A Brookson fornece consultoria fiscal personalizada com automação de processos analíticos

Ao observar que prestadores de serviços e trabalhadores freelancers eram mal atendidos por empresas de contabilidade tradicionais, a empresa Brookson de serviços financeiros com sede no Reino Unido viu uma oportunidade de se tornar líder no setor. Com uma plataforma digital que fornece diversos serviços, incluindo compras em escala, folha de pagamento e contabilidade para trabalhadores independentes e fornecedores autônomos, a Brookson procurou uma forma de acelerar a inovação em um campo tradicional.

“Nós queremos ser líderes em nossa área de atuação”, diz Brian Milrine, diretor de estratégia de negócios da Brookson. “Na atual era dos negócios digitais, tudo começa com dados e nós sempre fomos instruídos no assunto. Nós entendemos as informações que temos e tudo sempre envolve derrubar os muros e obstáculos adotando uma atitude do tipo ‘É possível’ em todos os nossos processos analíticos”

“Nós implementamos um algoritmo complexo utilizando o Alteryx, que fornece uma verificação de integridade completa e recomendações fiscais pessoais que estão na base do serviço central”, diz Milrine. “Agora, estamos automatizando a consultoria financeira e fiscal fornecida por nossos contadores e estamos efetivamente disponibilizando recomendações em tempo real, um recurso que está além do alcance dos contadores tradicionais. Com os nossos contadores focados no fornecimento de recomendações e não na criação subjacente de recomendações, nós podemos atingir mais clientes com mais frequência. Nós temos 15.000 clientes sendo atendidos dessa maneira”

Brian Milrine
Diretor de estratégia de negócios Brookson

“Nós enfrentamos diversos problemas ao tentar pensar em uma forma de realmente conquistar o nosso espaço”, diz Milrine. “Nós precisávamos descobrir um jeito mais eficaz de interagir com os nossos clientes, proporcionando melhores experiências, além de evitar as tarefas rotineiras e repetitivas. Também precisávamos encontrar uma solução capaz de nos ajudar a automatizar os nossos processos, liberando mais tempo para focarmos em outras iniciativas”

A Brookson identificou quatro critérios imprescindíveis para uma solução tecnológica que pudesse ajudá-los no fornecimento de serviços inovadores aos clientes:

1. Automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, assim como processos inteiros
2. Promover melhores experiências para os clientes utilizando a análise avançada
3. Demonstrar o argumento comercial com um modelo de licenciamento escalonável
4. Democratizar o acesso a aplicativos e fluxos de trabalho em toda a empresa

A obtenção de um ganho rápido com um pequeno investimento e a capacidade de expansão deram informações para os critérios da Brookson em relação ao modelo de licenciamento. “Quando eu estava pesquisando a área de inteligência aumentada e inteligência de negócios self-service, os fornecedores estavam focados em grandes negócios, assim como seus modelos de licenciamento. Eu tive que encontrar tecnologias com o modelo de licenciamento correto. Algo que facilitasse a implementação ao mesmo tempo em que comprovava o argumento comercial”

A Brookson também precisava democratizar o acesso aos dados e análises não apenas para os desenvolvedores, mas também para os líderes e usuários de negócios. Eles examinaram os espaços de trabalho da Alteryx APA, que permitem com que os desenvolvedores criem e testem fluxos de trabalho analíticos e depois os compartilhem com o resto da empresa, possibilitando uma colaboração regulamentada e segura.

“O Alteryx era a plataforma de destaque nessa área”, diz Milrine. “Nós reconhecemos que não seria possível ensinar contabilidade aos nossos desenvolvedores tradicionais, mas sabíamos que com o Alteryx conseguiríamos fazer contadores experientes executarem análises avançadas”

“Nós somos clientes da Alteryx há mais de quatro anos”, conta Milrine. “Nós começamos a nossa jornada distribuindo o Alteryx nas áreas operacionais da nossa empresa com um escopo claro: ‘experimentar e ver o que é possível ser feito’. Rapidamente, os melhores usuários começaram a se destacar, melhorando processos e agregando valor aos negócios. Isso nos levou à criação de uma equipe interna exclusiva de desenvolvimento do Alteryx, agora com sete desenvolvedores que vieram de dentro da empresa e foram treinados na plataforma”.

