Merlin Properties usa o Alteryx para transformar e automatizar auditorias internas

O propósito central da iniciativa era realizar a transformação digital e automação do departamento de auditoria interna. Além disso, uma das metas incluía gerar inovações com resultados claros e fáceis de entender.

Assim, a Merlin Properties iniciou com 3 estratégias-chave: Primeiro, obter maior controle sobre os dados para identificar erros e falhas internas. Em seguida, reduzir custos, acessando todos os dados de forma mais econômica. E por último, prevenir fraudes.

A execução desse projeto ambicioso foi possível graças à colaboração da Alteryx com a filial da PwC na Espanha, responsável pela consultoria e implementação do lado técnico da solução.

Nesse tipo de trabalho, a abordagem convencional é baseada em conhecimentos de negócios superficiais, que podem ser muito caros — tudo depende da análise. Há também uma terceira barreira, considerada a mais ampla, crítica e difícil de romper — que é lidar com a gestão de dados. Ao enfrentar esse obstáculo, o Alteryx foi fundamental para ajudar a alternar o foco, dando maior relevância aos negócios. A equipe estava em busca de uma ferramenta que pudesse ser aproveitada pela área comercial e uma plataforma capaz de beneficiar qualquer usuário corporativo. Com essa abordagem em mente, a intenção era democratizar análises e o gerenciamento de dados.

Baseada no principal objetivo, que envolvia a transformação do departamento de auditoria interna, a Merlin Properties estabeleceu outras prioridades. Entre elas, a digitalização e automação de processos essenciais, a definição de scorecards dinâmicos sobre esses processos e, a criação de indicadores para acompanhar o avanço dos trabalhos. Tudo isso precisava ser executado de forma semiautomática e sem nenhuma intervenção externa. Por isso, além de incorporar a tecnologia mais apropriada, a empresa se empenhou para treinar a equipe no Alteryx, transformando todos os envolvidos em colaboradores individuais e líderes da transformação.

Outras medidas globais foram incluídas ao projeto. Tais como dimensionar técnicas analíticas, reduzir custos e maximizar todos os recursos disponíveis, automatizar tarefas repetitivas com foco em atividades de valor agregado, assim como integrar fontes de dados internas e externas para extrair o potencial máximo da análise. Além disso, gerar revisões adaptáveis e moduláveis, dependendo do cliente em questão, e aumentar o impacto para as partes interessadas da organização.

As principais funções na jornada de transformação da Merlin Properties incluem: contas a pagar, contas a receber, relatórios contábeis, RH, CAPEX, OPEX, faturamento, gestão do SCIIF, mapeamento de riscos e de crédito.

Com base em informações transacionais no SAP, que era o sistema utilizado anteriormente, a equipe aplicou o Alteryx para identificar tabelas e projetar um banco de dados exclusivo, além de gerenciar fluxos de trabalho. Depois, eles conduziram uma auditoria sobre a qualidade dos dados, corrigindo os erros detectados para garantir o uso seguro das informações. Assim que o banco de dados e os fluxos foram definidos, e a qualidade das informações analisadas, o departamento testou o sistema de visualização. Dessa forma, foi possível otimizar os modelos relacionais e publicar os primeiros scorecards. O próximo passo consistiu em treinar a equipe de auditoria interna para aprender como aplicar as ferramentas.

Através do processo de transformação, a Merlin Properties automatizou processos e relatórios, reduzindo o uso de recursos de forma significativa. Ao mesmo tempo, eliminou falhas causadas pela interação humana e processos manuais, impulsionando ganhos de eficiência. A consolidação de dados e relatórios em toda a empresa permitiu evitar duplicações e desperdícios generalizados, liberando recursos de auditoria interna para a execução de outras tarefas. Agora que a Merlin Properties integrou e incorporou ferramentas avançadas de analytics e BI (Alteryx e Power BI), a equipe possui mais confiança para tomar decisões com base em padrões, dados e metodologias consistentes.

Outro benefício inigualável é a capacidade de monitorar e controlar os negócios da empresa quase em tempo real. Com isso, usuários podem analisar múltiplos fatores, desde o desempenho de uma divisão inteira até a execução adequada de uma entrada contábil. Isso é primordial, pois não é preciso esperar por relatórios trimestrais — você pode obter informações valiosas a qualquer momento.