Merlin Properties usa o Alteryx para transformar e automatizar auditorias internas

A Merlin Properties é uma organização líder em investimentos imobiliários da Espanha e está entre os 10 maiores grupos de fundos imobiliários (REITs) da Europa. O core business da empresa é a aquisição e gestão de ativos imobiliários comerciais, com foco no mercado de escritórios, varejo, logística e data centers. Com oito anos de atuação no setor, o portfólio da Merlin Properties é composto por cerca de 11,4 milhões de euros em ativos imobiliários, incluindo mais de 150 edifícios de escritórios, 14 centros comerciais, 55 depósitos logísticos, 3 hotéis e 4 data centers em fase de construção.

Devido ao grande volume de imóveis e a complexidade do processamento de dados, a empresa precisava de uma solução eficaz para analisar e auditar todas as informações.

O ponto de partida era uma estrutura dinâmica e complexa, com inúmeras tecnologias coexistentes e conjuntos de dados de múltiplas fontes. O objetivo principal era agregar fontes de dados externas e atualizá-las de forma precisa, para obter informações em tempo real.

O desafio da Merlin Properties envolvia três aspectos:

• Como extrair e processar dados
• Como ver esses dados de forma mais estruturada e organizada
• Como executar análises detalhadas para apoiar a tomada de decisões

Transformação digital e automação do departamento de auditoria interna

O propósito central da iniciativa era realizar a transformação digital e automação do departamento de auditoria interna. Além disso, uma das metas incluía gerar inovações com resultados claros e fáceis de entender.

Assim, a Merlin Properties iniciou com 3 estratégias-chave: Primeiro, obter maior controle sobre os dados para identificar erros e falhas internas. Em seguida, reduzir custos, acessando todos os dados de forma mais econômica. E por último, prevenir fraudes.

A execução desse projeto ambicioso foi possível graças à colaboração da Alteryx com a filial da PwC na Espanha, responsável pela consultoria e implementação do lado técnico da solução.

Mudança de paradigmas

Nesse tipo de trabalho, a abordagem convencional é baseada em conhecimentos de negócios superficiais, que podem ser muito caros — tudo depende da análise. Há também uma terceira barreira, considerada a mais ampla, crítica e difícil de romper — que é lidar com a gestão de dados. Ao enfrentar esse obstáculo, o Alteryx foi fundamental para alternar o foco, dando maior relevância aos negócios. A equipe estava em busca de uma ferramenta que fosse aproveitada pela área comercial e uma plataforma capaz de beneficiar qualquer usuário corporativo. Com essa abordagem em mente, a intenção era democratizar análises e o gerenciamento de dados.

Baseada no principal objetivo, que envolvia a transformação do departamento de auditoria interna, a Merlin Properties estabeleceu outras prioridades. Entre elas, a digitalização e automação de processos essenciais, a definição de scorecards dinâmicos sobre esses processos e, a criação de indicadores para acompanhar o avanço dos trabalhos. Tudo isso precisava ser executado de forma semiautomática e sem nenhuma intervenção externa. Por isso, além de incorporar a tecnologia mais apropriada, a empresa se empenhou para treinar a equipe no Alteryx, transformando todos os envolvidos em colaboradores individuais e líderes da transformação.

Outras medidas globais foram incluídas ao projeto. Tais como dimensionar técnicas analíticas, reduzir custos e maximizar todos os recursos disponíveis, automatizar tarefas repetitivas com foco em atividades de valor agregado, assim como integrar fontes de dados internas e externas para extrair o potencial máximo da análise. Além disso, gerar revisões adaptáveis e moduláveis, dependendo do cliente em questão, e aumentar o impacto para as partes interessadas da organização.

Principais processos incluídos no projeto de transformação

As principais funções na jornada de transformação da Merlin Properties incluem: contas a pagar, contas a receber, relatórios contábeis, RH, CAPEX, OPEX, faturamento, gestão do SCIIF, mapeamento de riscos e de crédito.

Com base em informações transacionais no SAP, que era o sistema utilizado anteriormente, a equipe aplicou o Alteryx para identificar tabelas e projetar um banco de dados exclusivo, além de gerenciar fluxos de trabalho. Depois, eles conduziram uma auditoria sobre a qualidade dos dados, corrigindo os erros detectados para garantir o uso seguro das informações. Assim que o banco de dados e os fluxos foram definidos, e a qualidade das informações analisadas, o departamento testou o sistema de visualização. Dessa forma, foi possível otimizar os modelos relacionais e publicar os primeiros scorecards. O próximo passo consistiu em treinar a equipe de auditoria interna para aprender como aplicar as ferramentas.

Resultados do projeto

Através do processo de transformação, a Merlin Properties automatizou processos e relatórios, reduzindo o uso de recursos de forma significativa. Ao mesmo tempo, eliminou falhas causadas pela interação humana e processos manuais, impulsionando ganhos de eficiência. A consolidação de dados e relatórios em toda a empresa permitiu evitar duplicações e desperdícios generalizados, liberando recursos de auditoria interna para a execução de outras tarefas. Agora que a Merlin Properties integrou e incorporou ferramentas avançadas de analytics e BI (Alteryx e Power BI), a equipe possui mais confiança para tomar decisões com base em padrões, dados e metodologias consistentes.

Outro benefício inigualável é a capacidade de monitorar e controlar os negócios da empresa quase em tempo real. Com isso, usuários podem analisar múltiplos fatores, desde o desempenho de uma divisão inteira até a execução adequada de uma entrada contábil. Isso é primordial, pois não é preciso esperar por relatórios trimestrais — você pode obter informações valiosas a qualquer momento.

Atualização automática de dados disponíveis em uma única plataforma

Resumindo, o projeto de automação e transformação da Merlin Properties permitiu que o departamento de auditoria interna pudesse acessar todas as informações relevantes da empresa. Esses dados são atualizados e incorporados de forma automática em uma única plataforma, o que contribui para alavancar consideravelmente o desempenho da equipe. Com a adoção do Alteryx, profissionais de auditoria interna, assim como gerentes e outros integrantes da organização, podem avaliar dados em tempo real e impulsionar a tomada de decisões estratégicas diariamente.