fija, móviles, banda ancha y televisión (lo que incluye canales de deporte), y una gama de productos y servicios a través de redes fijas y móviles convergentes para clientes particulares, empresariales y del sector público. BT proporciona servicios gestionados, seguridad y servicios de infraestructura de red y TI para apoyar las operaciones de clientes globales en todo el mundo.

Como empresa que presta servicios al público, BT debe cumplir con estrictas normas de generación de informes para proteger a los consumidores y mantener una competitividad sana en el mercado.

Anteriormente, BT usaba más de 140 modelos heredados de Excel para llevar a cabo sus procesos regulatorios. Debido a la red de conexiones entre varios modelos, BT tuvo que actualizar y ejecutar cada uno de los 140 modelos en un orden específico, un proceso que llamaron “Cascade” (Cascada).

Ejecutar Cascade durante un ciclo de cumplimiento requería un gran equipo y hasta cuatro semanas para una sola ejecución. Cascade tenía que ejecutarse varias veces antes de que los informes estuvieran listos para ser publicados cada año, lo que demandaba una cantidad significativa de tiempo y recursos.

BT también enfrentó una serie de otros desafíos al usar modelos heredados de Excel, como los siguientes:

• Control de cambios engorroso: con una lógica compleja oculta en fórmulas de celdas, era difícil auditar los cambios en Excel.
• Riesgo de errores: tener 140 modelos complejos de Excel significaba que la generación de informes de errores era un trabajo interminable y frustrante, ya que incluso los errores más pequeños debían informarse a los reguladores.
• Gestión del conocimiento: Excel no es la mejor herramienta para la anotación y las transferencias de conocimiento, por lo que con 1500 entradas de datos únicas que requerían metodologías específicas, las transferencias de conocimiento se volvieron muy difíciles.

Automatizar la “cascada” a una velocidad vertiginosa

Casi 50 empleados de BT recibieron capacitación durante un período de dos semanas a través de una combinación de materiales de aprendizaje de autoservicio de la Academia Alteryx y sesiones formales impartidas por Alteryx y PwC. Los equipos luego comenzaron a trabajar en un enfoque ágil guiado por sprints, lo que les permitió reestructurar con éxito los más de 140 modelos en cascada basados en Excel en poco más de 16 semanas.

Cuando Ilya Dronov se unió a BT con el objetivo de facilitar la vida de las personas a través de la transformación digital y la democratización de los datos, supo que el desafío sería complejo, en especial con la virtualización del entorno que generó la pandemia. Se propuso lograr tres iniciativas principales:

Al aprovechar la simplicidad del diseño en Alteryx, BT y PwC desarrollaron flujos de trabajo con un conjunto de “estándares de oro”. Esto incluyó un conjunto estándar de reglas sobre qué herramientas usar, rutas relativas, garantizar que los cálculos fueran dinámicos y otras convenciones para ayudar al trabajo en equipo. Con Alteryx Server, BT procesó millones de líneas de datos y pudo lograr su primera iniciativa de hacer que el modelado regulatorio fuera más rápido y fácil de completar.

La funcionalidad nativa de comentarios en el flujo de trabajo de Alteryx ayudó a BT a marcar su segunda iniciativa: lograr la transparencia del modelo y simplificar el control de cambios y las auditorías. Con los diagnósticos de automatización de Alteryx y las herramientas y la experiencia del acelerador de PwC en Alteryx Automation, lograron priorizar el modelo. El equipo pudo ver las piezas fundamentales del flujo de trabajo y rastrear fácilmente los cálculos de principio a fin al codificar los flujos de trabajo por colores y utilizar contenedores de herramientas.

Para lograr su tercera iniciativa, BT incorporó enlaces dentro de los flujos de trabajo que conducían a la documentación relevante dentro de su instancia de Confluence. Esto hizo que la navegación a través de los flujos de trabajo fuera fluida para fines de auditorías, revisiones y traspasos.

Después de una ronda adicional de optimización donde se identificaron mejoras de eficiencia dentro de los flujos de trabajo de Alteryx, BT redujo más del 40 % de los flujos de trabajo dentro de la cascada y los publicó en Alteryx Server. Utilizaron macros para programar la secuencia de ejecución y habilitar la automatización. Con Alteryx y PwC, la visión de Ilya y el equipo de BT se materializó por completo.

Una transformación visible

El equipo de BT priorizó la velocidad, la transparencia, la eficiencia y la gestión del conocimiento para lograr resultados sorprendentes, que incluyen:

• Modelado más rápido y sencillo: impulsado por Alteryx Server, BT experimentó una reducción del 75 % en las horas-hombre requeridas para ejecutar la cascada y mostró mejoras en el rendimiento del tiempo de ejecución de más del 60 % en comparación con la implementación de escritorio.
• Mejor transparencia: con la característica de comentarios en el flujo de trabajo de Alteryx, los analistas y auditores pueden retomar modelos diseñados por otros, comprender rápidamente lo que el modelo está haciendo y completar su trabajo.
• Mejor gestión del conocimiento: la nueva cascada impulsada por Alteryx, en combinación con Confluence, permitió al equipo de BT proporcionar un proceso regulatorio de generación de informes transparente, escalable y repetible.
• Excelente ROI: la reducción del esfuerzo manual permitirá a BT recuperar los costos del proyecto de transparencia en un año mientras mejora el servicio que presta al comité regulador.
• Herramientas de control innovadoras: una variedad de flujos de trabajo de soporte ayudará al equipo a identificar cambios en los datos o flujos de trabajo y a agilizar los procesos de auditoría.