Como a BT usa o Alteryx e a PwC para automatizar a conformidade regulatória

Uma cascata de esforço manual

A BT Group (BT) é a principal provedora de telecomunicações e conectividade do Reino Unido, além de ser uma das líderes globais em serviços de comunicações, atendendo clientes em 180 países. Suas operações no Reino Unido incluem a oferta de serviços de telefonia fixa, móvel, banda larga e TV (incluindo esportes), além de uma gama de produtos e serviços em redes convergentes para consumidores, empresas e clientes do setor público. A companhia também fornece serviços gerenciados, segurança e infraestrutura de TI e rede para apoiar as operações de clientes no mundo todo.

Como empresa de prestação de serviços públicos, ela precisa cumprir rigorosas normas de geração de relatórios para proteger os consumidores, além de manter uma competitividade saudável no mercado.

Anteriormente, a BT usava mais de 140 modelos herdados do Excel para realizar seus processos regulatórios. Devido à rede de conexões entre múltiplos modelos, a companhia precisava atualizar e executar cada um dos 140 modelos em uma ordem específica, um processo denominado "cascata".

Executar a cascata durante ciclos de conformidade exigia uma equipe numerosa e uma única execução podia levar até quatro semanas. Era preciso repetir esse processo várias vezes antes que os relatórios estivessem prontos para publicação anual, o que exigia considerável tempo e recursos.

Além disso, a BT enfrentava diversos desafios ao usar modelos herdados do Excel, como:

• Controle de alterações complicado: com lógica complexa embutida em fórmulas de células, era difícil auditar mudanças no Excel.
• Risco de erros: com 140 modelos complexos no Excel, identificar e corrigir erros se tornava um trabalho árduo e frustrante, já que até pequenos erros precisavam ser relatados aos reguladores.
• Gestão do conhecimento: o Excel não era ideal para anotações e transferências de conhecimento. Com 1.500 entradas de dados exclusivas exigindo metodologias específicas, a transferência de conhecimento se tornava algo extremamente desafiador.

Automatizando a cascata em velocidade alucinante

Quase 50 funcionários da BT foram treinados em um período de duas semanas, por meio de uma combinação de materiais de autoaprendizado da Academia Alteryx e sessões formais ministradas pela Alteryx e PwC. As equipes então começaram a adotar uma abordagem ágil e orientada por sprints. Isso permitiu a reestruturação bem-sucedida dos mais de 140 modelos baseados no Excel em um tempo recorde de pouco mais de 16 semanas.

Ilya Dronov, diretor de transformação digital do setor financeiro da BT, ingressou na empresa com o objetivo de tornar a vida das pessoas mais fácil por meio da transformação digital e democratização dos dados. Ele sabia que a tarefa seria difícil, especialmente com a pandemia criando um ambiente cada vez mais virtual. No entanto, Ilya se propôs a concluir três grandes iniciativas:

Aproveitando a simplicidade de construção no Alteryx, a BT e a PwC desenvolveram fluxos de trabalho baseados em um conjunto de "padrões de ouro". Eles incluíam regras sobre quais ferramentas usar, caminhos relativos, garantir que os cálculos fossem dinâmicos, entre outras convenções, a fim de auxiliar o trabalho em equipe. Usando o Alteryx Server, a BT foi capaz de analisar milhões de linhas de dados e concretizar sua primeira iniciativa, tornando a modelagem regulatória mais rápida e fácil de concluir.

A funcionalidade nativa de comentários no fluxo de trabalho do Alteryx ajudou a BT a concluir sua segunda iniciativa, proporcionando maior transparência aos modelos e simplificando o controle de alterações e auditorias. Usando os diagnósticos de automação do Alteryx e as ferramentas aceleradoras da PwC, a equipe montou a priorização do modelo. Ela se tornou capaz de ver os blocos de construção do fluxo de trabalho e rastrear facilmente os cálculos do início ao fim, codificando os fluxos de trabalho por cores e utilizando contêineres de ferramentas.

Na terceira iniciativa, a BT incorporou links dentro dos fluxos de trabalho direcionando para a documentação pertinente dentro da sua instância do Confluence. Isso garantiu uma navegação fácil pelos fluxos de trabalho para fins de auditoria, revisões e transferências de conhecimento.

Após uma rodada adicional de otimização, onde melhorias de eficiência foram identificadas dentro dos fluxos de trabalho do Alteryx, a BT conseguiu cortar mais de 40% dos fluxos de trabalho na cascata, publicando-os no Alteryx Server. Ela usou macros para agendar a sequência de execução e habilitar a automação. Com a Alteryx e a PwC, a visão de Ilya e sua equipe foi concretizada na integralidade.

Uma transformação visível

A equipe da BT priorizou a velocidade, a transparência, a eficiência e o gerenciamento do conhecimento, alcançando resultados impressionantes, como:

• Modelagem mais rápida e fácil: com a tecnologia Alteryx Server, a BT reduziu em 75% as horas-pessoa necessárias para executar a cascata e obteve melhorias de desempenho de tempo de execução superiores a 60%, em comparação com a implementação anterior no desktop.
• Transparência aprimorada: graças ao recurso de comentários nos fluxos de trabalho do Alteryx, analistas e auditores agora podem compreender rapidamente modelos criados por outras equipes, o que facilita a conclusão do trabalho.
• Melhor gerenciamento do conhecimento: com a tecnologia Alteryx e integrada ao Confluence, a nova cascata permitiu à equipe da BT criar um processo de geração de relatórios regulatórios mais transparente, escalável e repetível.
• Excelente ROI: a redução do trabalho manual permitiu à BT recuperar em menos de um ano os investimentos no projeto de transparência, ao mesmo tempo que aprimorava o atendimento ao comitê regulador.
• Ferramentas de controle inovadoras: diversos fluxos de trabalho de suporte permitirão à equipe identificar alterações nos dados ou fluxos de trabalho e otimizar os processos de auditoria.