“Com essa equipe dedicada com ‘mentalidade de hacker’, conseguimos automatizar um fluxo de trabalho que inclui recomendações financeiras e fiscais de nossos contadores diretamente para os clientes. Esse fluxo permite que o contador não apenas tenha os clientes como alvo, mas também se torne analista e especialista em engajamento, em vez de passar o seu tempo em segundo plano, falando apenas sobre cálculos ou contabilidade”, diz ele.

Com os recursos de catalogação de dados da plataforma Alteryx, a equipe da Brookson conseguiu ir além dos registros contábeis, fornecendo uma consultoria automatizada. O algoritmo gera mensagens de texto e e-mails direcionados aos clientes e os transmite para entrega pelo sistema de CRM. “É bizarro que costumávamos utilizar cerca de 80% do nosso tempo mantendo registros e apenas 20% interagindo com os clientes. Mas agora com o Alteryx, nós invertemos isso e nos tornamos uma empresa de consultoria 80% voltada ao cliente e com apenas 20% de investimento no registro contábil”, explica Milrine.

“Esse processo nos permitiu proporcionar melhores experiências para os nossos clientes. É por isso que os líderes bem-sucedidos em nossa empresa fazem mais do que está na descrição de suas funções. Eles arregaçam as mangas, aprendem novas tecnologias e trabalham em conjunto com os vários departamentos para resolver problemas e nos ajudar a crescer. Cada pessoa que trabalha nesse projeto está tão focada e empolgada que muros foram derrubados para melhorar o processo de negócios continuamente. Eles venceram a resistência dos tradicionalistas da TI e de dados, fornecendo fluxos de trabalho continuamente e economizando dezenas de milhares de libras com uma velocidade que era simplesmente atraente demais para discutir. Ficou claro que precisávamos investir mais nessa funcionalidade”.

“Não foi apenas a jornada profissional dos desenvolvedores que mudou”, constata Milrine. “A empresa em geral pode aproveitar os aplicativos e fluxos de trabalho do Alteryx para tomar decisões baseadas em dados como parte do seu dia, sem precisar ter experiência analítica. Isso elimina os processos repetitivos no Excel e os aplicativos fornecem insights e consultoria para melhor atender ao cliente. E como a Alteryx é transparente, todas as pessoas na organização viram o nível de complexidade e a velocidade que podemos alcançar com a plataforma”.

“O Alteryx transformou as carreiras de muitas pessoas em nossa empresa”, diz Milrine. “Eu acredito que elas têm uma das funções mais empolgantes na organização, proporcionando a transformação digital em alta velocidade e sendo reconhecidas em todos os níveis empresariais. A Alteryx será uma solução fundamental para eles utilizarem daqui para frente e se tornarem estrelas dos negócios”.

Antes

• 80% do tempo era gasto no registro contábil
• 20% de interação com clientes

Depois

• 20% do tempo era gasto no registro contábil
• 80% de interação com clientes

Automação de ponta a ponta

Ao falar sobre as próximas iniciativas deles com o Alteryx, Milrine diz que continuarão focados na redução de tarefas tradicionais e rotineiras, passando para processos totalmente automatizados em seus procedimentos de negócios. “Nós adoraríamos ser invisíveis e ficar mais nos bastidores quando se trata de pessoas e seus contadores”, diz Milrine. “Queremos ter processos em camadas e que o Alteryx se conecte a todos os nossos diferentes sistemas e se afaste de um sistema tradicional baseado em portal. Você precisa inserir as informações em um portal ou solicitar que os seus clientes façam isso. Com o Alteryx esperamos automatizar esse processo”.