Marketo economiza 250 horas por mês com o Alteryx
Principais estatísticas da Marketo
Setor: tecnologia
Departamento: inteligência de negócios
Caso de uso: automação da geração de relatórios
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Visão geral do caso de uso
Este caso revela como a Marketo conseguiu criar um pipeline de dados a partir do zero, e gerar resultados personalizados em menos de 12 meses. Na fase de implantação, o número de funcionários que controlam os dados da empresa passou de 1 para 5. O impacto nos negócios é visível em quase todos os departamentos que alimentam os painéis da organização.
A Marketo é cliente da Alteryx desde 2015, mas apenas em janeiro de 2016 adotou a plataforma definitivamente em todas as divisões do negócio. Em 2016 , o Alteryx se tornou uma ferramenta indispensável que mudou a forma como operamos em toda a empresa. Entre os departamentos envolvidos estão áreas como sucesso do cliente, vendas, programas de parcerias, transações financeiras, marketing, jurídico, contabilidade e serviços profissionais.
Descrição do desafio a ser solucionado
As equipes precisavam fornecer dados confiáveis para diferentes setores da organização a fim de impulsionar a tomada de decisões mais assertivas. Além disso, era necessário eliminar ou reduzir processos manuais, que consumiam esforços significativos e eram suscetíveis a erros.
Descrição da solução funcional
01
Integrações e automação
02
Viabilização do negócio
03
Expansão da escala e adoção rápida de recursos de business intelligence
1. Integrações e automação
No início de 2016, a Marketo lançou o Mavericks, o pipeline de dados da empresa. Um sistema 100% baseado na nuvem, o Mavericks extrai dados de diversas fontes, faz o enriquecimento utilizando regras operacionais e depois publica as informações nos locais necessários. Toda semana, o sistema de produção conta com mais de 80 fluxos de trabalho programados e 30 aplicativos na galeria, proporcionando informações essenciais para as diversas partes envolvidas. A Marketo utiliza conexões externas com APIs personalizadas para integrar os dados exigidos pelo negócio.
As integrações incluem:
- Marketo
- Salesforce
- Tableau
- Intacct
- Coupa
- Workday
- Oanda
- Jobvite
- Hirebridge
- HireSelect
- Xactly
- Box
- Jira
- Slack
- Clarizen
- AWS (Amazon S3 e Amazon Redshift)
- HighRadius
- Host Analytics
- Allocadia
- Silicon Valley Bank
- Smartsheet
Plano de continuidade de negócios
Os fluxos de trabalho são cruciais para o empreendimento, por isso a equipe desenvolveu um processo de produção para identificar problemas com antecedência. O acompanhamento é feito através de painéis, que monitoram o desempenho no Tableau. Dessa forma, é possível visualizar tendências no comportamento do fluxo de trabalho e detectar eventuais falhas. Eles também integraram o Slack para enviar alertas de ocorrências, assim como possibilitar visualizações quando os dados são atualizados e muito mais.
Integração bidirecional
Inicialmente, a Marketo usou o Alteryx para publicar e compartilhar informações no Tableau. No entanto, a partir de 2016, a empresa foi além com atualizações do sistema bidirecional. A cada implantação, eles conseguiram converter tarefas manuais em processos automatizados.
Conheça alguns casos de uso concluídos no ano passado
- Desenvolvimento de uma abordagem escalável para obter dados do Salesforce, armazenar no AWS Redshift, publicar no Tableau e usar para outros fluxos de trabalho, sem sobrecarregar a instância do Salesforce com solicitações de API.
- Integração de taxas de câmbio da OANDA ao Salesforce através de uma metodologia compatível com os valores calculados pelo ERP da empresa (Intacct).
- Prevenção de fraudes com cheques sem fundo, por meio de um fluxo de trabalho que aciona automaticamente a publicação do pagamento no Intacct com a ferramenta Wipfli e, em seguida, envia o resultado com o número de cheques certificados, beneficiários e a quantia paga diretamente ao banco. Todo o processo é monitorado no Slack pela equipe de contas a pagar.
- Faturas e cronogramas de cobrança do Intacct são processados e exibidos no painel do Tableau para prever a receita diferida, oferecendo resultados mais precisos do que os relatórios previsionais do sistema de gestão da empresa.
- E muitos outros!
2. Viabilização do negócio
Com o Alteryx Gallery, a empresa desenvolve soluções sob demanda para seus parceiros corporativos, ajudando a liberar o tempo gasto em processos manuais.
