BT automatise la conformité réglementaire avec Alteryx et PwC

Nombreux processus manuels

BT Group (BT) est le principal prestataire de télécommunications et réseau du Royaume-Uni et l'un des principaux fournisseurs de services et de solutions de communication dans le monde, avec des clients dans 180 pays. Ses principales activités au Royaume-Uni incluent la prestation de services voix, mobiles, haut début et TV (y compris les chaînes sportives), et d'une gamme de produits et de services pour réseaux fixes et mobiles convergents, pour les particuliers, les entreprises et les administrations. BT fournit des services gérés, ainsi que des services d'infrastructure de sécurité, réseau et IT, pour accompagner les opérations de ses clients dans le monde.

En tant qu'entreprise au service du public, BT doit se conformer à des règles strictes en matière de reporting afin de protéger les consommateurs et de maintenir une saine compétitivité sur le marché.

Auparavant, BT utilisait plus de 140 modèles Excel pour gérer ses processus réglementaires. En raison de tous les liens entre plusieurs modèles, BT a dû mettre à jour et exécuter chacun des 140 modèles dans un ordre spécifique, en suivant un processus appelé « Cascade ».

L'exécution du programme Cascade au cours d'un cycle de conformité nécessitait une équipe nombreuse et prenait jusqu'à quatre semaines pour une exécution unique. Ce processus devait être exécuté plusieurs fois avant que les rapports ne soient prêts à être publiés chaque année, ce qui nécessitait beaucoup de temps et de ressources.

BT a également dû faire face à un certain nombre de défis liés à l'utilisation des modèles Excel existants, notamment :

• Contrôle des modifications fastidieux : avec une logique complexe intégrée dans des formules, il était difficile de contrôler les modifications dans Excel.
• Risque d'erreurs : l'utilisation de 140 modèles Excel complexes rendait le signalement d'erreurs fastidieux et frustrant, car même les plus petites erreurs devaient être signalées aux régulateurs.
• Gestion des connaissances : Excel n'est pas le meilleur outil pour l'annotation et le transfert de connaissances. Avec 1 500 entrées de données uniques nécessitant des méthodologies spécifiques, le transfert de connaissances est devenu extrêmement difficile.

Automatiser et accélérer les processus

Près de 50 employés de BT ont été formés sur une période de deux semaines grâce à un mix de contenus en libre-service de l'Alteryx Academy et de sessions formelles dispensées par Alteryx et PwC. Les équipes ont alors commencé à travailler selon une approche agile, avec des sprints, ce qui leur a permis de transformer les 140+ modèles sur Excel en un peu plus de 16 semaines.

Ilya Dronov, responsable de la transformation digitale - Group Finance chez BT, avait rejoint BT avec l'objectif de simplifier la vie de tous, et savait que la tâche serait difficile, en particulier avec la pandémie qui crée un environnement de plus en plus virtuel. Il s'est lancé dans trois initiatives majeures :

Tirant parti de la simplicité de la construction de Alteryx, BT et PwC ont développé des workflows en utilisant un ensemble de normes centrales. Il s'agit notamment d'un ensemble de règles standard concernant l'outil à utiliser, les chemins relatifs, la garantie que les calculs sont dynamiques et d'autres conventions destinées à faciliter le travail d'équipe. En utilisant Alteryx Server, BT a analysé des millions de lignes de données et a pu réaliser sa première initiative, à savoir rendre la modélisation réglementaire à la fois plus rapide et plus facile à réaliser.

La fonctionnalité de commentaire dans les workflows native d'Alteryx a permis à BT de mener à bien sa deuxième initiative, à savoir assurer la transparence du modèle et simplifier le contrôle des changements et les audits. En utilisant les diagnostics d'automatisation d'Alteryx et les outils d'accélération et l'expertise de PwC dans le domaine de l'automatisation d'Alteryx, l'équipe a établi un modèle de priorisation. Elle a pu visualiser les blocs de chaque workflow et retracer facilement les calculs du début à la fin grâce à une coloration des workflows et à l'utilisation de conteneurs d'outils.

Pour mener à bien sa troisième initiative, BT a intégré des liens dans les workflows, vers la documentation pertinente dans l'instance Confluence. La navigation dans les workflows a ainsi pu se faire en toute transparence pour les audits, les révisions et les transferts.

Après un nouveau cycle d'optimisation qui a permis d'identifier des gains d'efficacité dans les workflows Alteryx, BT a réduit plus de 40 % des workflows dans le processus en cascade et les a publiés sur Alteryx Server. L'équipe a utilisé des macros pour planifier la séquence d'exécution et permettre l'automatisation. Grâce à Alteryx et PwC, Ilya et l'équipe de BT ont pleinement concrétisé leur vision.

Une transformation visible

L'équipe de BT a donné la priorité à la rapidité, à la transparence, à l'efficacité et à la gestion des connaissances pour des résultats exceptionnels :

• Modélisation plus rapide et plus facile : grâce à Alteryx Server, BT a réduit de 75 % les heures de travail nécessaires à l'exécution de la cascade et amélioré de plus de 60 % le temps d'exécution par rapport à une mise en œuvre sur ordinateur de bureau.
• Amélioration de la transparence : grâce à la fonctionnalité de commentaire des workflows, les analystes et les auditeurs peuvent reprendre des modèles élaborés par d'autres personnes, comprendre rapidement leur fonction et effectuer leur travail.
• Une meilleure gestion des connaissances : la nouvelle cascade alimentée par Alteryx, combinée à Confluence, a permis à l'équipe de BT de mettre en place un processus de reporting réglementaire transparent, évolutif et reproductible.
• Excellent ROI : la réduction des tâches manuelles permettra à BT de récupérer les coûts du projet de transparence en l'espace d'un an, tout en améliorant son service à la commission de régulation.
• Outils de contrôle innovants : un éventail de workflows aident l'équipe à identifier les changements dans les données ou dans les workflows, et à rationaliser les processus d'audit.