No Gallery, usuários também podem atualizar os dados, que até então, só podiam ser modificados por meio de tarefas manuais desgastantes ou via API. Os exemplos de fluxos de trabalho adicionados à galeria da empresa permitem a execução das seguintes tarefas:
- Anexar PDFs de recibos de despesas em faturas relacionadas aos clientes. Sem necessidade de editar, agora é só anexar e salvar as faturas criadas automaticamente — basta clicar em um botão dentro da galeria e pronto!
- Anular automaticamente saldos mínimos vencidos por clientes em transações de faturas que atendam critérios fixos.
- Reativar registros de funcionários no ERP e na ferramenta de gestão de despesas para processar o relatório final. O agendamento do fluxo de trabalho correspondente desativa o colaborador após ele receber o reembolso da fatura. Sem precisar enviar tickets no Jira para reabilitar usuários e manter os dados limpos!
- Adotar uma coleção de aplicativos na galeria para obter insights sobre a receita mensal de serviços profissionais, garantindo que os dados estejam acurados e publicados corretamente no livro razão.
- Abandonar o Excel! Fazer upload de arquivos CSV e exportá-los com dados processados e integrados, ao combinar o documento transferido com outros parâmetros do sistema e gerar a saída ou análise. Um dos aplicativos, que utiliza esse método, economiza mais de 40 horas mensais, reduzindo consideravelmente o tempo de processamento!
- Integrar processos sob demanda, quando é necessário obter dados atualizados de outros sistemas, sem ter que esperar o horário agendado. Dados de acordo com o seu cronograma.
3. Expansão da escala e adoção rápida de recursos de business intelligence
O uso do Alteryx para preparar informações no ambiente de BI tem beneficiado tanto a escala quanto a velocidade da adoção. Veja como:
Escalabilidade
Normalmente, grande parte da manipulação de dados em ferramentas de BI acontece na camada de apresentação. Isso inclui a combinação de fontes de dados, a criação de campos calculados e soluções complexas com níveis de detalhe. A equipe da Marketo adota uma abordagem diferente. Eles aproveitam o Alteryx para fazer o preparo de dados, incluindo a modelagem cuidadosa da informação. Isso minimiza a sobrecarga no servidor de BI, permitindo aumentar o número de usuários simultâneos em relação ao esperado. As economias obtidas em 2017 representam valores substanciais.
Acelerando a adoção
Impulsionar a adoção das equipes é mais rápido quando todos os dados estão no formato adequado e podem ser compartilhados com toda a organização. Segundo eles, 80% do trabalho consiste no preparo dos dados, e tudo é feito com o Alteryx. Ao invés de treinar a empresa para se tornar especialista no Tableau, a liderança decidiu concentrar o foco na adesão. Assim, eles evitam gastar tempo em campos de cálculo, integrando dados e níveis de detalhes ao negócio. O objetivo é transferir as tarefas manuais do Excel para painéis visuais mais intuitivos. Inúmeras pessoas foram capazes de publicar painéis que mudaram a forma de trabalho em questão de dias. A conciliação de dados foi otimizada de forma considerável. Finalmente, a Marketo utiliza uma única fonte de dados incluindo todas as oportunidades existentes no painel do usuário.
Descrição do fluxo de trabalho
Os dados são extraídos de cinco tabelas do Salesforce e combinados em caixas cinzas. As caixas amarelas misturam nomes, ajustam tempos e criam campos calculados. As caixas verdes fazem a conversão de moedas para USD. Da caixa laranja à caixa azul, os dados são combinados com planilhas do Excel pertencentes e atualizadas pela empresa. A caixa azul adiciona um carimbo de data/hora e a última caixa amarela faz a publicação no Tableau.
Resumo
Potencializar o Mavericks e disponibilizar soluções customizadas no Gallery contribuíram para promover a governança de dados nos negócios. Segundo as equipes, o Alteryx é uma ferramenta surpreendente, onde os únicos limites são o tempo e a criatividade.
Além disso, afirmam que os parceiros estão muito satisfeitos com os projetos realizados no Alteryx Server ao longo do ano passado, e animados para alcançar resultados ainda mais positivos.
Descrição dos benefícios alcançados
Os impactos do Alteryx são abrangentes. Esses são apenas alguns destaques.
01
Mais de 250 horas por mês economizadas com a integração automática e combinação de dados no Alteryx. A informação é baseada no feedback de dois departamentos com detalhes sobre o desempenho. Através de novas soluções, a empresa acelera a eficiência de seus processos cada vez mais.
02
A prevenção de custos é feita ao dimensionar o Tableau através do Alteryx para o processamento de dados.
03
Qualidade dos dados. Informações confiáveis em toda a empresa, permitindo que as pessoas se concentrem no negócio ao invés de validar números.